書類探し革命!地図や画像、情報をすべて集約

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書類探しが激変!地図や画像もすべての情報を1画面管理

2015/11/16


 昔からオフィスの書類整理は悩みの種。貴社のファイルサーバーは電子文書のゴミ溜めになっていませんか?
 今回登場いただいた明倫開発は、地図データや現場の画像データなどが社内に散在し、案件ごとのデータを探すのに一苦労していた。そんな明倫開発の書類探しが激変!キャビネット3本の廃止につなげ、書類探しの時間を激減させたシステムとは!?しかも導入したシステムで新規ビジネスの展開も計画している…。今回はそんな明倫開発の軌跡を追ってみよう。

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導入企業プロフィール

株式会社明倫開発
従業員/6人
資本金/1000万円
事業内容/地質調査コンサルティング
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導入製品・ソリューション

文書管理ソフト「オフィスッキリ」
株式会社ユウトハンズ
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開発・サポートパートナー:株式会社オレンジアーチ


課題 導入システム 効果

 書類探しに大変な時間がかかっており、文書の属人管理(担当者依存)を共有化させたかった

 文書管理ソフト「オフィスッキリ」(株式会社ユウトハンズ)を導入

 書類探しの時間を激減。キャビネットは3本も廃止でき、オフィス環境の向上にもつながった


1

書類は散在…業務の準備段階で書類を探すのに時間がかかっていた

■様々な書類が別々のシステムに散在しており、探すのが一苦労だった…

 建物を建てる前には地盤沈下や液状化の発生被害に遭わないために地質・地盤調査が必要となる。株式会社明倫開発はこの地質・地盤調査の数少ない専門企業で、顧客は大手住宅メーカーや官公庁。東日本大震災後、小規模な測量や地質・地盤調査のニーズが高まっており、最近、独自の小型調査装置を開発、これを使ったボーリング調査など新規分野への進出にも意欲的に取り組んでいる。
 同社は2013年末に株式会社ユウトハンズの文書管理ソフト「オフィスッキリ」を導入した。
 導入以前の明石社長の悩みは、オフィスで“書類を探している時間”が多いことだった。地質・地盤調査では現場ですべての情報を確認することが必要なため、地図、発注書、測量図、データシートなどの、膨大な紙文書を現地に持っていかなければならないからだ。

担当者のナマ声:1年後に問い合わせがあり、慌てて資料を探すことも…書類はキャビネット3本を占領していた

 地質・地盤調査では、周辺地域の過去の調査結果が参考になり、非常に便利です。そのため、地図、現場の写真、発注書、測量図、データシートなどの資料はデジタル化して、PCに蓄積していました。ただし、地図は地図ソフトで管理され、現場写真データは写真管理ソフト、FAXで送られてきた発注書は発注書ファイルと、それぞれバラバラに保存されているため、個別にアクセスする必要があり、どこに何があるのか、探し物に時間がかかっていました。
 また、終了した業務の関連資料も案件ごとに整理されておらず、問い合わせが来た時に「あれはどこに行った」と、あたふたと探し回ることも多かったです。業務終了から1年後に問い合わせが来ることもあるため、紙の資料も処分できず、蓄積量はキャビネット3本分に達していました。紙資料をスキャナで読み取ることも考えましたが、スキャンの手間が大変なのでそのままになっていたのです。

明石氏と相馬氏
明石氏と相馬氏
(左)株式会社明倫開発 代表取締役 明石博詞氏
(右)オフィスッキリの導入責任者:株式会社明倫開発技術課 相馬幹男氏

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