脱メール!社内SNSで情報収集時間が1/10に!

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脱メール!「社内SNS」導入で情報収集の時間は1/10に!

2015/11/02


 社内でのやりとりにメールを使っている企業は多い。しかし、多くの関係者に一斉同報でメールを送り、結果として「受信メールが『CCメール』だらけ」になって業務効率が落ちてはいないだろうか?
 そうしたケースで役立つのが「社内SNS」だ。テーマごとに議論を行ったり、必要な情報を共有することができるので、社内の情報が素早く把握できる。また、気軽なコミュニケーションや社内行事の報告などに使うことで、社員同士の距離を縮められる効果も期待できるのだ。

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導入企業プロフィール

株式会社mediba
従業員数/430人
売上高/154億7205万円(2014年3月期)
事業内容/KDDI の auスマートパスを中心としたメディア事業のほか、ソリューション事業、アライアンス事業など
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導入製品・ソリューション

社内SNSサービスTalknote
トークノート株式会社
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課題 導入システム 効果

短期間で従業員数が増え、社内コミュニケーションが希薄に。社内メールの数が増えて業務効率が落ちたのも悩みだった

社内SNSサービスTalknote(トークノート株式会社)を導入

部門の枠組みを超えたコミュニケーションが増えて組織が活性化。社内のやりとりにかかる時間も10分の1程度に減った


1

短期間で従業員数が400人規模に増え、意思疎通・情報共有が困難に

■受信メールが増え、重要な情報が埋もれはじめた

 株式会社medibaは、KDDIグループの一員としてメディア・広告系の事業を展開している企業。KDDIが提供する各種スマートフォン向けサービスの企画・編集・開発、携帯端末向け広告商品の企画・開発、各種サイトの制作・運用などを手がけ、拡大し続けるモバイル市場で大きな存在感を発揮している。

 数年前から、medibaの社内では2つの課題が浮かび上がっていた。1つ目は「コミュニケーション不全」だ。2000年の開業時に12人だった従業員数は、わずか15年間で400人ほどに急拡大。その結果、メンバー同士の意思疎通が不十分になっていった。特に、サイトの制作・運用やBPOサービスを行う「ソリューション事業」、他社と協力して新たなビジネスを生み出す「アライアンス事業」に乗り出した2011年以降は、事業部門ごとに縦割りの傾向が拡大。他部門の同僚が何をしているのか分からないと感じる社員が、だんだんと増えていたという。
 もう1つの課題は、「受信メール数の急増」だった。会社が成長し、手がけるプロジェクトの規模が大きくなると、報告をしなければならない関係者の数も増えていく。そこで、プロジェクトに関わる人たち全員に宛て、「CCメール」や「メーリングリスト」で報告することが多くなった。すると、1人のメンバーがたくさんのメールを受信することになり、内容の重要度問わず、目を通さなくてはならないメールの量が増え、仕事の効率が落ちてしまったのだという。  

担当者のナマ声:メーリングリストの使い勝手が悪いことも課題だった

 「私がmedibaに入ったのは、2007年でした。当時の従業員数は100名くらい。これくらいの規模なら、全社員の顔や名前がわかります。ところが、フィーチャーフォンからスマートフォンへの移行が進み、業容拡大のためにメンバーを爆発的に増やした2011年頃から、急速に『報・連・相』がしづらくなりましたね。
 情報共有のためによく使っていたメーリングリストも、使い勝手が悪いと感じていましたね。当時、多くのメンバーは、1日に300〜500通のメールを受け取っていたと思います。ところが、そのほとんどが自分宛ではなく、CCメールやメーリングリストのメールでした。それらに埋もれてしまい、重要な情報が分かりづらい状況だったのです。また、メーリングリストには『情報を関係者だけの中で囲い込んでしまう』という欠点が

あります。当初は関係性が薄くリストに入っていなかったが途中から深くプロジェクトに関わったりした人などに、大事な情報が届かないケースもありました。
 こうした課題を解決するため、社内コミュニケーションの活性化につながり、かつメーリングリストの代わりになるツールはないかと探していました。ただし、業務情報を共有するだけの仕組みを導入しても、社員同士の関わりはなかなか深まらないでしょう。そこで、FacebookのようなSNSの機能を持ち、社員だけが書き込める『社内SNS』を導入し、社内コミュニケーションの在り方を変えようと思ったのです」(株式会社mediba 代表取締役副社長 神戸純氏)

陣頭指揮した代表取締役副社長の神戸氏
陣頭指揮した代表取締役副社長の神戸氏
「『隣の同僚が何をしているのか分からない』という状況を、何とかして解消したかったんです。でも、プライベートの世界であるFacebookなどを見て同僚の動向を知ろうとするのは、お互いに気持ち悪い(笑)。そこで、オフィシャルとアンオフィシャルの中間くらいで、仕事でちょっと気になったことなどを気軽に書き込める場所があればなあ、というのが発想の原点でした」(神戸氏)

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