何が変わる?電子帳簿保存法改正領収書や請求書のスキャナ保存は進むのか

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何が変わる?電子帳簿保存法改正
領収書や請求書のスキャナ保存は進むのか

2015/10/13

 2005年に施行された「e-文書法」によって、民間事業者が一定期間保存することが義務付けられた「文書」を電子化して保存することが解禁された。これによりIT活用によるペーパーレス化が一気に進むかに思われたが、およそ10年が経過しても一向に紙の書類がなくなる様子はなかった。

 だが、2016年は風向きが変わるかもしれない。平成27年度税制改正の大綱により税務関係書類の電子化促進を阻んできた「電子帳簿保存法」が改正され、スキャナ保存の要件緩和が実現したからだ。これが契機となりスマートフォンによる領収書の撮影保存も解禁される動きがある。

 本稿では、税務関係書類の電子化保存を推進したい企業は何をしなければならないのかなど、e-文書法と電子帳簿保存法の関係性をひも解きながら今回実現に至ったスキャナ保存の要件緩和について解説する。

文書管理

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1なぜ契約書や領収書の電子化保存が進まなかったのか?

 e-文書法は、およそ250本の法律で規定されている「文書」を全て電子化してもよいとした法律だ。しかし、この中で「人命」と「お金」に関わるものについては、別の法律によって電子化に関する厳しい規制(改ざん防止対策や虚偽入力が行われていないことの証明など)が課せられた。前者はカルテや投薬情報などで、後者は国税や地方税に関係する各種書類(税務関係書類)だ。

 税務関係書類と規定されるものは税務署などに提出する申請書だけでなく、その証憑となる領収書や契約書、納品書、注文書、検収書、見積書なども含まれる。実際に、e-文書法で電子化保存が認められた文書の半数以上が税務関係書類に当たる。

 主な税務関係書類の法定保存期間は7年。実際には帳簿を締めてから2ヵ月を経過した日が起算日となるので、8年2カ月から最長で11年間の保管が求められる。その結果、大量の紙文書を保管するための倉庫を借りたり、「事務センター」を郊外に建てたりする企業が多い。金融機関の地下にある大金庫には、紙幣の代わりに税務関係書類が山積みになっているという冗談もあながち笑えないらしい。経団連が試算したところによれば、紙文書の保管や輸送にかかる費用が年間3000億円にも達している。

 ところが、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿類の保存方法等の特例に関する法律」(電子帳簿保存法)によって、税務関係書類のスキャナ保存には厳しい要件が課せられていた。具体的な内容は後述するが、簡単にいえば実務の現場で運用するにはハードルが高すぎてコスト増となり、多くの企業で「紙のまま保存する」という判断が下されたのだ。

 公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)によれば、2013年の国税庁による電子帳簿保存(最初の記録段階から一貫してデジタルデータとして作成する場合)の承認件数は約15万件となったが、領収書や請求書といった紙文書のスキャナ保存が認められたのは133件に過ぎないという。

 ここまで厳格に紙のままの原本保存が企業側に求められるのは日本くらいだそうだ。諸外国でもほぼ同時期に税務関係書類の電子化保存が解禁されていて、今日ではクラウドサービスを活用して「スターバックスでコーヒーを飲みながら、レシートをスマホのカメラで撮影し、データを経費処理システムに送信して終わり。レシートはその場で捨ててしまう」という企業も存在する。

 これは「挙証責任」の所在の違いが大きい。日本の場合、「不正を行っているという証拠」を挙げる責任が国税庁側にあるので、彼らが「文書の原本とはこれだ」というあり方を厳格に定めている。一方、諸外国では企業側の責任において原本を規定し、「不正を行っていないという証拠」にする。スキャンやカメラ撮影など電子化作業の規定も緩い。

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