改修せずに対応可能!マイナンバー支援サービスのススメ

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改修せずに対応可能!マイナンバー支援サービスのススメ

2015/07/27

 いよいよ2016年1月からスタートする社会保障・税番号制度、いわゆる「マイナンバー制度」。2015年10月にはいよいよ一般の方及び企業に向けて番号通知が始まることになるが、企業では国税や社会保障に関する自治体への提出書類にマイナンバーの記載が義務付けられている。そこで、従業員や取引先の個人事業主からマイナンバーを収集し、安全に管理するための仕組みの実装が求められている。今回は、そんなマイナンバー制度への対応に必要なことや、その対策を支援するためのマイナンバー支援サービスについて詳しく見ていこう。

マイナンバー

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1マイナンバー制度と便利な支援サービス

1-1マイナンバー制度って何?

 2013年5月31日に公布された「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」に基づき、2016年1月から新たにスタートする社会保障・税番号制度(以下、マイナンバー制度)。住民票を有するすべての人に12桁の番号を、法人には13桁の法人番号を付与することで、社会保障や税、災害対策の分野で効率的な情報管理を目指した制度だ。行政の効率化や国民の利便性向上、そして公正な社会の実現という3つの柱を目的として掲げており、税と社会保障の公平性が実現されるだけでなく、行政コストの削減や手続きの簡素化など様々な恩恵が得られることが期待されている。
 実際の運用に際しては、2015年10月から住民票に登録されている住所あてにマイナンバーが記載された「通知カード」が市区町村から送付され、通知されたマイナンバーを勤務している企業などに通知し、2016年1月からの企業が行う各種申告書の申告時にマイナンバーを記載するという流れになる。
 なお、通知カードとともに送られてくる申請書を郵送すると、ICチップのついた個人番号カードを受け取ることが可能になる。この個人番号カードには顔写真が入る予定となっており、免許書同様に身分証明書として利用できるほか、印鑑登録証など自治体が条例で定めるサービスや標準搭載される電子証明書を用いてe-Taxをはじめとした各種電子申請などにも利用できるようになる。

コラム:マイナンバー制度、本当に企業にメリットってあるの?

 マイナンバー制度で期待されている大きなポイントは、国民一人ひとりが年間どの程度稼いでいるのか、国が所得を正確に把握できるようになることだ。もちろん、様々な情報がマイナンバーに紐付いて管理されるため、行政手続きが簡素化するなど何らかのメリットは個人にも発生することだろう。しかし、実は国にとってメリットはあっても、企業にとってはほぼメリットが得られないものだ。マイナンバー対応はコスト以外の何者でもないというのが企業担当者の本音のようだ。


■企業に求められるマイナンバー対策とは?

 このマイナンバー制度の運用開始にあたっては、マイナンバーのライフサイクル管理を企業が行っていく必要がある。大前提として、企業が自治体に提出する書類、具体的には源泉徴収票など税に関する書類や健康保険など社会保障に関する書類などにマイナンバーの記載が義務づけられるため、従業員や支払が発生する個人事業主などからマイナンバーを事前に取得しておき、秘匿性が高い情報であるがゆえに厳重な保管を行う。そして、申告のタイミングで各種書類にマイナンバーを記載し、自治体に提出することになる。また、従業員が退職するなどマイナンバーがその企業にとって不要になった場合でも、7年間厳重に保管した上で復元不可能な形で破棄することも要件の1つに数えられている。
 このような管理を実現するためには、既存業務を見直しながら、各種帳票を出力するためのシステム、具体的には人事給与パッケージなどの改修が必要だ。もちろん、社内の個人情報管理規程などの変更など管理体制の見直しや、従業員に対する周知・徹底も企業が実施すべき対応になってくる。

表1 法人に必要な対応
表1 法人に必要な対応
資料提供:富士通マーケティング

 実際の対策と想定されるスケジュールは図1の通りだ。記事掲載時点(2015年7月末)を見れば明らかなように、すでに改修作業などが行われているべきタイミングになっている。2016年1月から対応可能な環境にするためには、マイナンバーが通知される2015年10月(通知が始まるのが10月からなので、ある程度の従業員に届く11月ぐらい)から収集できる環境は整えておきたいところだ。

図1 マイナンバー制度対応スケジュール
図1 マイナンバー制度対応スケジュール
資料提供:富士通マーケティング

 また、個人番号や特定個人情報の漏えいや毀損の防止に向けて、マイナンバーでは安全管理措置と呼ばれるものが義務づけられる。個人情報保護法の際のフレームワークと同様の措置で、具体的には基本方針や取扱規定などを明確に定めた上で、組織的及び人的、物理的、技術的な安全管理措置を講じていくことが必要だ。

 組織的な安全管理措置とは、誰が責任を持って安全管理体制を構築していくのかという組織体制の整備を定めて、それを規定に落していくものだ。人的な安全管理措置は、従業員や委託先の人材に対してマイナンバーに関する情報やそのリスクを啓蒙する活動が中心となる。物理的な安全管理措置とは、例えば立ち入り禁止区域を設けるなど物理的に持ち出せないような盗難防止策を講じるものだ。そして最後に、ファイアウォールや暗号化など技術的な対策によってアクセス制御や不正アクセスの防止策を実施する技術的な安全管理措置だ。これら安全管理措置を施していくことが企業に求められる。

 ちなみに、企業においてマイナンバーを主管する部署だが、実は企業によってその状況はまちまちのようだ。従業員のマイナンバー管理については人事部での取り扱いが多いが、例えばセミナーの講師やデザイナー、現場で働くパートやアルバイトなど、契約している人材の管理はそもそも総務や各現場の管理者が行っていたりする。しかも、今回はシステム対応が求められるため、システム改修には情報システム部門の協力が欠かせない。実際には人事部門と情報システム部門の綱引きが続いている企業もあるなど、マイナンバー対応に向けた組織体制作りに時間を要するケースが少なくない。

コラム:日本年金機構の情報漏えいによる影響

 2015年6月に公開された、サイバー攻撃による日本年金機構の情報漏えい事件。最終的には101万4653人もの年金情報が漏えいした形となったが、この事件の影響からか、マイナンバー対応でもセキュリティに関する要望がベンダサイドには多く寄せられている。事件以前は、導入済みの人事給与パッケージの簡単な改編で対応するという話もあったようだが、この事件をきっかけにより強固なセキュリティ対策が求められるようになってきている。事件が呼び水となり、セキュリティの重要性が改めて問われているのだ。


■マイナンバーが必要な時期とは?

 上記にて対応スケジュールをみていただいたが、現実的な状況について改めて振り返っておきたい。まず、マイナンバーの記載が必要な帳票は、以下のような国税や地方税、社会保障関係の帳票が想定されており、実際に自治体へ提出するタイミングがそれぞれ異なっていることに注目したい。

表2 マイナンバーの記載が必要な帳票
表2 マイナンバーの記載が必要な帳票
※2016年1月1日前に特定口座開設届出書を提出して特定口座を開設した者は、3年間の猶予処置あり(2019年1月から)
※利用開始時期は提出時期とは異なる。例えば、給与所得の源泉徴収票が必要なタイミングは2016年12月。雇用保険被保険者資格届も2016年度中での全員提出となる。
資料提供:富士通マーケティング

 当初、最初に全社員分の対応が必要だと考えられていたのが、社会保険に加入している企業がすべての被保険者の4月〜6月に支払った賃金を日本年金機構に届け出る「算定基礎届」だった。しかし、社会保障関係が1年先送りになったことで、おそらく2016年12月の年末調整まで全社員の対応時期がずれ込むことになりそうだ。雇用保険被保険者資格届の時期が明確に決まっていないものの、いずれにせよ、国税については2016年度末実施の年末調整だ。つまり、ある意味マイナンバー記載の帳票が必要なのはまだ1年以上先になる。
 ではマイナンバー記載の帳票が最初に必要な手続きは具体的に何なのかということだが、今想定されているのは2016年1月に退職する従業員に対して2016年2月に発行する源泉徴収票だろう。ただし、これはすべての従業員を対象にしているわけではないため、事前にマイナンバーの収集さえ実施できれば、システム対応でなく手作業でも対応できるレベルだ。
 ただし、退職者対応などは2016年2月から実施する可能性があるため、できれば収集に関しては2015年12月までには終わらせておきたいところだ。2016年4月に入社してくる新入社員のマイナンバー収集についても、今のうちから考えておく必要がある。若干猶予があるために対応を後ろ倒しにしていると、ベンダ側のエンジニアの数が足りなくなる恐れも十分考えられる。お願いしたいときに断られてしまう、という可能性もあるのだ。

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