カードを『ピッ!』で、精算作業が1/10に!

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帰ったらカードを『ピッ!』で、精算作業が10分の1に!

2015/09/07


 交通費を精算する際に、Excelや手書きの精算書を提出させる企業は少なくない。頻繁に外回りに出かける営業担当者などにとって、精算書を作るのは実に面倒だ。また、確認を行う上司や経理部門の負担も、決して軽くない。
 こうした悩みを解決してくれるのが、SuicaやPASMOといった交通系ICカードを活用した「交通費精算システム」。導入すれば、精算書を作成する作業を劇的に減らしてくれるのだ。

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導入企業プロフィール

株式会社トレタ
従業員数/34人(2015年8月現在)
売上高/非公開
事業内容/飲食店向け 予約/顧客台帳サービスの開発・販売
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導入製品・ソリューション

クラウド型勤怠管理・交通費精算サービス「kincone(キンコン)」
株式会社ソウルウェア
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課題 導入システム 効果

Excelを使った交通費精算の書類作成が、毎月営業担当者に大きな負担となっていた。

クラウド型勤怠管理・交通費精算サービス「kincone(キンコン)」(株式会社ソウルウェア)を導入。

1人あたり月2〜3時間かかっていた交通費精算の手間が、ほぼゼロに。営業担当者の心理的負担も軽くなり、本来の仕事に集中できるようになった。


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交通費精算の作業だけが「アナログ」なままだった

■交通費精算書の作成に、営業担当者全員が月2〜3時間の処理時間を取られていた

 株式会社トレタが手がけているのは、飲食店向け予約台帳サービスの「トレタ」。これはiPadを使ったクラウド型サービスで、パソコンが苦手なスタッフでも簡単に予約を受けられるのが特徴だ。予約電話の音声を録音できるなど、かゆいところに手が届く機能が搭載。更に、来店客の注文履歴や誕生日などを記録し、次の来店時に特別なサービスを行うなど、「リピーターを作るための顧客台帳」として活用することもできる。

 同社で「トレタ」の営業や顧客フォローを担当している「セールスチーム」には、10人前後のメンバーが所属している。セールス担当の遠藤洋之氏もその一人。普段は飲食店や代理店などを、1日に3〜5件くらいのペースで訪問している。つまり、1ヵ月で100回ほど外回りに出ているわけだ。
 外出する際には、鉄道やバスを使うことがほとんど。ここで問題になっていたのが、交通費精算にかかる手間だった。以前は月末ごとに、スケジュール表を読み返して1ヵ月間の外出先を確認。更に、乗り換え検索サイトで経路と交通費を確認し、手作業でExcelに記入し提出していた。金額などが間違っていないか確認する時間も含めると、毎月2〜3時間程度は作業に費やしていたという。

図1 アプリ「トレタ」の画面
図1 アプリ「トレタ」の画面
飲食店の現場で本当に使われる機能に絞り込み、シンプルで簡単な使い勝手を実現した「トレタ」。サービス開始からわずかの間に、3500店舗への導入を果たした(2015年8月現在)

担当者のナマ声:交通費精算の作業だけが「アナログ」なままだった

 「本当は、毎日こまめに交通費の記録を付けておけばいいのでしょう。でも、つい目の前の仕事を優先して、精算などの雑務はどうしても後回しになってしまいがち。それで、いつも月末になると、慌てて交通費精算の作業をするのが常でした。

 当社では、社内コミュニケーション用に「Slack」というチャットツールを使っています。それに、当社のエンジニアが工夫を加え、「おはよう」「さよなら」などあいさつの言葉を書くだけで出退勤の管理ができる仕組みを作りました。直行・直帰する際にも、外出先から『おは@東京』『バイバイ@品川』などと書き込めば、出勤・退勤が記録されるのです。とても手軽だし、外出先の場所などを書き込むなどすると、メンバー同士のコミュニケーションが活性化するというメリットもあります。当社はITサービスを開発する企業ということもあり、この様な部分は先進的です。それなのに、交通費精算だけはどうしてこんなにアナログなんだという意見が、色々なところから上がっていたんです。
(株式会社トレタ セールスチーム セールス 遠藤洋之氏)

毎月数多くのお客様を訪問する遠藤氏
毎月数多くのお客様を訪問する遠藤氏
「交通費精算は、なんの生産性もない作業です。それを忙しい月末に行うのはムダだと感じていました。この作業を何とか改善したいという思いは、セールスチーム全員が持っていましたね」(遠藤氏)

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