Office 365を選択!システム運用会社の手法

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徹底比較でOffice 365を選択!システム運用会社の手法

2015/08/24


 業務でのクラウド利用にはセキュリティ面で不安があるという声をかつては聞いたが、現在、そうした懸念は解消されつつある。今回、紹介するのは「Microsoft Office 365」を1万アカウント導入した中堅企業のケース。グループ全体のシステム担当会社として、複数のクラウドサービスを徹底比較。万全の準備で新ソフトの導入に臨んだ。

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導入企業プロフィール

アルフレッサ システム株式会社
従業員数/50人
資本金/1億5000万円
事業内容/アルフレッサグループ向けの情報システムの運用・保守および開発
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導入製品・ソリューション

クラウドサービス「Microsoft Office 365」
ネクストセット株式会社
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課題 導入システム 効果

10年前から利用しているグループウェアは保存できるメールの容量が少ない、災害対策ができないなど、さまざまな問題を抱えていた。

Microsoftのクラウドサービス「Microsoft Office 365」を導入。

社員間、グループ企業間での情報共有が進み、メールの利便性が格段に向上。またiPadでメールが利用可能になり、営業活動の幅も広がった。


1

21日後にはメールが消える!従来のグループウェアはメールの保存容量が少なかった

■メールの保存容量が少なく、社員は大切なメールをそれぞれのローカルに移していた

 医療用医薬品などの卸売事業を展開するアルフレッサグループでITシステムの運用・保守・開発を担当するアルフレッサ システム株式会社は、2014年9月にグループ会社のシステム会議で承認を得て、2014年11月にMicrosoftのクラウドサービス「Office365」をグループ会社13社に導入した。アカウント数は約1万(2015年4月1日現在)に達する。それ以前は約10年前から基幹システムを開発した大手ベンダ製のグループウェアをグループ会社全体がオンプレミスで使用していた。
 「Office365」に変更した動機は「従来のグループウェアは、10 年程利用していたシステムなので、老朽化し、様々な問題が出てきていた」と政田淳史アルフレッサ システム株式会社システム部周辺・営業システムグループ主事は語る。大きい問題は2つあったという。1つ目はメールの保存容量に限界があり古いものから順に消えていってしまうため、社員は最新1ヵ月(21日)のメールしか閲覧できない状況にあった。このため、必要なメールは各人がサーバから各PCに保存していた。もう1つの重要な問題は災害対策だった。同社のデータセンターは大阪がメインで、関東にサブのセンターと2ヵ所に設置しているが、メールには災害対策が施されていなかった。別のセンターでデータを保管し、災害時には切り替える必要があったので、この機会にディザスタリカバリー機能も装備させることを考えたという。

担当者のナマ声:セキュリティの面でクラウドには懸念もありました

 以前のグループウェアは様々な問題を抱えていました。グループのシステム会議で新システム移行の承認を得てから、時間をかけて多くの候補を比較検討しました。その中で最大のポイントとなったのはクラウドについての評価でした。検討を開始した2013年、2014年ごろはまだクラウドの利用料が高く、またグループ会社からはセキュリティの面でクラウドが十分信頼できるのかという懸念の声もありました。

導入の指揮を執った政田氏
導入の指揮を執った政田氏
アルフレッサ システム株式会社
システム部周辺・営業システムグループ主事 政田淳史氏

担当者のナマ声:iPadからメールを参照できない、ExcelやWordのファイルも閲覧できないなどの限界もありました

 営業マンがiPad を使い始めていましたが、以前のグループウェアはマルチデバイス対応でなく、iPadからメールを参照できない、ExcelやWordのファイルも閲覧できないなど、限界がありました。また、ポータル画面の構成変更ができず、メールや営業情報なども集約できませんでした。また、アーカイブ機能がなく、過去のメールの保管と監査を行えない点、ユーザの登録・変更・削除、組織改編時の変更作業が自動化されない点なども問題でした。

中心となって導入、教育も行った金子氏
中心となって導入、教育も行った金子氏
アルフレッサ システム株式会社
システム部周辺・営業システムグループ 金子鉄也氏

■旧グループウェアの問題点
(1)ユーザインターフェース仕様が古い

HTMLメールの表示ができない(フォントサイズ、文字色の変更など)

添付ファイルをドラッグ&ドロップで追加できない

メールフォルダが作成できない。自動でメールの振り分けができない

iPadで掲示板やスケジュールの確認ができない

iPadでExcel・Word・PowerPointファイルの閲覧・修正ができない

電子会議機能が使いにくい

海外対応がなく、翻訳機能もない

バージョンアップの予定もない

(2)容量・サービス時間

保存フォルダの容量が少なく、メールの保管期間が短い

夜間のバックアップ時間が長く、深夜1:00〜5:30はメール機能が利用停止状態になる

(3)コスト関連

DRサイト、スマートフォンオプション、クライアントモジュールごとに追加ライセンスが必要

ポータル画面の変更をユーザ管理者が行えず、カスタマイズとなる

(4)保守・運用面

ユーザメンテナンス、組織改定などの運用保守がやりにくく、自動化できない

制限事項、制限値が多く、管理しにくい

アーカイブ機能がなく、監査対応ができない

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