【第3回】なぜ、だれが、RFPを作成するべきなのか

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2015/03/09

海外拠点のあるべき姿とは

自己紹介
太陽グラントソントン・アドバイザーズ株式会社 今井 武
主な経歴
上場一部SIベンダーにて日本国内を中心に基幹業務システムのマーケティング・販売に従事。その後、太陽グラントソントンにて海外進出企業、外資系企業を中心にグローバル対応の基幹業務システムの企画・立案・実行…

【第3回】なぜ、だれが、RFPを作成するべきなのか

前回連載分もご覧いただくとより理解が深まります。
※第1回「日本本社と、海外拠点の想い」
※第2回「情報システム化に向けて」

RFPの作成〜3つの視点

前回までのコラムでは、経営計画の重要性、それを実現するための情報システム化に向けたアプローチについて説明し、更に情報システムの実現性を担保する設計書としてRFP(提案依頼書)を作成するということをご紹介しました。
このRFPは、企業の要望を事業要件、業務要件、システム要件、非機能要件として定義し、システムベンダーに提出してシステム提案を依頼する文書になります。
では、実際に作成するには何をすれば良いでしょうか。

多くの企業はRFPを初めて作る、もしくは過去に1、2回作成したことがあるという状況で、「どのように作ったらよいか?」という疑問形から始まるケースがほとんどだと思います。
書店には「RFPの作り方」と題した書籍がたくさんあります。サンプルフォーマットを用意し、その形に合わせて作成すれば、簡単にRFPが出来上がるというものです。それで果たしてうまく行くでしょうか。

それ以前に出来ることならRFPを作らずに済ませたいという企業もあるのではないでしょうか。いつも付き合いのあるシステムベンダーに依頼すれば、細かい要件をひとつひとつ文書に落とさなくても、少し説明すればこちらの要望を理解して、更にRFPのような文書を作成してくれるため、作業を省略してしまうケースも見られます。

第3回、第4回のコラムにかけては、上記のRFPの疑問に対して、「なぜ」「だれが」「どのように」の3つ視点から説明していきます。

<視点1>なぜRFPを作成するべきなのか?

情報システムを構築するにあたり、必ず要件というものを洗い出します。
例えば、海外拠点であれば、輸出、輸入をしているので通貨を複数管理したい、通関書類は英文なので言語は英語を使いたい等のリクエストが出てきます。

要件が少なく、口頭で話が伝えられるぐらいの情報システム化であれば、わざわざ文書として作成するまでもありませんが、今回のように経営計画を実現するための情報システム化は、当然要件も多くなり、関係する人たちが多くなるため、認識違いを避ける意味でも情報システム化の設計書となるRFPが必要となるわけです。
前回のコラムでもご説明しましたが、この設計書は自社の経営計画を実現するために情報システムという共通言語(仕組み)に落とし込むためのバイブルになります。

情報システム化のプロジェクトが始まり、仮に途中で立ち止まることがあっても「計画」や「RFP」に立ち返ることにより、自分たちが進む「方向性」を再確認することが可能となります。

では、RFPを作らなかった場合、費用面からはどのようなことがいえるでしょうか。

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