月60時間削減!管理アプリとファイル共有連携

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報告書作成、月60時間削減!ファイル共有サービスの実力

2015/04/06


 今後の企業には、自社で全てをまかなう「自前主義」からの脱却が必要だと言われる。他社と協力し、うまく情報を共有する必要性は、どんどん高まっていくはずだ。そうした中で注目されているのが、ファイル共有サービスである。
 今回ご紹介するのは、提携企業からの報告書を紙からデジタルに切り替えた企業。クラウド型のファイル共有サービスを使い、他社からのリポートを効率よく収集・処理している。幅広い企業との協力を考えているなら、きっと参考にできる事例だろう。

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導入企業プロフィール

株式会社リンク・ソリューション
従業員数/18名 売上高/4億円(2014年12月期)
事業内容/購買、電力等に関する
コンサルティング、ビジネスマッチング支援
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導入製品・ソリューション

「SmartBiz+」、「fMaintainer」
伊藤忠テクノソリューションズ株式会社
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株式会社バルキー・インフォ・テック
http://www.bulky.co.jp/


課題 導入システム 効果

外部の委託業者から送られてきた手書きの帳票を、顧客提出用書類にまとめる際に、かなりの手間・時間がかかっていた

モバイル対応型設備維持管理アプリ「fMaintainer」と、クラウド型ファイル共有サービス「SmartBiz+」を導入

月に60時間ほどかかっていた顧客提出用書類の作成時間が、ほぼゼロに。報告書の精度アップなどにも役だった


1

太陽光発電施設の数が増え、効率的な情報共有・報告書作成の仕組みが必要に

■紙の帳票に手書きで記入されたデータを、わざわざエクセルに転記

 株式会社リンク・ソリューションは、コスト削減などを通じて顧客企業の競争力アップを支援するコンサルティング会社。購買や郵便、電力などの分野について、社外に張り巡らされたネットワークを駆使しながら、業務最適化の提案を行っている。

図1 以前使われていた、紙の帳票
図1 以前使われていた、紙の帳票
SmartBiz+導入前に使われていた報告書。A4の用紙に必要な検査項目を印刷し、クリップボードに挟んで手書きで記入していた

 同社では2012年から、産業用太陽光発電事業のコンサルティング事業をスタート。その一環として、太陽光発電に適した土地の選定から発電設備の建設、各種申請手続き、20年間にわたる機器のメンテナンスなどをパッケージ化した投資家向けの「太陽光団地TM」という商品を販売している。投資家から見れば、面倒な実務作業は全てリンク・ソリューション側に任せつつ、節税や収益確保などが期待できるというものだ。
 「太陽光団地TM」では、投資家向けに毎月、機器の稼働状況などをまとめた報告書を送付している。この元になるのが、各地の施設で実際にメンテナンスを行った委託業者から送られてくる「帳票」だ。従来、これらの帳票は紙で作られており、現場の技術者が手書きでデータを記入していた。リンク・ソリューション側は、集まった帳票をエクセルにわざわざ転記し、さらにPDFに変換した上で顧客に提出していたという。

担当者のナマ声:顧客向け書類の作成に、月40〜60時間を費やしていた

 「当社が管理している『太陽光団地TM』は、2015年3月現在で約25カ所、1カ所あたり5台前後の機器があります。機器ごとにメンテナンス状況を報告書にまとめ、毎月お客さまに提出。そのため、月に120枚程度の報告書を作成しています。
 委託業者の皆さまから送られてきた手書きの帳票は、そのままではお客さまに見せられる状態ではありません。そこで、帳票上のデータをいちいちエクセルに転記していました。また、現地で撮影した写真をエクセルデータ上に貼り付ける必要もあったのです。当時はおそらく、1通の報告書を作るのに20〜30分くらいかかっていたのではないでしょうか。月に換算すれば、40〜60時間程度のロスが発生していたわけです。

 メンテナンス業者の皆さんからも、紙の報告書に対して不満があったようです。30以上ある調査項目や写真貼付欄をA4・1枚にまとめていたため、記入欄が小さくて書き込みづらいという意見がありました。また、撮影した写真の管理も面倒でしたね。現場には、同じような機器や太陽光パネルがいくつもあり、それらを全て撮影しなくてはなりません。後から、どの写真がどの地点のどの機器を撮影したものか確かめるのは、意外とやっかいな作業だったのです。
 手がける施設の数が少なかったうちは、アナログなやり方でも何とかなっていました。しかし、管理物件が増えるにつれ、『報告書の提出・集計、顧客への提出作業が、もっと効率的にできないか?』という思いが強くなりましたね」(株式会社リンク・ソリューション ソリューション企画部兼経営管理部 マネージャー 清水幸司氏)

システム導入で指揮を執った清水氏
システム導入で指揮を執った清水氏
「委託業者の方からいただいた帳票を、いかに効率よくお客さま向けの報告書にまとめるか。それが、当社の抱えていた課題でした」(清水氏)

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