勤怠管理システムの導入状況(2015年)

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導入率から使い勝手まで! IT担当者300人に聞きました

勤怠管理システムの導入状況(2015年)

2015/04/28


 キーマンズネットでは、2015年2月4日〜2015年2月17日にかけて「勤怠管理システムの導入状況」に関するアンケートを実施した(有効回答数:381)。回答者の顔ぶれは、情報システム部門が全体の40.2%、一般部門が59.8%という構成比であった。
 今回お聞きしたのは、勤怠管理システムの「導入状況」「導入目的」「満足度」「重視ポイント」「導入しない理由」など、勤怠管理システムの利用状況を把握するための質問。その結果、大企業は導入率が83.0%に達しているのに対し、中小企業は24.1%にとどまっており、3倍以上の開きが出ていることや、今後の導入目的の1つとして「勤務時間のリアルタイム把握」が注力されていることが明らかになった。なお、グラフ内で使用している合計値と合計欄の値が丸め誤差により一致しない場合があるので、事前にご了承いただきたい。

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1

大企業と中小企業では導入率に3倍以上の開き…今後はASP・SaaS方式が導入を牽引か

 最初に、全員に対して「勤怠管理で苦労している点」について尋ねた(図1-1)。その結果、1位は「未入力への対応」で38.0%、2位は「収集・集計作業が煩雑」で26.0%、3位は「在宅勤務など勤務体系の多様化に対応できていない」で24.0%、4位は「リアルタイムで把握できない」で21.6%、5位は「アクセス集中時の高負荷」で18.6%と続いた。特に100名以下の中小企業においては「収集・集計作業が煩雑」「不正打刻が多い」といった点、1001名以上の大企業においては「収集・集計作業が煩雑」「アクセス集中時の高負荷」といった点が、全体値と比較して大きな割合を示していた。

図1-1 勤怠管理で苦労している点

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図1-1 勤怠管理で苦労している点

 続いて、「勤怠管理システムの導入状況」について尋ねた(図1-2)。その結果、「既に導入済みである(追加・リプレイス検討なし)」が57.5%、「既に導入済みである(追加・リプレイス検討あり)」が6.3%、「新規で導入を検討している」が1.6%、「必要性を感じるが導入時期は未定」が9.2%、「必要性を感じない」が25.5%であった。まとめると、全体では63.8%が「導入済み」で、7.9%が「検討中」という結果となった。従業員規模別に見た場合、100名以下の中小企業においては導入済みが24.1%にとどまっているのに対し、1001名以上の大企業では83.0%が導入済みであり、導入率が3倍以上も開いているという現状が浮き彫りとなった。

 また、勤怠管理システムを導入済みと回答した方に「勤怠管理システムの導入方式」について尋ねた。その結果、「パッケージ(ソフトウェア)」が43.3%、「自社開発」が39.5%、「ASP・SaaS」が11.6%と続いた。一方、導入予定と回答した方にも同様に尋ねたところ「パッケージ(ソフトウェア)」が66.0%、「ASP・SaaS」が34.0%、「自社開発」が22.0%という結果であった。導入コストを安価に抑えることができる点や、社外環境からでもリアルタイムに勤怠入力や管理が可能な点といったメリットから「ASP・SaaS」などのサービス活用が進むことが予想される。また、図1-2にあるように100名以下の中小企業では「既に導入済みである(追加・リプレイス検討あり)」「新規で導入を検討している」「必要性を感じるが導入時期は未定」を合計すると29.8%で、約3割が「導入を検討している」と回答している。この背景としては、労働基準法の改正法案に実労働時間ではなく“みなし”時間で労働時間を計算する「裁量労働制の適正範囲拡充」や、成果に対して報酬を支払う「ホワイトカラー・エグゼンプション」の新設、「フレックスタイム制の見直し」などが盛り込まれており、働き方の多様化に合わせて中小企業でも正確で柔軟な勤怠管理が必要とされていることなどがありそうだ。  

図1-2 導入状況

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図1-2 導入状況
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2

導入予定者の目的…1位「勤務時間のリアルタイム把握」が約5割と上昇傾向

 次に、「勤怠管理システムの導入目的・きっかけ」について尋ねた。その結果、「導入済み」の場合、1位は「ペーパーレス化」で38.8%、2位は「勤務時間のリアルタイム把握」で28.2%、3位は「法改正・内部統制対応」で23.3%、4位は「システムの老朽化」で20.4%、5位は「社員数増加への対応」で19.4%と続いた(図2-1)。一方、「導入予定」の方の場合、1位は「勤務時間のリアルタイム把握」で47.9%、2位は「ペーパーレス化」で37.5%、3位は「システムの老朽化」で27.1%、同率4位は「従業員の業務負荷バランスの把握」と「法改正・内部統制対応」で25.0%という結果となった(図2-2)。

 「導入予定者の目的・きっかけ」において2014年に実施した前回の調査結果と比較したところ、「勤務時間のリアルタイム把握」においては、前回は3位で34.4%だったのに対し今回は1位で47.9%と13.5ポイント上昇しており、全体順位・ポイントともに上昇する動きが見られた。「勤務時間をリアルタイムで把握すること」が導入目的となる理由としては、前述したような労働基準法の見直しにより労務環境の厳しい管理が求められていることなどが挙げられる。昨今、多くの企業で推進され始めているワークスタイル変革などへの対応で、「勤務体系の多様化」や「勤怠状況が未入力になっている社員への対応」といった、柔軟かつ迅速な管理体制の整備が求められているようだ。

図2 導入目的・きっかけ(導入済み・導入予定)

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3

満足度が6割台に低下…「使い勝手が悪い」「社外からのアクセスできない」が要因

 次に、「現在利用している勤怠管理システムに対する満足度」を尋ねた(図3)。その結果、「とても満足している」が13.4%、「まあ満足している」が50.4%、「やや不満がある」が27.7%、「とても不満がある」が8.5%となり、まとめると全体で「満足」が63.8%、「不満」が36.2%という結果となった。ちなみに前回の2014年の調査では、満足が70.8%、不満足が29.3%だったため、満足度はこの1年間で7割台から6割台へ低下していることになる。

 満足度が下がった要因を調査すべく、「導入済みの勤怠管理システムの不満点や改善したい点」についても尋ねている。その結果、1位は「使い勝手が悪い」で34.0%、2位は「社外からアクセスできない」で26.0%、3位は「アクセス集中時のレスポンス低下」で23.5%、4位は「他システムと連携していない」で22.5%、5位は「従業員によって異なる雇用形態に対応していない」で21.0%と続いた。フリーコメントを見ると「OSやInternet Explorerのバージョンアップについていけず、たまに不具合が出る」といったシステムの管理・運用面での不満や、「出張・外出申請システムとの連携が不十分で、特殊勤怠の時の運用が複雑。更に紙運用が残っている」といった他システムとの連携がうまくいかず余計な手間がかかるという不満、「イレギュラー時の入力方法が分かりにくい」といった直行直帰や代休の対応方法が分かりにくいという内容の声が多く寄せられた。その他、「性善説に基づいたシステムのためコンプライアンス制御が必要」といった、入力自体は個人裁量なので自動システム入力との差異が生じてしまうといった声も見受けられ、法改正や内部統制に基づいた“システムによる正確な勤怠管理”が依然として求められていることが分かる。

図3 満足度

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図3 満足度

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