ツール導入で、マニュアル作成手間が1/5に!

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ツール導入で、マニュアル作成の手間が5分の1に!

2015/03/30


 マニュアルには多くのメリットがある。「これさえ覚えればOK」という項目を分かりやすくまとめておけば、新入社員などを短期間で戦力にできるだろう。ベテランスタッフが持っているノウハウを一般化し、全社で共有する際にも役立つ。特に、多くのスタッフを抱えていたり、営業拠点がたくさんあって教育に手間がかかったりする企業であれば、マニュアルの重要性はさらに高まるはずだ。しかし、マニュアル作りには意外に手間がかかるもの。「マニュアルが必要なのは分かっているけれど、作っている時間がない…」と悩んでいる人も多いだろう。
 そんな時に助けになってくれるのが、マニュアル作成ツールだ。既存の社内資料などを利用すれば、意外なほど短時間でマニュアルを仕上げることができる。また、ネット上で公開することで、離れた場所にいるスタッフにも最新情報・ノウハウを伝えられるのだ。

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導入企業プロフィール

株式会社クックパッド ダイエットラボ
従業員数/16名
売上高/非公開
事業/パーソナルダイエット指導サービス
企業サイトへ

導入製品・ソリューション

マニュアル作成・共有ツール「Teachme Biz」
株式会社スタディスト
企業サイトへ
ツールURL:https://biz.teachme.jp/


課題 導入システム 効果

提携している管理栄養士に向けたマニュアルの作成に、多くの手間と時間がかかっていた。

クラウド型のマニュアル作成・共有ツール「Teachme Biz」(スタディスト)を導入。

マニュアル作成時間が、従来の5分の1程度に! 業務ノウハウや最新情報の共有も、以前よりしやすくなった。


1

紙のマニュアルに対し、いくつもの課題を感じていた

■作成の手間・コストがかかりすぎるのが大きな難点

 株式会社クックパッド ダイエットラボは、個人向け・企業向けの各種ダイエット指導サービスを提供している企業。体質や生活習慣に合い、栄養学にもかなった「食べて正しくやせる」ダイエット方法を、管理栄養士の資格を持つトレーナーに教えてもらえる点が最大の魅力だ。
 同社では、数百名に及ぶ管理栄養士と提携。サイトや店舗で個人顧客から申し込みがあると、管理栄養士を担当トレーナーとして割り振る仕組みになっている。ここで持ち上がったのが、「仕事を進めるために必要な知識・情報を、管理栄養士の皆さんにどう伝えるか」という問題だった。
 管理栄養士の方々はクックパッド ダイエットラボの従業員ではなく、外部提携先だ。以前はダイエットプログラムそのものを企画する社員の管理栄養士がダイエット指導を行っていたが、拡大するにあたり、多くの管理栄養士による業務が必要となったのだ。そのため、同社の企業理念やサービスの狙いなどについて、一から伝える必要があった。また、サービスの質を一定に保つため、カウンセリングの手順やアドバイスの基本方針なども共有しなければならない。そこで以前は、これらを紙のマニュアルにまとめ、全管理栄養士に配布していた。
 ところが、この方法にはいくつも課題があった。

(1)最新版がどれか分かりづらい

 同社の個人向けダイエット指導サービスは、2006年から開始していたが、2014年4月にクックパッドグループ傘下となり本格的に始動した。顧客のニーズや現場での実情に合わせ、マニュアルは何度も追加や変更がなされた。ところが、バインダー式のマニュアルで何度も変更部分を差し替えるうちに、どれが最新版だか混乱してしまうケースが多くなっていた。

(2)マニュアル作りに手間・時間がかかりすぎる

 紙のマニュアルは、一旦配ると修正がしづらい。そのため、マニュアルを作る側からすれば、「完璧な状態にしてからでないと配布できない」というプレッシャーが大きかった。また、パワーポイントなどを使ってゼロからマニュアルを作るのは、なかなか面倒なもの。結果として、一つのマニュアルを作るのに、かなりの手間や時間をかけてしまいがちだった。

(3)コストがかかる

 バインダーや紙代、カラープリンター代などを考えると、マニュアル1部あたりの制作費は2000〜3000円程度もかかっていた。いずれは、全国にいる数百人の管理栄養士に配布するとなると、制作費・郵送費のコストもバカにはできなかった。

図1 過去の管理栄養士向けマニュアル
図1 過去の管理栄養士向けマニュアル
Teachme Bizの導入前に活用していたマニュアル。カラー印刷はコストが高く、更新も多くの手間を要していた。

 こうした悩みを解消できるツールを、同社では以前から探していたという。
 「Teachme Biz」導入前に使われていた、バインダー式のマニュアル。管理栄養士の方々に分かりやすく説明するために作られた、非常にクオリティの高い力作だ。だが、一度マニュアルを配布したあとは、最新版の更新を提携の管理栄養士が自分で行わないとならない。制作の手間・コストがかかりすぎるという課題のほか、提携の管理栄養士にも細かくマニュアルを更新しないとならないという、栄養カウンセリング業務以外の業務負担があるなどの問題点もあった。

担当者のナマ声:管理栄養士さんの負担がなく、手軽に情報共有できる仕組みが欲しかった

 「企業向けの特定健康診査・特定保健指導(いわゆるメタボ健診・指導)の場合、厚生労働省によるガイドラインがあります。当社を含めた全サービス提供企業はその方針に沿っており、ある程度のサービスの流れは他社も同様です。そのため、他社で経験のある管理栄養士の方であれば、特に複雑なマニュアルを用意しなくても当社の業務をすんなりと始められます。ところが、当社がクックパッドグループに入ってから手がけるようになった個人向けダイエット指導サービスは、独自性が高いもの。ですから、初めて担当していただく管理栄養士の皆様には、『サービスの狙いは何か?』『お客さまは何を求めていらっしゃるのか?』というところからお伝えし、さらにプログラムの仕組みも他では

ないオリジナルであるため、一からお伝えしなければならないのです。
 当社が提携している管理栄養士さんは全国に散らばっているため、説明会などで直接全員にお話するのは困難です。また、管理栄養士の中には、ITスキルがさほど高くない方もいらっしゃいます。そこで、初心者でも簡単に使いこなせるような、インターネットを使った情報共有サービスがないか、以前から探していたのです」
(株式会社クックパッド ダイエットラボ 代表取締役 高木鈴子氏)

代表取締役の高木氏
代表取締役の高木氏
「できるだけ経費を抑えて、その分をお客さまに還元したいという思いがあります。そのため、業務知識を効率よく、低コストで共有できる仕組みを導入したいと、以前から考えていたのです」(高木氏)  

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