プロジェクト管理ツールで管理手間大幅削減!

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プロジェクト管理ツールで人件費と管理手間を大幅カット

2015/03/16


 プロジェクト管理は、企業にとって頭の痛い問題だ。特に、膨大なプロジェクトを抱えている企業の場合、アナログな手法で管理するのでは大きなムダが出てしまう。
 そこで検討したいのが「プロジェクト管理ツール」だ。導入すれば、スケジュールの立案・修正・管理が、グッと楽になる。さらに、社内・顧客との情報共有や、頭の中にあるアイデアの整理まで、幅広い局面で役立てられるのだ。

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導入企業プロフィール

株式会社購買戦略研究所
従業員数/130名
売上高/約10億円
事業/企業向け購買業務アウトソースサービス
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導入製品・ソリューション

プロジェクト管理ツール「ブラビオ!」
ブラビオ
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課題 導入システム 効果

エクセルを使ったスケジュール表の作成に、膨大な時間がかかった。プロジェクト管理もアナログな手法で行っており、効率が悪かった。

クラウド型のプロジェクト管理ツール「ブラビオ・プロジェクト」(ブラビオ)を導入。

スケジュール表作成、プロジェクト管理にかかっていた手間・コストが大幅に減少。顧客からの信頼度アップなど、思わぬ副産物も得られた。


1

エクセルの描画機能を使ってスケジュール表を作成

■約40サービスを検討したが、どれもピンとこなかった。

 株式会社購買戦略研究所は、顧客企業に代わり、オフィス機器やチラシ・パンフレット類、文具といった幅広い物品を買う企業。購買時の問題点を洗い出す、共同購買の仕組みを作って物品を安く仕入れる、ネットオークションで多くの相見積もりを取るなどの手法で、企業の購買コストを2〜3割も下げるのが売りだ。
 同社が購買サービスを提供している企業は、数百社に上る。さらに、一つの企業で複数の物品を手がけるケースも多い。例えば、A社から依頼を受けてパソコンと文房具の購買を見直す場合、それぞれは別のプロジェクトとして管理しなければならない。そのため、常に500前後のプロジェクトが並行して動いているのだという。

図1 ツール導入前 顧客向けスケジュール
図1 ツール導入前 顧客向けスケジュール
顧客にプロジェクトの進捗状況を説明するため、エクセルで作ったスケジュール表を提出していた。作成には、かなりの時間がかかっていたという。

 膨大なプロジェクトをできるだけ効率的に管理したいという思いは、創業当初からあった。そこで、代表取締役の古市氏が自ら旗振り役となり、様々なプロジェクト管理ツールを検討した。まずは、40種類ほどのプロジェクトツールを検討。さらに、その中で2つのツールは試験的に導入してみた。しかし、機能が足りない、使いづらいなどの課題が解消できず、最終的な導入には至らなかったという。
 結局、2010年頃までは管理ツールの本格導入はできなかった。

各社員は、エクセルを使って顧客向けのスケジュール表を作り、その場をしのいでいたという。

担当者のナマ声:良いプロジェクト管理ツールを見つければ業務効率も向上と確信

 「膨大なプロジェクトを手がける当社では、プロジェクト管理ツールの使い勝手が業務効率を大きく左右します。つまり、良いツールを見つけることは、当社にとって最重要課題でした。そこで、私が自ら製品選びを進めていったのです。それに、『たくさんの製品から最適なものを見つける』のは、私にとってまさに本業。半分趣味のつもりで(笑)、プロジェクト管理ツール探しを行っていました。

 最初に行ったのは、『ロングリストを作る』ことです。当社が求める条件に少しでも合いそうなツールがあったら、ひとまずリストに入れておきます。最初から細かい部分まで調べようとすると、リスト完成まで時間がかかりすぎるからです。その次に取り組んだのは、『必須条件で絞り込む』こと。どんなITサービスを導入するときにも、『この条件だけは、何があっても満たさなければ困る』というものがあるはずです。当社の場合は、1カ月あたりのコストが10万円以下であること、自社サーバが不要なクラウドサービスであること、操作の手間が少ないことなどでした。これらの観点で『ロングリスト』上のサービスを消去法で絞り込むことで、自社にあったサービスを効率よく見つけようとしたのです」
(株式会社購買戦略研究所 代表取締役 古市勝久氏)

システム導入の陣頭指揮官
古市社長
システム導入の陣頭指揮官古市社長
古市氏は、良いサービス・製品を見つけ出すプロ。「まずは多くの製品をリストアップし、必須条件で絞り込む」「システム導入前に少人数で試用し、実際に使いながら課題を洗い出す」というやり方は、読者の皆さんにも参考になるはずだ。

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