メール改善でGoogleApps導入、思わぬ副産物も

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メールシステム改善でGoogle Apps導入、思わぬ副産物も?

2015/03/02


 パソコンなどの端末に電子メールのデータを保存して読む「POPメール」は、今も多くの企業で採用されている。しかしこの方法では、外出先などでメールを読む際に余計な手間がかかってしまうし、メールサーバの管理も大変だ。そこで最近は、クラウド経由で利用できる「Webメール」の導入を検討するケースが増えている。
 今回紹介するのは、メールシステムをWebメール「Gmail」に切り替えた企業の事例。コスト負担を増やさず、メールの保守・運用の手間を大きく抑えることに成功した。さらに、Google Appsの様々なサービスが利用可能になったことで、情報共有の活発化なども成功できたという。

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導入企業プロフィール

島村楽器株式会社
従業員数/1876名(うち正社員約540人)※
売上高/301億円 ※(2014年2月期)
事業/楽器の製造、販売、修理、音楽教室ほか
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導入製品・ソリューション

Google Apps/導入支援・アドオン機能追加
Google/サテライトオフィス
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課題 導入システム 効果

メールの受信量が増えるに従い、メールシステムに不具合が頻発。パソコンの動作にも悪影響を及ぼしていた。

ビジネス向けサービスGoogle Apps for Workを導入。メールシステムをGmailに切り替えるなど、各種サービスを利用するように。

メールシステムの運用・保守にかかる時間がほぼゼロに。情報共有が活発になるなどの副産物もあった。


1

メールデータが膨大になり、速度低下やトラブルが頻発していた

■費用の高さがメールシステム切り替えへの障害に

 島村楽器株式会社は、ショッピングセンターを中心に楽器などを販売する店舗と、子供・大人向けの音楽教室を運営している企業。2015年2月現在で、38都道府県・全153拠点を展開している。「音楽の楽しさを提供し、音楽を楽しむ人を、1人でも多く創る」というのが企業理念だ。
同社がメールシステムへの不満を感じ始めたのは、2008年あたりのこと。当時はPOPメールと、一般的なメールソフトを使ってメールを送受信していた。ところが、社内外のコミュニケーションがメール中心となるにつれ、メールの受信量・件数が増加。多い人になると、1人で30GB程度のメールボックスを消費するケースもあったという。そのため、メールソフトを開くのに時間がかかっていたし、メールデータが破損するケースも目立つようになった。
 同社の情報システム課でマネージャーを務める山川竜氏は、Webメールへの切り替えを検討。また、グループウェアを導入し、その中に含まれているメール機能を使うことも考えたという。しかし、ネックになったのは、導入費用の高さだった。

担当者のナマ声:グループウェアやWebメールへの切り替えを検討するが…

 「当社では、社内外のコミュニケーションにメールが欠かせません。長年にわたって使ううちに、メールボックスのデータが膨大になっていったのです。そのため、パソコンのハードディスク容量を圧迫して動作に悪影響を及ぼすケースが、徐々に増えていました。ひどい時は、『パソコンが固まっている』と情報システム部に苦情が入ったりして(笑)。また、各端末内のメールデータが壊れることも多かったですね。メールシステムの切り替え直前期には、ほぼ毎日、メールデータの復旧作業を行っていた気がします。
 問題解決には、『メールデータをローカル(自社内に置かれたサーバなど)に置かないこと』が一番だと思いました。そこで、Webメールやグループウェアの導入を検討したのです。ところが、当時メールシステムを委託していた業者にIMAP(クラウド上にあるサーバにメールデータを残す方法)方式での見積もりを頼んだところ、1アカウントあたり年3〜4万円かかるという返事がきました。

POPメールでは1アカウントあたり年7000〜8000円だったので、こんなコストアップは受け入れられませんでしたね。
 他にも、主なグループウェア・Webメールも検討してみました。でも、どれもピンときませんでしたね。まず、どれも運用コストが高い。さらに、運用・保守が面倒ではないかと感じたのです。価格と運用・保守の手間を総合的にチェックして、以前より明らかにメリットがなければ、切り替える意味がないと思いました。」(島村楽器株式会社 管理部情報システム課マネージャー 山川 竜氏)

全社のシステムを管理する山川氏
全社のシステムを管理する山川氏
元々、システム関連に詳しかった訳ではない山川氏。しかし、Google Appsは多少勉強するだけで、十分管理できるサービスだという。

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