より安く!手軽に!新常識「クラウド型遠隔会議」のススメ

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より安く!手軽に!新常識「クラウド型遠隔会議」のススメ

2015/02/16

 今や多くの企業で一般的に使用されている遠隔会議システム。本格的なビデオ会議システムを導入するためには相応の初期投資が必要となるが、手軽に遠隔会議を実現できる方法としてWeb会議システムが登場し、更に現在では月額料金で利用でき、スモールスタートを切ることができるクラウド型のサービスが注目を集めている。
 そこで今回は「クラウド型遠隔会議」に注目し、使い勝手を向上させる各種機能を紹介していく。また後半では製品選定時の注意点を解説しているのでご参照いただきたい。

遠隔会議

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1なぜ今「クラウド型」なの?利用メリットと注目機能を整理!

1-1「クラウド型遠隔会議」が求められるワケ

■コストの安さやスマートデバイス利活用、助成金の適用も…

 クラウド型の遠隔会議が注目される最大の理由は、やはりコストの安さだ。本格的なビデオ会議システムを導入するためには、専用のカメラやマイク、MCUなどが必要となるが、クラウド型のサービスでは初期投資が不要で、更に必要な人数分だけを月額料金で利用することができる。こうしたメリットから、最近では社内利用だけに留まらず、コールセンターにおける顧客サポートやセミナーといった場面で、コミュニケーションをよりキメ細かに行うための手段として、クラウド型の遠隔会議が採用され始めている。
 また現在では、企業内でスマートフォンやタブレット端末の利用が進んでおり、これらデバイスをカメラ及びモニタとして利活用する遠隔会議のニーズも高まっているという。更に厚生労働省の「職場意識改善助成金」なども企業の在宅勤務を含むテレワークを後押しする形となり、生産性を上げるための職場環境改善の第一歩として、今後クラウド型の遠隔会議を検討する企業も増えてくるだろうと指摘するベンダもある。

コラム:数十万円の補助金も!テレワーク実践に迷っている企業は要チェック!?

 2014年4月1日より、厚生労働省が“労働時間等の設定の改善により、職場意識の向上を図る中小企業事業主に対して、その実施に要した費用の一部を助成する”「職場意識改善助成金」に、「テレワークコース」が新設された。これは、週1回以上終日在宅でのテレワークを導入する企業に対して、導入経費などの一部に助成金が支給されるものだ。
 遠隔会議ソリューションなどITを活用したテレワーク(在宅勤務)にチャレンジしたくても、費用面で二の足を踏んでいた企業などでは、生産性を上げるための職場環境改善の第一歩として踏み出すチャンスになりそうだ。なお、本施策の実施機関は2015年2月末日までとなっており、平成26年度の申請受付は終了している。次年度以降の制度詳細は厚生労働省のホームページよリご確認いただきたい。


■コスト以外にも注目!「クラウド型遠隔会議」の利用メリット

 前述したとおり、クラウド型遠隔会議のメリットとしてユーザ企業が第一に挙げる項目は何と言ってもコストだが、それ以外にもクラウド型の遠隔会議には多くの利点がある。
 例えば遠隔会議を実現する1つの手段としてWeb会議システムがあるが、多くの場合、参加者は利用するPCに専用プラグインをインストールする必要があるが、クラウド型ではネットワーク環境に加えて、Webブラウザさえあればすぐに会議を行うことが可能だ。当然、専用機器類やサーバーを保有しなくて済むので、メンテナンスの手間や既存のサーバー環境への負荷も考える必要がない。
 またサービス側が、ユーザ企業側のセキュリティ環境を維持しつつ、利用開始に必要最適な環境設定を自動で実行し、(サービスベンダにもよるが)アップデートも月1回以上など頻繁に実施されるので、機能強化も随時図られていくことになる。カメラ及びモニタとして利用できるデバイスも、PCだけでなく、スマートフォンやタブレット端末にも対応しているサービスがあるので、通常利用しているPCが万一故障した場合でも、タブレット端末を使って会議を継続することが可能だ。
 更にサービスベンダの中には、海外も含めた専用ネットワークを構築することで、国際間のインターネット接続の脆弱性を担保しているところもある。つまりユーザ企業は、遠隔会議を利用する拠点から最寄りのデータセンターまでの回線品質さえ自社で保証できれば、海外との遠隔会議であっても途中で切れてしまうといった心配をすることなくリスクを低減でき、快適に利用できるということだ。

図1 クラウド型遠隔会議の利用メリット例
図1 クラウド型遠隔会議の利用メリット例
資料提供:ブイキューブ

■震災時の従業員に離島の妊婦、受験生の活用例も…「クラウド型遠隔会議」の活用シーン

 より手軽に遠隔地コミュニケーションを実現できるクラウド型遠隔会議の利用場面は多々ある。まず同じ企業内なら、社内にいるメンバーと外出先もしくは在宅勤務のメンバー間、外出先にいるメンバー同士、あるいは国内拠点/海外拠点間の会議などだ。先にも触れたように現在ではコールセンターにおける顧客サポートやセミナーといった場面での利用も増えている。
 また最近では、専門医が不在の離島の病院から伝送された超音波画像診断データを元に、遠隔会議システムを通じて大病院の専門医が離島に住む妊婦の定期健診を行い、妊婦側の経済的、身体的な負担を軽減すると共に、出産時期までのキメ細かな診察を可能にした事例や、遠方に住む通学が難しい学生に対して、大学がクラウド型遠隔会議を利用して、講義やディスカッションを実施するといった活用例もある。

図2 クラウド型遠隔会議の様々な活用シーン
図2 クラウド型遠隔会議の様々な活用シーン
資料提供:ブイキューブ

 更に今回取材したベンダの中には、東日本大震災の翌週1週間が出社停止になり、約85%の従業員がオフィスに来ることができなかったものの、自社のクラウド型遠隔会議ソリューションの利用によって、この間一切業務が止まることがなかったというケースもある。こうした事業継続の観点からも、クラウド型遠隔会議は非常に有用なソリューションだと言うことができる。

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