こんなにあった業務改善効果!「ワークフローツール」

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こんなにあった業務改善効果!「ワークフローツール」

2015/01/19

 伝票・帳票を起こして上司や関連各部門の管理者などに承認を申請、承認担当者が内容を検討して承認/保留/差し戻し/却下といった判断を下す作業に伴う間接コストと時間の節約に貢献してきたワークフローツール。機能が洗練され成熟してきた現在、単なる業務の電子化にとどまらず、ERPや会計システムをはじめとする基幹系システムとの連携により業務改善やコア業務の生産性に結びつく機能に期待が寄せられるようになってきた。今回は、ワークフローツールの効果的な利用法とその価値にスポットライトを当てて、導入意義を考えてみる。  

ワークフロー

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1業務改善を実現する最新ワークフローツールの実力

1-1ワークフローツールは業務改善・効率化ツール!

 ワークフローツールの基本機能については過去の特集記事などを見ていただきたいが、簡単に言えば業務に必要な申請〜承認の流れを電子化・自動化する道具であり、これまでオフィスのペーパーレス化と間接業務の効率化・省力化を推進するために大きな役割を果たしてきた。その効果のほどは、特定の業務に注目して見ると分かりやすい。表1は導入効果試算の一例だ。

■ワークフローツール導入によるコスト削減効果とは?

表1 ワークフローツールの導入効果の試算例
表1 ワークフローツールの導入効果の試算例
資料提供:パナソニック ネットソリューションズ

 上記の(1)経費精算処理(2)勤怠管理締処理(3)週間報告書の年間短縮時間に相応する人件費を合算すると、約2800万円となる。これが上記(1)〜(3)にワークフローツールを導入した際に削減できる年間経費だ。これを短縮時間で割戻し、1日当たりに換算すると、年間約2800万円を削減するには、1人あたり、1日約5分を節約することで可能になる計算だ。たった5分…と思いがちだが、500人規模の企業で年間にこの金額を削減できるとなれば、その効果は大きい。これを実現するのが、ワークフローツールだ。

 申請と承認の時間削減もさることながら、より大きな削減効果が表れているのが自動計算、他システムへの入力(転記)、記入の合理化、ファイリング(保管)といったポイントであることに注目したい。

 同様の効果はワークフローツールの導入支援サービスを提供しているSIer取材によっても示された。ユーザ数1万人規模の企業の導入実績では、16の伝票フローを電子化したところ、年間約5万6000件の伝票処理で初年度合計4万3000時間の削減に成功したという。社員の時給を5000円とすれば2億1500万円に相当する。ペーパーレス化による約60万円のコスト削減も加え、事前想定のコスト削減効果を3000万円ほど超えたといい、十分な投資効果が得られている。時間削減できた上位項目を見ると、「伝票回付移動の時間削減不要な承認フローの整理」が最も効果を上げて約5490万円、その次は「申請の不備に対する問合せの時間削減」で約3920万円、次が「ファイリング作業の撤廃」で約2350万円、さらに「記入漏れ防止による手戻りの削減」効果が1180万円などとなっている。こちらも紙ベースではどうしても無理な自動化・省力化機能がコスト削減に効いているようだ。

図1 大幅なコスト削減に成功したワークフローシステムのイメージ例
図1 大幅なコスト削減に成功したワークフローシステムのイメージ例
(1)申請者が、伝票システムにデータを入力し、伝票を申請する
(2)伝票システムからワークフローシステムに申請依頼データが送られる(自動申請)
(3)承認者が、ワークフローシステムで承認をする
(4)承認が完了したら、ワークフローシステムが承認完了情報を伝票システムに送る
(5)伝票システムで承認完了の伝票更新をする
(6)一連の伝票承認処理が完了し、会計システム(基幹システム)に仕訳情報などを送る

 ※某情報通信企業に導入した際のイメージ
資料提供::CTCシステムマネジメント

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