ITによる情報共有の取り組み状況(2014年)

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導入率から使い勝手まで! IT担当者300人に聞きました

ITによる情報共有の取り組み状況(2014年)

2015/03/24


 キーマンズネットでは、2014年12月17日〜2015年1月6日にかけて「ITによる情報共有の取り組み状況」に関するアンケートを実施した(有効回答数:445)。回答者の顔ぶれは、情報システム部門が全体の46.1%、一般部門が53.9%という構成比であった。
 今回お聞きしたのは、社内での情報共有における「ITツールの利用状況」や「満足度」など、企業におけるITによる情報共有の取り組み状況を把握するための質問。その結果、ITによる情報共有の主流はメールであるが、SNSやメッセージングアプリといった情報系ツールも用途によって使い分けられていく方向にあることが明らかになった。
 なお、グラフ内で使用している合計値と合計欄の値が丸め誤差により一致しない場合があるので、事前にご了承いただきたい。

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1

ITによる情報共有…「メール」が9割、大企業は社内SNS、中小企業はLINE利用も進む

 最初に「社内でのコミュニケーション・情報共有はうまくできているか」について尋ねた。「まあまあできている」が62.0%、「よくできている」が5.2%、「あまりできていない」が28.2%、「できていない」が4.5%となり、まとめると、全体では67.2%が「できている」、32.7%が「できていない」となり、3割以上の方がコミュニケーションや情報共有に不便を感じているという実態が浮き彫りとなった。
 
 続いて、「ITによる情報共有で具体的にどのようなツールを利用しているのか」を尋ねた(図1)。その結果、1位は「電子メール」で94.8%、2位は「グループウェア」で66.6%、3位は「イントラネット(社内掲示板含む)」で60.5%、4位は「メーリングリスト」で40.2%、5位は「社内SNS」で8.1%という結果となった。今なおメールの利用率が圧倒的に高く、社内コミュニケーションツールとして主力であることが分かった。従業員規模別に見た場合、特に「イントラネット(社内掲示板含む)」「メーリングリスト」においては、従業員規模が1001名以上の大企業の利用割合が100名以下の中小企業を大きく上回る傾向であった。しかし中小企業の「メーリングリスト」利用においては、2013年に行った前回調査では19.5%だったのに対し、今回は32.3%と12.8ポイント増加し、大きな変化も見られた。また、少数派ではあるが「LINEなどのメッセージングアプリを利用」に関しては、100名以下の中小企業が7.5%と、1割近く利用しており、101〜1000名以下の中堅企業の1.1%や1001名以上の大企業の0.6%を大きく上回る結果となった。ちなみに、2013年に行った前回調査では、「FacebookやTwitterなどの1機能を利用」が4.0%、「LINEなどのメッセージングアプリを利用」は1.4%だったのに対し、今回の調査では、「FacebookやTwitterなどの1機能を利用」が1.4%、「LINEなどのメッセージングアプリを利用」が2.3%と順位が入れ替わる結果だった。グループの作成や情報共有を手軽にかつ簡単に行うことができ、それが無料で利用できるなどコストも含めた様々なメリットがあることで、中小企業を中心に新たなコミュニケーションツールとして業務利用が進んでいるようだ。一方で、情報漏洩リスクも隣り合わせであることから、業務利用においては設定・管理を徹底し、運用ポリシー作成などの体制整備が必須であろう。

図1 利用ツール

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2

ITによる情報共有のデメリット…「使いこなせていない」「情報に辿り着けない」

 次に、「情報共有のためにITツールを導入・利用するメリットとデメリット」について尋ねた。その結果、導入メリットの1位は「スケジュール共有が容易になった」で71.6%、2位は「業務知識やノウハウの共有・活用がしやすくなった」で51.3%、3位は「規則やマニュアルなどが探しやすくなった」で38.1%と続く結果となった(図2-1)。

 フリーコメントには、「掲示板、メールにより速やかな情報共有ができている」「情報の更新が容易になった。リアルタイムで更新できている」といった迅速かつ容易に必要データを共有できるといった意見に加え、「会議が効率化した」といった意見も見受けられた。

 一方、導入したことによるデメリットの1位は「ITツールが使いこなせていない」で47.2%、2位は「情報量が多すぎて、必要な情報に辿り着くまで時間がかかる」で38.2%、3位は「ITツールに頼りすぎて、生のコミュニケーションが薄くなった」で32.6%という結果となった(図2-2)。従業員規模別に見ると、「情報量が多すぎて、必要な情報に辿り着くまで時間がかかる」「ITツールに頼りすぎて、生のコミュニケーションが薄くなった」の項目において、企業規模が大きくなるにつれて割合が高くなる傾向にあった。ITツールの利用が当たり前となってきた結果、本当に必要とされる情報が埋もれてしまうことや、Face to Faceのコミュニケーション不足が課題となってきている実態が見てとれる。また大企業に比べ、中堅中小企業において「ITツールが使いこなせていない」が課題とされる傾向が見て取れた。

 フリーコメントには、「使いこなせない人はほとんど利用しないので、連絡が滞ってしまう」「年配の方が苦戦」「申請書類がグループウェアになったが、教育がないので使い方がわからない」と、せっかくITツールを導入しても利用者の知識やスキルによって活用できていない場合があり、結果として業務に支障をきたす場合もあるという声が目立った。そのほか、「出先、自宅でも情報アクセスできるため、会社に居なくても回答を迫られ、結果としてサービス残業が増えている」「四六時中メールや情報が届くのでどこまで会社に拘束されているのか、公私の区別がつきにくい」といった、仕事とプライベートの切り分けが難しくなってきていることに対して不満を感じている声も見られた。その他、「メールなどITツールを使わなければ、コミュニケーションができない」「メールや掲示板に頼りすぎて、その後のフォローができていない新入社員が増えた」「情報を伝える側がその情報の重要性を判断できていなかったため、話せば済むことをメールで伝え、リアルタイムに情報が伝わらず処理に遅れが生じた」といったコメントもあり、ITツールを使う上では、共有する情報の内容や緊急度、また情報発信後のフォローなどが必要であると言える。

図2 ITツールのメリットとデメリット

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3

社内SNSやブログで雰囲気作り、LINEやFacebookは緊急連絡網としての活用に期待

 続いて、「今後、新たなITによる情報共有手段を考えているか」について尋ねた。その結果、「考えている」が21.8%、「考えていない」が78.2%という結果であった。「考えている」と回答した方を従業員規模別に見ると、100名以下の中小企業では28.4%、101名〜1000名以下の中堅企業では23.7%、1001名以上の大企業では15.9%と、従業員規模が小さい企業ほど、今後の導入見込みが高いことが分かった。

 関連して、上記の質問で「考えている」と回答した方に、「現在考えているITによる情報共有手段(ツールなど)と、それによって解決したい課題」について尋ねた(図3)。「グループウェア」「イントラネット(社内掲示板含む)」は、「打ち合わせやスケジュール調整」「提案書や説明資料など文書ファイルの共有」に利用したいと回答する声が多かった。一方、「社内SNS」「社内ブログ」は「社内コミュニケーション」用途に、「メーリングリスト」「LINEなどのメッセージングアプリを利用」「FacebookやTwitterなどの1機能を利用」は「緊急時の安否確認や緊急連絡網」用途の割合が高い傾向であった。グループウェアやイントラネットといった多くの企業で既に導入されている情報共有インフラから、LINEやFacebook、Twitterなどといった昨今機能拡張などで進化をとげる情報系ツールまで、幅広い情報共有手段があるが、用途によって使い分けていく方向にあるようだ。

図3 利用したいITツールごとの解決したい課題(1番目に高い項目)

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