社外パートナーとのファイル共有を安全に行う

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社外パートナーとのファイル共有を安全な環境で行いたい

2015/01/08


 個人情報に代表される重要データを、協力会社との間でやりとりするケースは少なくない。こうしたデータが外部に漏洩すると、自社の信頼性は丸つぶれ。多額の賠償金を課せられ、ビジネスを継続できなくなる危険性もあるだろう。特に、金融機関や上場会社などコンプライアンスに厳しい企業とファイルを共有する場合は、細心の注意が求められる。
 そこで、できるかぎり情報漏洩リスクを小さくし、データを安全にやりとりする方法について考えてみたい。

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解決策1

ファイル転送サービスで社外メンバーと重要データをやりとり

 社外とファイルをやりとりするときに最もよく使われているのは、電子メールの添付ファイルというやり方だろう。しかし電子メールは、情報の保護という意味では危険性の高いツールだ。宛先のアドレスを間違え、機密情報を別の人に送ってしまうケースは意外と珍しくない。また、何の対策もなく出された電子メールは「はがき」のようなもの。インターネット回線を流れていくうちに、第三者から勝手に盗み読みをされることだってありうる。

 そこで、メールの添付ファイルの代わりに使いたいのが「ファイル転送(交換)サービス」だ。データの送り手がファイルをサーバー上にアップロードすると、受け手に連絡が届く。その後、あらかじめ定めていたパスワードを入力することで、閲覧・ダウンロードできるようにした仕組み。データは暗号化されて機密性を高めているし、かぎられたメンバーだけが参加できる仕組みにしておけば誤送信などのリスクもない。さらに、通信ログを保存できるサービスを選べば、万が一情報漏洩が起きた場合も原因を突き止めやすいのだ。

ファイル転送サービスのイメージ図
ファイル転送サービスのイメージ図
提供:エヌ・アール・アイ・セキュアテクノロジーズ

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