経費コントロールのポイントは予算作成にあり(1)

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2014/09/11

会社の問題点を察知!予算管理の達人テクニック

自己紹介
株式会社エムキューブ・プラスハート 平井 明夫
主な経歴
株式会社エムキューブ・プラスハート取締役。ソフトウエアベンダーのマーケティング担当として事業企画に携わった後、コンサルティング会社役員として自ら中小企業経営を経験する。現在は、この経験を活かして、IT…

経費コントロールのポイントは予算作成にあり(1)

 前回の記事「もし会社の予算が超過していたら…どうしますか?」では、予算と実績を比較する上で、詳細(細目)レベルまでドリルダウンすることの重要性をご説明しました。今回は、このような比較をするために必要な予算作成の方法についてご説明します。

 予算超過の原因を突き止め、的確な対処をするには、細目レベルで予算と実績を比較することが有効です。しかし、そのためには、予算自体が細目レベルからの積み上げで作成されている必要があります。

 つまり、各部署や担当者がそれぞれ個別に必要と思われる金額を申請し、それを積み上げて全体の金額を算出する方法です。この場合、経費予算を立てる際には、申請単位(部署など)のレベルで、細かい根拠を伴った金額を申請し、最終的に全社レベルで集計するという手順になります。

具体的には・・・

(1) 各部署や担当者に勘定科目(例えば、交際費)ごとの金額だけではなく、その根拠となる細目の内容と金額を付けて申請させる。
(2) 申請された予算の金額を、あらかじめ(前年度実績などを参考に)決めておいた大枠の金額と比較して、見合う金額であれば承認する。
(3) 大枠の予算を超過していたら、却下して細目ごとに削減を検討する。

のようなステップを踏むことになります(図1)。

 ここからは、筆者が所属している株式会社エムキューブ・プラスハートでも使用している予算管理クラウド・サービスCC-BudgetRunnerの画面を見ながら、実際に予算作成のステップを見ていきましょう。

 次の画面は、CC-BudgetRunnerの予算入力画面です(図2)。

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