ITコーディネータと「当たり前」業務の見直し

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当たり前の業務を見直す!ITコーディネータに助言の依頼

2014/07/31


 今回取り上げるのは、Windows XPのサポート終了を機に、既存のシステムを更新した企業の事例。それまで、社内サーバ上で動かしていた業務システムを、思い切ってクラウド上に移管した。その際、外部の「ITコーディネータ」に参加してもらったのが、大きな特色だった。
 社内メンバーだけでシステムを更新する場合、それまで「当たり前」だと思っていた業務を見直さないまま済ませるケースが多い。そのため、従来のシステムを「ただ改善しただけ」に終わりがちだ。特に、特殊な業界でベンダからの助言が期待しづらい場合は、その傾向が強い。だが、ITコーディネータの支援を受け、客観的な意見を得ることで、当たり前だと思っていた業務にメスを入れ、「改革」に向かって大きく踏み出すことが可能なのだ。

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導入企業プロフィール

東信商事株式会社
従業員数/正社員12人(2014年7月現在)
売上高/非公開
事業内容/商業手形の割引、不動産賃貸業
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導入製品・ソリューション

顧客・手形情報の管理システムなど
自社開発


課題 導入システム 効果

業務に関するデータベースが3つに分散。入力を二重・三重にしなければならなかったり、閲覧に手間がかかるなどの難点があった。

それまで自社サーバ上で動かしていた各種システムを、クラウド上で再構築。BIツールも新規に導入した。

顧客管理にかかる手間を大幅に削減できると期待。また、営業機会の損失を防いだり、BCP対策にも効果がありそう。


1

データベースが3つに分かれ、管理や情報閲覧に余計な手間がかかった

■老舗の手形割引会社がシステムの更新を決断した

 東信商事株式会社は、商業手形の割引を通じて企業の資金調達ニーズに応えている企業。原則2営業日以内に審査を行うという素早い対応力と、手続きが簡単な点などが評価され、たくさんの企業から頼りにされている。2013年に前身の「東信銀行」設立から100周年を迎えた、歴史ある企業でもある。
 同社が手形割引を行う際の手続きは、次の通り。

(1)

顧客からFAXで送られた手形のコピーを確認。取引履歴や手形振出人の信用状況などをチェックし、割引ができるか審査

(2)

審査が通ったら顧客に手形を持参してもらい、対価を支払う(手形を郵送してもらい、お金を指定口座に振り込むケースもあり)

(3)

取引終了後、「計算書」を発行

 以前は、紙の帳簿などを使ってさまざまな情報を管理していた。しかし10年ほど前に、まずは計算書の発行をシステム化。続いて、顧客情報・手形の管理と、審査の作業もシステム化した。それぞれの業務は効率的になったのだが、各システムをバラバラに構築した結果、データベースが3つに分かれてしまったのが悩みの種だったという。

担当者のナマ声:OS入れ替えを機に、新システムを導入して問題点解消を目指した

 「顧客情報と手形の管理、社内審査、計算書発行用のシステムが独立していたのは、やはり不便でした。お客さまにお伺いした情報を二重・三重に入力する必要がありましたし、さまざまな情報を確認するときにも、余計な手間がかかっていたからです。そこで、いずれはデータベースやシステムを一元化したいと、以前から思っていました。そうした中、社内PCに搭載されていたWindows XPと、自社サーバのWindows Server 2003のサポート終了が発表。これを機に、システムを一新しようと決断しました」(東信商事株式会社 代表取締役社長 土屋顕太郎氏)

土屋氏
土屋氏
経営者としてシステム更新を決断した


 「OSを入れ替えた経験は、過去にもありました。そのとき、従来のシステムやアプリケーションをそのまま使い続けることは難しいと痛感したのです。特に当社の業務を支える顧客情報・手形の管理システムについては、OSが変わるとかなりの改修が必要になると見込まれました。そこで、どうせある程度の投資をするなら、ゼロから新たな仕組みを導入する方が効果的だと考えたのです。
 新システムの導入に向け、本格的に動き始めたのは2013年の春。東日本大震災の教訓を受け、BCP対策でクラウドを使うことは早い段階で決めていました」(東信商事株式会社 常務取締役 吉野崇則氏)


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