プロジェクタ+テレビ会議で海外拠点と連携

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プロジェクタ+テレビ会議で海外拠点と連携がスムーズに

2014/06/30


 特定の部門を郊外や海外に置く企業は、決して少なくない。特に、アジアに生産拠点や販売拠点を設立し、本社とやりとりしながら仕事を進めるケースは、今後さらに増えるだろう。こうした企業で時に問題となるのが、遠く離れた拠点との意思疎通がうまくいかないことだ。メールや電話では、“かゆいところに手の届くコミュニケーション”はなかなか実現しにくい。そこで役立つのが“テレビ会議”だ。複数のメンバーが顔を見ながらやりとりできるため、チームとしての一体感が生まれやすい。また、コミュニケーションがスムーズになり、仕事上の誤解も少なくできるのだ。今回ご紹介するのは、中国・上海に子会社を持つハウスメーカーの事例。テレビ会議の導入で、海外との共同作業がどのくらい円滑になったのか聞いた。

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導入企業プロフィール

株式会社アイダ設計
従業員数/782人(2013年3月末現在)
売上高/430億円(2013年3月期)
事業内容/不動産・建設・建築設計・土地造成
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導入製品・ソリューション

ビジネスプロジェクタ「EB-1410WT」
エプソン販売株式会社
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課題 導入システム 効果

上海にある子会社とのコミュニケーションがスムーズに進まず、ミスが多発。何度もやりとりを繰り返して修正する必要があった。

エプソン製のプロジェクタと、Googleのテレビ会議サービスを導入。さらに、カメラやマイクなども購入し、上海と映像でやりとりできるようにした。

設計部門からの指示が伝わりやすくなって、データ制作のミスが激減。さらに、現地従業員のやる気アップももたらした。


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電話とメールでは、設計上の意図が伝わりづらい面があった

■国内で作った図面を上海に送ってデータ化している

 株式会社アイダ設計は、埼玉県さいたま市に本社を置くハウスメーカー。首都圏を中心に、高品質・低価格な木造住宅を提供している。「555万円の家」というテレビCMでご存じの方も多いだろう。 同社は上海に、グループ会社の「愛誼達建築設計(上海)有限公司」(以下「子会社」)を設置している。日本国内にある設計部で作られた手書きの住宅図面を、上海の子会社にPDF形式で送付。それを現地のオペレータが、CADデータ(コンピュータを使った設計データ)に仕上げて日本に返送する。そして、そのデータに問題がないか、設計部が確認するというのが仕事の流れだ。 当時の悩みは、子会社とのコミュニケーションがうまくいかなかったこと。上海への指示は電話とメールで行われていたが、設計上の意図がきちんと伝わらないケースが少なからずあったという。「顔と顔を合わせて話をしないと意思疎通はしづらい」と感じていたため、設計部の誰かが月に1度くらいのペースで上海を訪問。ミスを少なくするための話し合いを重ねた。しかし、なかなかコミュニケーションミスは解消できなかった。

担当者のナマ声:設計担当者の負担を増やす取り組みは避けたかった

 「上海のオペレータは日本語に不慣れです。漢字ならおおよその意味をくみ取ってくれるのですが、カタカナは苦手な人が目立ちますね。建築図面への書き込みにはカタカナを使うこと多いので、時にはオペレータが指示を誤解し、間違ったCAD図面に仕上げてしまうことがあるのです。以前は、図面にミスが見つかり、2度も3度も上海に再修正を依頼するケースが珍しくありませんでした。『オペレータが隣の席にいたら、すぐ解消できるような誤解なのに…』と、もどかしく感じていましたね。設計担当者が子会社への指示をていねいに行うようにすれば、CADデータ作成のミスは少なくできるでしょう。でも、それでは設計者の手間が増えて、本業に差し支えてしまいます。

 私たちは、設計者に『設計に集中できる環境』を用意したい。そのため、設計以外の仕事に費やす時間や手間は、できるだけ小さくしたいという思いがありました。 上海とのコミュニケーションを、もっと円滑にしたい。しかも、設計者にとってできるだけ手間がかからないかたちで。それが、以前から抱えていた課題だったのです」(株式会社アイダ設計 設計部部長 大橋 朗氏)

設計部で部長を務める大橋氏
設計部で部長を務める大橋氏

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