ワークスタイル変革の4つの課題とその解決

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アナタに代わって聞いてきました!ザ・キーマンインタビュー

ワークスタイル変革の4つの課題を解決するための“起点”

2014/11/20

ワークスタイル変革においてはコンテンツ管理やプロセス管理も重要だと言われるが、従来の業務における役割や使われ方から、どのような変化が求められるのか?また、社員がオフィス内はもちろん、モバイルワークでもコンテンツ利用や業務プロセス遂行を効率的にこなせるようにするためには、どのような仕組みや運用が必要なのだろうか。

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山田 祐子 氏

Fusion Middleware事業統括本部
ビジネス推進本部 製品戦略部 担当マネジャー
山田 祐子 氏

ワークスタイル変革で浮上する課題は4つの視点に分けられる

Question

企業がワークスタイル変革に取り組む際には、必要に応じて、様々なITソリューションを活用していく必要があるかと思いますが、全体的にはどのような視点で適用していくべきだと考えますか?

Answer

日本オラクル:山田 祐子 氏

ビジネスのグローバル化や競争激化への対応、事業継続性の強化、あるいは女性活用を含めた人材戦略など、企業を取り巻く様々な問題を解決する手段として、ワークスタイル変革の必要性が高まっています。ただ、そこでいくつかの課題が浮上してくるわけですが、具体的に言えば、インフォメーション、プロセス、ナレッジ、モバイルという4つの視点が存在すると思います。

インフォメーションについては、例えば、いつでもどこでも働けるようにするためには、必要な情報を迅速に取得できるような環境が求められるでしょう。しかし、実際には、外部からは社内の情報へアクセスできない、あるいは面倒な手順をともなうといったケースもまだまだ多いようです。また、仮に実現できていたとしても、それだけでは十分ではないと考えます。単に情報へアクセスできるだけではなく、自分が現在行っている業務やタスクに応じて、求められる最適な情報をまとめて一覧でき、それを即座にアクションへつなげられるというのが、理想的ではないでしょうか。

また、プロセスについては、まず業務が可視化され、整理されていれば、業務改善もスムーズに進められるはずです。特に現在では、個人が様々なシステムに都度アクセスして情報の閲覧をしたり、紙の資料を集めたり、それぞれのスタイルで仕事を進めていて、進捗も見えない状況がよく見られます。本来は業務プロセスの実態が可視化・標準化され、更に自動化されていれば、業務を大幅に効率化できるでしょう。また、属人化されている業務を誰でも同じ品質で行えて、新人でも次に何をすべかを容易に把握できるようになることも、これからのワークスタイル環境として重要な要素です。更にその先の姿として、そういった業務プロセスを1つの画面だけで完結できるようにすることも今後は求められてくると思います。

ナレッジについては、これまでの業務で確立されたノウハウ、過去に使われた情報/データ、あるいはメールなどでのやりとりなどが蓄積されているはずですが、あちこちに分散してしまっていて、現在の業務に必要な情報が見つからない、どこにあるのかがすぐに分からないという状況も生じがちです。こうした情報を網羅的に検索できるようにしたい、更には、その仕事に最も詳しい人を素早く見つけて、容易にナレッジを得ることできるような仕組みを整えたいというニーズは高いようです。また、最後のモバイルに関しては、説明するまでもないかと思いますが、社外でも同じように社内のシステムにアクセスして、時間を有効に使っていく、業務を効率化していくということが求められます。


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コンテンツ管理、プロセス管理を活用しつつ、それらをうまく集約させる

Question

そうした4つの課題を解決するためには、どのような取り組み方が望ましいと言えるでしょうか?

Answer

日本オラクル:山田 祐子 氏

コンテンツ管理、ビジネスプロセス管理を実現する製品の利用をベースとしつつ、やはり、システム連携やモバイル対応といったことが必要になってきます。それらをうまく集約させるという意味で、ポータル製品を入り口、起点として活用するのがよいではないかと考えます。例えば弊社では、デジタルエンゲージメントのソリューションとして「Oracle WebCenter」を展開していますが、この製品群はWebサイト管理を行うための「WebCenter Sites」、エンタープライズ・コンテンツの管理を可能にする「WebCenter Content」、そして、ポータルサイト管理製品である「WebCenter Portal」で構成されています。時間や場所を選ばずに情報やアプリケーションにアクセスできるようなマッシュアップの仕組みにより、情報をポータルに集約できるだけではなく、様々な業務システムとの連携も可能な上、ソーシャルの機能も備えており、更には、モバイルデバイスを含む、幅広いチャネルからアクセスできる点も特長となっています。

先ほどのインフォメーションの要素においては、ユーザごとのパーソナライズ、役職や権限といったユーザタイプ別ページ表示、あるいはバーチャルチーム向けサイトの構築といった機能により、ユーザはポータルサイトにログインするだけで必要な情報が一覧でき、ファイル、掲示板、Wiki、ブログ、リソースなども検索して内容を確認することが可能です。また、プロセスともポータルは密接に関係してきます。具体的には、業務プロセスやアプリケーション内を流れる情報を監視・把握するというかたちとなり、ユーザのタスク情報を一覧としてポートレットで表示することもできます。これにより、ユーザが「自分は次に何をすべきか」を常に留意していなくても、ただログインしさえすれば、どういうタスクをこなすべきか、優先順位が高いものはどれかなど、ユーザの行動に合わせてプッシュしてくれるような仕組みを構築できます。

Question

業務プロセスを遂行していくためには、Webアプリケーションだけではなく、例えば、経理システムや在庫データベース、商品発注システムなどの既存システム/データベースといった様々な仕組みとつながる必要がありますよね?

Answer

そのため、WebCenterではサービス・バスなどを利用することで、基盤レベルからシステムやサービスとの連携が行えるようになっています。あくまでも裏側で様々なシステムやデータベースとの連携が行われるわけですから、ユーザは特にどのシステムにアクセスしているのかを意識することなく、タスクリストに従って仕事をこなしているうちに、いつの間にか様々な情報を横断的に利用したり、入力作業を行っているというかたちになるのです。こうした作業環境においては、操作ミスも減らせますし、システムが分断されていたことで生じていた処理の重複なども排除できるため、業務効率化やリスク低減の効果が見込めます。


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管理者が各社員のパフォーマンスを把握する手段としても有用

Question

ナレッジにおける課題解決に関してはいかがでしょうか?

Answer

日本オラクル:山田 祐子 氏

ログインしたユーザがどういう情報にアクセスしているか、どういう作業を行っているかといった行動の情報を蓄積することで、その人にとって必要な情報を提示したり、進行中のプロジェクトに知見を与えてくれるような社員とのつながり、つまり、コネクションをすすめてくれるような仕組みも実現しています。こうしたレコメンデーション機能により、ナレッジに関する効率化も図れるというわけです。もちろん、提案を受けるだけではなく、自分で様々なユーザの情報や発言などを見ながら、「この人とつながっておくと、将来的に役立つかも」といったかたちでコネクションを増やしていき、幅広くコミュニケーションを図れるような環境を構築することも可能です。

もちろん、WebCenterではモバイル向けネイティブアプリを用意しているだけではなく、モバイルアプリを構築できる開発環境も提供していますから、モバイルの課題も容易に解決可能です。そのほか、プロセスの管理を併せて行うことで、各社員のパフォーマンスもきちんと把握できるようになり、個々の仕事にどのくらいの時間をかけているのかも見えてくるというメリットもあります。これは決して監視という意味合いだけではなく、むしろ、「どの部分に人が足りないのか」「どのプロセスにボトルネックが生じているのか」を確認した上で、管理者がプロセスを見直したり、人員の配分を行うことができるという点で非常に有用だと言えるのではないでしょうか。


●ありがとうございました。


取材協力

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米国オラクル・コーポレーションの日本法人として1985年に設立。国内を拠点とした情報システム構築のためのソフトウェア/ハードウェア製品、ソリューション、コンサルティング、サポートサービス、教育の事業などを展開している。


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