メール誤送信防止システムの導入状況(2014年)

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導入率から使い勝手まで! IT担当者300人に聞きました

メール誤送信防止システムの導入状況(2014年)

2014/10/07


 キーマンズネットでは、2014年7月9日〜2014年7月22日にかけて「メール誤送信防止システムの導入状況」に関するアンケートを実施した(有効回答数:342)。回答者の顔ぶれは、情報システム部門が全体の39.8%、一般部門が60.2%という構成比であった。
 今回お聞きしたのは、メール誤送信防止システムの「導入状況」「導入きっかけ」「重視ポイント」「満足度」「導入しない理由」など、メール誤送信防止システムの導入状況を把握するための質問。その結果、全体の導入率は25.5%で、導入している企業の87.9%は満足していることが明らかになった。なお、グラフ内で使用している合計値と合計欄の値が丸め誤差により一致しない場合があるので、事前にご了承いただきたい。

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1

メール誤送信防止システムの導入率は25.5%…3年間で約2倍に増加

 最初に「メール誤送信防止システムの導入状況」について尋ねた(図1)。「既に導入済みである(追加・リプレイスなし)」が24.0%、「既に導入済みである(追加・リプレイスあり)」が1.5%、「導入を検討している」が7.9%、「必要性を感じるが導入は検討しない」が44.2%、「必要性を感じない」が22.5%と続き、まとめると、全体では25.5%が導入済み、9.4%が検討中という結果となった。また、「導入済み」の25.5%を従業員規模別で見たところ、100名以下の中小企業で8.5%、101名〜1000名以下の中堅企業で18.7%、1001名以上の大企業で41.6%と、従業員規模が大きくなるにつれて導入済みの割合が大きくなる傾向にあり、100名以下の中小企業と1001名以上の大企業では5倍近くの開きが出た。ちなみに前回2011年の調査では、全体では12.9%が導入済みという結果であったことから、3年間で導入済みの割合が2倍近くまで増加している実態が分かった。

図1 導入状況

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図1 導入状況

 また、メール誤送信防止システムを導入済みと回答した方に「導入タイプ」を尋ねたところ、1位は「ソフトウェア(クライアント型)」で46.9%、2位は「ソフトウェア(ゲートウェイ型)」で25.9%、3位は「クラウド」で13.6%という結果となった。前回の2011年の調査では、1位は「ソフトウェア(ゲートウェイ型)」で42.3%、2位は「ソフトウェア(クライアント型)」で40.2%、3位は「クラウド」で6.2%であったことから、伸び率で見ると「クラウド」を選択する割合が増加している傾向が見てとれる。近年、ASPやSaaS型のメール誤送信防止システムが数多く登場していることから低コストでの導入が可能になり、導入が加速したものと考えられる。

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2

約3割が「メール誤送信の経験あり」と回答、中小企業においては4割超え

 続いて、メール誤送信防止システムを導入済みと回答した方に「導入したきっかけ」を尋ねた(図2)。その結果、1位は「情報漏洩対策」で68.9%、2位は「内部統制(コンプライアンス対策)」で47.3%、3位は「自社でメール誤送信があったため」で40.5%、4位は「他社のメール誤送信による事故を知ったため」で14.9%となった。情報漏洩対策はもちろんのこと、実際に自社での誤送信がきっかけで導入した企業が4割を超えた。また、度々ニュースなどで騒がれることのある、情報漏洩にともなう損害賠償の問題や業務の混乱、あるいは信頼の失墜といった他社のケースを知り、未然に防止する手立てとして導入を検討するケースもあるようだ。

 ちなみに、アンケート回答者全員に対し「業務上でのメール誤送信の経験」について尋ねたところ、全体で「ある」は30.9%、「ない」は69.1%という回答を得た。企業規模別に見ると、100名以下の中小企業の「業務上でのメール誤送信の経験」が一番多く、41.2%という結果であった。

 更に、「業務上でのメール誤送信の経験」が「ある」と回答した方に対して「メール誤送信をしてしまった後、どのような対応をとったか」について尋ねた。その結果、「報告はしなかった」が54.0%、「管理者もしくは上長に報告した」が46.0%となっており、表沙汰にならないメール誤送信インシデントも多くあるようだ。

図2 導入きっかけ(導入済み)

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3

「導入・運用コスト」を逆転!約7割の企業が「安定性、可用性」を重視

 次に、メール誤送信防止システムを導入済みと回答した方に「導入時に重視したポイント」について尋ねた(図3)。1位は「安定性、可用性」で69.8%、2位は「導入・運用コスト」で66.7%、3位は「導入が容易」で47.6%、4位は「操作性の良さ」で39.7%、5位は「運用(設定)の柔軟性」で30.2%という結果となった。「最も重視する項目」を見ると、1位に変動はなかったが、2位が「導入が容易」で22.2%、3位は「導入・運用コスト」で15.9%、4位は「操作性の良さ」で11.1%、同率5位は「運用(設定)の柔軟性」「他システムとの連携」で3.2%という結果であった。ちなみに、前回の2011年の調査では「導入時に重視したポイント」「最も重視する項目」ともに1位が「導入・運用コスト」であったのに対し、今回の調査で「安定性、可用性」が「導入・運用コスト」を上回る結果となった。その背景としては、メールによる情報漏洩は怖いが、対外的なコミュニケーションインフラを止めるわけにはいかず、より安定して動くことが求められるようになったということが考えられる。

 続いて、メール誤送信防止システムを導入済みと回答した方に「必要な機能」を聞いたところ、1位は「送信メールの一時保留」で49.3%、2位は「添付ファイルのZIP暗号化」で37.3%、3位は「上長承認」で32.0%、4位は「送信メールのキャンセル」で28.0%、5位は「送信対象の制限」で26.7%という結果となった。

図3 重視ポイント(導入済み)

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