降格、更迭、諭旨免職…事例に学ぶメール誤送信防止ツール

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降格、更迭、諭旨免職…事例に学ぶメール誤送信防止ツール

2014/10/20

 メール誤送信は情報漏洩の原因の多くを占めており、不適切なメール運用によって個人情報が漏洩する事件は毎日のように発生している。JNSA(日本ネットワークセキュリティ協会)の2011年調査報告によると、電子メールからの個人情報漏洩の年間発生確率はなんと11.8%となっており、PC(2.6%)やUSBメモリ(2.4%)、SNS(3.3%)、携帯電話(2.6%)の場合と比べると4〜5倍の確率。情報漏洩を防止するためにも、メール誤送信を防ぐ仕組みが求められている。そこで今回は、起こりがちなメール誤送信ケースをカギに、メール誤送信防止ツールがどのように誤送信を防止するのかを紹介していこう。

メール誤送信

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1事例から学ぶ!メール誤送信防止ツール運用の勘所

1-1メール誤送信防止ツールとは

 メール誤送信防止ツールは、メール送信時の「ウッカリ」ミスを防ぐためのツールだ。詳細は前回特集などを参照していただきたいが、主な機能は次の3つだ。

メール誤送信防止ツールの主な機能

メールの一時保留機能

ToやCc欄の多数アドレスの自動Bcc変換機能

添付ファイルの自動暗号化機能

 これら機能はほとんどのメール誤送信防止ツールが備えている。他にも、送信メールを上長に承認してもらうワークフローとなる「上長承認機能」、メール中にあらかじめ設定したキーワードがあればBccに上長のアドレスを追加する「Bccへの上長アドレス追加機能」、機密情報であるか否かを文字から判別して確認を求める簡易的な「コンテンツフィルタリング機能」、添付ファイルをメールから切り離し、オンラインストレージからダウンロード可能にする「Webダウンロード機能」などを備えるツールもある。

図1 メール誤送信防止ツールの基本画面の例
図1 メール誤送信防止ツールの基本画面の例
資料提供:オレンジソフト

 ツールの導入/運用形態としては次の6つがある。

メール誤送信防止ツールの運用形態

クライアント導入タイプ(ソフトウェア)

メールソフト(Outlook)アドオンタイプ(ソフトウェア)

サーバ導入タイプ(ソフトウェア)

アプライアンスタイプ(アプライアンス)

SaaSタイプ(サーバ導入タイプとほぼ同様の機能をクラウドサービスとして提供)

クラウドメール連携タイプ(クラウドメールサービスと連携するクラウドサービス)

 クラウドメール連携タイプは比較的新しく、図2に見るような流れでサービスが提供されている。Google AppsやOffice 365対象に提供されている場合が多い。ログイン操作が一度で済むよう、シングルサインオン機能が提供されているものもある。

図2 クラウドメール連携タイプの運用イメージ
図2 クラウドメール連携タイプの運用イメージ
資料提供:ソースポッド

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