オフィスの省スペース化で働きやすい環境に

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オフィスの断捨離!省スペース化で働きやすい環境に

2014/12/25


12月といえば大掃除。江戸時代は「煤払い」といい、1年のうちにたまった煤や埃を落とすことが、新年を迎えるための重要な行事だった。現代のオフィスでも、たまった文書やネットワーク配線、ビジネス機器などを見直してみると、働きやすさがぐっと上がるかもしれない。

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解決策1

複合機やECMでペーパーレス化を進める

 オフィスで意外と場所を取っているのが、長年ため込んできた紙の文書だ。これらをデータ化すれば、保管場所を大幅に減らしてオフィスをスリムにできるだろう。
 そのために役立つのが、最新の複合機だ。複合機とは、コピー・印刷・スキャン・FAXといった機能を1つにまとめた機器のこと。大量の文書を連続スキャンし、自動的にPDFに変換すれば、手間なくペーパーレス化を進めることができる。最新機種の中には、スキャンした文字・画像を認識してWordやExcelといった形式に変換してくれるものもある。こうすれば、既存の文書を加工・修正して活用することが容易だ。更に、クラウドサービスと連携させて文書を社内共有する、受信したFAXをデータ化して外出先のスマートフォンに送るなども可能になる。
 更にペーパーレス化を進めたい場合は、企業が扱うあらゆるデータを統合的に管理するプラットフォームである「ECM」(Enterprise Content Management:統合コンテンツ管理)の導入が効果的だ。また、請求書や納品書のペーパーレス化には、電子帳票システムが有効だろう。

クラウドサービスと連携した複合機の一例
クラウドサービスと連携した複合機の一例
図中のWorking Folderはクラウドサービスの名称
富士ゼロックス提供の資料を参考に作成

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