月200人の面接予約…管理の手間を一気に削減

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月200人の面接予約…管理の手間と入力ミスを一気に削減

2014/09/01


 飲食店、学習塾、セミナーなどを主催する会社といった業態では、顧客からの予約をきちんと管理する仕組みが欠かせない。規模が小さい会社なら、紙のスケジュール表などでも対応できるだろう。しかし、予約の人数が多かったり、予約時間の変更が頻繁に行われたりするようなケースでは、IT化する方がずっと効率が上がるものだ。
 今回紹介するのは、求職者向け説明会のために「予約システム」を導入した人材系企業。予約管理がずっと楽になり、さらに、思わぬ副産物も得られたという。

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導入企業プロフィール

株式会社ビースタイル
従業員数/170人(パート含む。2014年7月現在)
売上高/43億円(2014年6月期)
事業内容/主婦や若年層対象の人材事業など
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導入製品・ソリューション

予約システム「ダイレクトリザーブ」
TECHSTAN
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課題 導入システム 効果

「説明会」の予約を、アクセスと共有カレンダーを併用して管理。ミスが起きやすく、手間もかかっていた。

予約システム「ダイレクトリザーブ」を導入し、二重管理を解消。

予約管理の手間が大幅に削減できた。さらに、紙の資料を探す手間が削減できた、応募者の利便性が高まったなどのメリットもあった。


1

「説明会の予約管理」にかかる手間を減らしたかった

■アクセスと共有カレンダーと併用して予約を管理

 株式会社ビースタイルは、求人媒体や、人材派遣・紹介事業などを手がけている企業。時代の変化によって働き方も変わっている現状に合わせ、「多くの人々が『当たり前に』働き続けられる・再チャレンジできる仕組みを作る」ことを目指している。その一つが、若手社会人向けインターンシップ事業「Re・ING」。これは、「実力ある人材が欲しいけれど、いきなり正社員として採用するのはリスクがある」と考える企業と、「自分に合った職種・企業かどうか見極めてから正社員として入社したい」と考える若手社会人を、人材派遣という仕組みを活用して引き合わせるものだ。
 「Re・ING」事業では、専用サイトからインターンシップ希望者の応募を受け付けている。システム導入前の業務は、下図のように進められていた。

システム導入前の業務の流れ
システム導入前の業務の流れ

 応募者がサイト上で登録した情報は、データベースソフトの「アクセス」を使って管理。また、応募者と面接する社内スタッフの空き時間は、「共有カレンダー」に記録しておく仕組みだった。そこで、採用担当者はアクセス上で応募者の情報をチェック。条件の合った人に電話を入れ、共有カレンダーを見ながら説明会の日程を調整するというやり方だった。
 応募者の人数が少なければ、このやり方でも問題はなかった。しかし、事業の拡大につれ、徐々に不安が大きくなっていったという。現在、毎月の面接者数は200人程度。これがさらに増えたとき、果たして対応できるかどうか、疑問がわき上がっていたのだ。

担当者のナマ声:予約システムを導入すれば人為ミスも防ぎやすいと期待

 「時には、応募者の都合などで説明会の予約時間が変わることもあります。そうした場合、以前は電話で連絡を受けた人が、共有カレンダー上で予約情報を変更。さらに、アクセスに記録していた予約日時も変更しなければなりませんでした。二重管理になっていたため、余計な手間がかかりましたし、入力ミスや入力漏れを起こして『あれ、本当の予約時間はいつだったっけ?』と混乱する危険性も高かったのです。応募者が少ないうちは何とか対応できていましたが、今後、事業規模が大きくなったときに大丈夫かという不安がありましたね。

美容院やクリニックなどで『予約システム』が使われていることは、以前から知っていました。こうした仕組みを利用すれば、人為的ミスが起こる危険性も、応募者からの予約変更電話に対応する手間も減らすことが可能だと考えたのです。さらに、説明会の予約と一緒に応募者の職務経歴書を集められる仕組みを作ることができれば、もっと業務は楽になります。そこで、上司と、当社のIT担当者である美甘(みかも)を巻き込み、予約システムを導入して効率化を図ろうと持ちかけました」(株式会社ビースタイル Re・ING募集企画ユニットマネージャー 片倉修也氏)

リーダーとして導入を主導した片倉氏
リーダーとして導入を主導した片倉氏

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