グループウェアで報告書の作成・提出がラクに

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グループウェア導入で報告書の作成・提出がずっとラクに

2014/07/17


 報告書を作るとき、あなたはどんなやり方で進めるだろうか? 一般には、「報告書のテンプレートを入手→誰かが書いた『お手本』を参考にしながら、報告書を完成→メールを使って上司に提出」という手順を踏む人が多いはずだ。ここで面倒なのが、テンプレートや「お手本」を手に入れること。同僚や総務担当者などに、「あの報告書のテンプレート、どこにあるか知らない?」などと聞いたことのある人は、意外と少なくないのではないか。
 今回取り上げるのは、小売店などの「陳列代行(棚替え)」を手がける企業。それまではメールでやりとりしていた報告書を、グループウェア上でやりとりする仕組みに変えた。その結果、従業員の働き方はどう変わったか。また、企業側にはどんなメリットがあったのだろうか。

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導入企業プロフィール

株式会社プリズム・ジャパン
従業員数/社員60人(うち正社員45人)
売上高/10億円 2014年3月期
事業内容/小売店等の陳列作業代行、売場作り
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導入製品・ソリューション

グループウェア「desknet’s NEO」
ネオジャパン
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課題 導入システム 効果

報告書をメールで提出する仕組みに不便さを感じていた。また、トラブルなどの情報共有も不十分だった。

「desknet’s NEO」の「ワークフロー機能」を使い、報告書の提出や各種申請作業をグループウェア上で行えるようにした。

報告書の作成・提出がグッとラクになった!さらに、社内の情報共有も進んで業務効率がアップした。


1

報告書をメールで送るやり方に不便を感じていた

■社員が全国を飛び回り、出張先から報告書を出すスタイル

 株式会社プリズム・ジャパンは、店舗の商品陳列・改装・新店オープン作業などを請け負う企業だ。千葉県千葉市の本社のほか、大阪府堺市にも拠点を開設。さらに、札幌・盛岡・高松・松山・北九州市にもフランチャイズを展開しており、日本全国でのべ5万店以上を手がけた実績がある。
 同社のビジネスは、取引先の店舗にチームを派遣し、棚替え作業を行うスタイルだ。現場でアルバイターを指揮する社員は、出張が続いて会社に戻らないことも少なくない。そこで、仕事にまつわる報告書はメールを使って本社に送られていたが、このやり方では情報共有がしにくい。現場の社員から送られた報告書が直属上司のところで止まってしまい、管理部門まで届かないケースがあったからだ。また、社員側の使い勝手もよくなかった。報告書の元となるテンプレートは社内サーバに保存されていたが、セキュリティを厳重にしていたため、出張先からアクセスできずに困ったケースもあったという。
 そのため、報告書の提出作業を効率化し、かつ情報共有をしやすくするため、グループウェアを導入しようという機運が高まっていたという。

コラム:出張先から社内サーバにアクセスする際に障害が起きたことも

 「私はマネジャー職を兼ねているため本社に出る日も多いのですが、それでも月の半分は取引先の店舗に直行直帰します。そのため、以前は出張先のホテルから、メールで報告書を送ることが多かったですね。
 報告書のテンプレートは、社内サーバに保存されています。ところが、当社のサーバはセキュリティが厳重。そこで、ホテルの通信環境によってはアクセスできないケースがあったのです。容量が大きなテンプレートをダウンロードするのに、時間がかかりすぎる点も困っていました。そこで私は、よく使うテンプレートをノートパソコンに保存して使っていました。

佐々木氏
佐々木氏
現場の指揮を執るため、出張が多いという


ところが、いつの間にかサーバ上のテンプレートが更新され、手元のファイルが古くなっていたことに気づかないまま報告書作りをしていたこともありますね。何かと不便だなあと、当時は感じていました」(株式会社プリズム・ジャパン リテイルサポート・マネジャー 佐々木良多氏)
 「会社側でも、メールで報告書を送る仕組みには物足りなさがありました。一番の難点は、メールが送信者と直属上司だけのやりとりで終わってしまうことでしたね。
 現場で起きたトラブルを報告する『事故報告書』などは、全社で情報共有する方がいい。そうすれば、他の現場で似通ったトラブルが起きるのを防げますから。そこで、グループウェアを導入し、全員が同じ報告書を読める仕組みを作れないかと考えていたのです」(管理本部 マネジャー 亀岡孝幸氏)


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