ワークスタイル変革の定着には仕掛けが必要

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アナタに代わって聞いてきました!ザ・キーマンインタビュー

ワークスタイル変革の定着には“仕掛け”が必要

2014/09/18

ワークスタイル変革では、従来のメールや電話などに加えて、ビデオ会議などのビジュアル・コミュニケーションの日常的な活用なども検討すべきだが、どのような使い方が最も効果的と言えるのだろうか。更に、単に導入を図るだけではなく、社員に対して積極的な利用を促すためには、どんな働きかけが必要なのか?

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トロシステムズ株式会社:吉田 順一 氏

代表取締役
吉田 順一 氏

自ら「ワークスタイル変革」を実践し、その体験を顧客企業にも届けたい

Question

貴社Webサイトなどを拝見すると、ワークスタイル変革に関連したサービスなどを前面に出されているようですが、やはりニーズの高まりを感じていることの表れなのでしょうか?

Answer

トロシステムズ株式会社:吉田 順一 氏

弊社は、ネットワークのサービスを提供する企業として、設計・構築から保守に至るまで幅広いサービスを提供してきました。そして現在では、特にビデオ会議システムやユニファイド・コミュニケーションなどに注力していますが、単にこうした製品やサービスだけを提供するのではなく、お客様の「やりたいこと」を実現していくかたちで、ビジネスを支援したいと考えています。実際、お客様からの引き合いも、従来は“もの”ベースといいますか、「こういう製品(サービス)がほしい」というお問い合わせが多かったのですが、最近ではニーズベースの案件が中心になりつつあります。

また、一中小企業として様々な製品やサービスを自ら使用し、試行錯誤を繰り返した上で、「どうやったらITの活用で企業が成長するか?」という実体験や成果を生の声としてお客様に届けることにも取り組んでいます。そうした中で、柱となるテーマとなっているのが、「ワークスタイル変革」というわけです。特に、働き方においては、業界でもパイオニア的な存在として常に新しいことにチャレンジしていると自負していますし、オフィスでの新しい働き方、在宅勤務、モバイルワークに関しては、どこよりも新しく、どこよりも楽しい環境を提供するのが私たちの使命だと思っています。

Question

実際に顧客企業から引き合いを受けたり、提案を行う中で、現在、日本企業におけるワークスタイル変革はどのような段階にあると感じていますでしょうか?

Answer

震災の影響などもあって、少し前まではBCP対策としての検討が中心だったと感じますが、最近では、柔軟な働き方を取り入れることで、雇用を確保することや、労働環境を整えようといった「企業にとってプラスになる」ことを期待して、ワークスタイル変革をご検討いただくケースが多くなっています。また、システム環境の面でも、メールシステムやグループウェアなどでパブリッククラウドの利用が拡大している影響で、それらをうまく切り口にすれば、“今よりはもう少し自由に働ける環境”なら、比較的容易に構築できそうだと考えている企業も少なくないという印象を受けます。

ウェブ会議・ビデオ会議なども同様の流れで、クラウド型で容易に導入が可能になっていますから、今までのようなウェブ会議・ビデオ会議、イコール遠隔会議や社内ミーティングといった使い方だけではなく、「もう少しカジュアルに使っていいのではないか」「従来のメールベースのコミュニケーションにプラスアルファできるツールとして活用したい」といった認識も浸透しつつあると感じます。実際、ワークスタイル変革に使いたいというお客様からの引き合いも増えております。日常的な在宅ワークやモバイルワークでのビデオ会議の利用などにとどまらず、例えば、開始時間に間に合わない、予定が合わないなどの理由で実際の会議に参加できない社員が、移動中の電車でウェブ会議へテキストベースで参加するといった一時的な措置として使えるように導入しておきたいという案件も出てきています。


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ビジュアル・コミュニケーションで「社外とのつながり」を密接に

Question

貴社では自ら様々な製品やサービスを使用されて効果を試されているというお話がありましたが、例えば、会議以外でのビジュアル・コミュニケーションの利用に関しては、具体的にどのような場面が適していると感じますか?

Answer

トロシステムズ株式会社:吉田 順一 氏

利用頻度としては、先ほどお話したような、在宅ワークでの利用、あるいは社内での連絡用途などが多くなると思いますが、もう少し発展的な使い方としては、「社外とつながる」ということが非常に大きなポイントになるかと思います。もちろん、新規のクライアントなどといきなりビジュアル・コミュニケーションでつながっていこうというのは難しいのですが、そうではなく、例えば弊社であれば、シスコシステムズさんなどの製品仕入れ先、あるいは非常に懇意にしていただいており、毎日のようにやりとりがあるお客様とのつながりにおいて、重要な役割を担っています。

そうした社外の方々とは、打ち合わせや調整事項も非常に多くなりますから、往復に要する時間や、日程調整の難しさといった点を鑑みれば、どうしても効率化していかなければなりません。特にシスコシステムズさんとは既にこうしたビジュアル・コミュニケーションを用いたやりとりを何年も継続して行っていますが、納入案件などの日常的な情報共有はもちろん、技術的な相談などが生じたら、すぐにつないで始められるという点でも非常に便利だと感じています。

また、今後重要になっていくと思われるポイントとしては「マルチデバイス」が挙げられるでしょう。従来はビジネスにおけるビジュアル・コミュニケーションと言えば、会議室と会議室、ビデオ会議システムとビデオ会議システムとの接続が主体になっていたわけですが、現在は会議室とモバイル、つまり、スマートフォンやタブレット端末からのビデオ会議への参加も容易になっています。このように、最近ではビデオ会議もデバイスを選ばず、どんなデバイス・場所からでも利用可能になっており、これをいかに効果的に活用するかという取り組みが今後のトレンドであり、それ自体がワークスタイル変革につながる1つの原動力にもなるのではないかと考えています。


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“すれ違いのコミュニケーション”が生じるような仕掛けを

Question

そのほかに、貴社で実践されているワークスタイル変革における独自の取り組みなどはありますでしょうか?

Answer

トロシステムズ株式会社:吉田 順一 氏

当初は「週1回は在宅勤務にしましょう」といった、いわば制度的な運用を行っていたのですが、やはり、「社員1人ひとりが自分で働き方を考えて、変えていく」という方向にしなければ、企業文化として定着するような状態には行き着かないと感じています。したがって、成果主義的な方向に社員が意識を向けられるような組織作りを考えながら取り組んできたというわけです。では、そのような組織を作るにはどんな仕掛けが必要かという話なのですが、ただ単にユニファイド・コミュニケーションなどを導入しても、当然ながら、社員が使ってくれなければ機能を果たしません。そうしたシステムの基盤があった上で、いろいろとシンプルな仕掛けを絡み合わせることで、何とか意識を変えようと取り組んできました。

シンプルな仕掛けの一例としては、勤怠管理をリアルタイム化し、入力状況をスマートデバイスやPCを使って誰もが見られるというツールを導入したことが挙げられます。このツールは、自身の打刻や、常に全社員がお互いに勤怠状況を可視化できるだけではなく、社員の投稿にコメントを入力することが可能です。始業・終業時の勤怠打刻によって、毎日必ず2回は入力することになりますので、社員は必然的に自分の予定や報告を発信し、反対にほかのメンバーの状況を知ることができます。加えて投稿に対して“いいね”ボタンを押したり、コメントを書き込んだりすることで、社員どうしがコミュニケーションをとるきっかけとなっています。

コミュニケーションポータルや高機能な企業SNSを導入しても、徐々に社員が使わなくなったというケースを耳にすることもありますが、どうすれば最も社員が積極的に参加してくれるかを検討した結果、弊社では勤怠管理に混ぜてしまうのが一番良いのではないかと判断しました。このツールは日々の報告以外にも、例えば、私が経営者として今考えていること、会社の目指すべき方向といったメッセージを発信する場として、大いに活用しています。

弊社の場合はこの勤怠ツールが仕掛けだったということになりますが、お客様に対して提案する際にも、ワークスタイル変革を進めるのであれば、何でもいいので、とにかくシンプルな仕掛けを作って活性化させましょうというお話をさせていただいています。経営者の方々からすれば、必要なシステムを導入したのだから、道具を与えたのだから、あとは社員が積極的に使いこなしてほしいと考えがちかもしれませんが、やはり、何かしらのきっかけがないと定着しないのではないでしょうか。コミュニケーション1つとっても、従来の常にオフィスにいるような働き方であれば、放っておいても目が合えばお互いに話をするという状況だったかもしれません。しかし、離れた場所にいる場合には、能動的な仕掛けを施さないと、そうした接点はなかなか持てません。ただ、現実の空間は共有していなくても、オンライン上ではつながっているわけですから、そこで現実世界のような“すれ違いのコミュニケーション”が生じるように、仕掛けてあげればいいのではないかと思います。


●ありがとうございました。


取材協力

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中堅・中小企業に特化したネットワークインテグレータとして、ビデオ会議システムやユニファイド・コミュニケーションなどをはじめとする、様々なサービスを提供。現在では「ワークスタイル改革」に注力し、ワークライフバランスを考慮した「働き方を変えるネットワーク」をデザインできる会社として、自社内のワークスタイルの改革から取り組みつつ、顧客企業にノウハウを提供できるような体制を整えている。


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