シャドウIT撲滅の決め手!?企業向けオンラインストレージ

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シャドウIT撲滅の決め手!?企業向けオンラインストレージ

2014/07/22

 今や誰でも気軽に利用するようになったコンシューマ向けオンラインストレージサービス。しかし企業が管理しないまま業務に利用されると大問題に。そんな「シャドウIT」を撲滅する秘訣は、「もっと使いやすくて安心・安全」な企業向けオンラインストレージサービスを従業員に提供することだ。コンシューマ向けサービスが企業向けメニューを新設・拡大しているなか、最初から企業用途に特化したサービスや製品も見逃せない。今回は「業者が提供するストレージを借りて使う」タイプのオンラインストレージに注目し、企業用途にどう生かせるのかを考えてみる。

オンラインストレージ

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1企業向けオンラインストレージ活用事例とメリット

1-1「オンラインストレージ」のタイプと活用メリット

 オンラインストレージには「サービス」「ソフトウェア」「アプライアンス」の3タイプがある。「ソフトウェア」と「アプライアンス」タイプは自社構築用で、「サービス」タイプはインターネットを利用するクラウドサービス(SaaS)として提供されている。
 もともと国内では古くから企業向けの大容量ファイル転送サービスが利用されてきたが、コンシューマ向けで発達したクラウド型オンラインストレージの機能とが結びつき、現在の企業向けオンラインストレージが形づくられている。一方、グローバルサービスであるDropboxやEvernote、Boxなどが企業向け有償メニューを加え、本格的な競合が始まろうとしている。
 なおオンラインストレージの基本機能は過去の特集が、セキュリティの考え方については「セキュリティ強化塾」の関連記事(セキュリティ情報局への登録が必要)が参考になる。
 ここでは導入事例を通して活用メリットを見てみよう。

■活用メリット1:大容量ファイルの安全で簡便な転送が実現

【総合商社事例】
 プラント系ビジネスで必要な大量の設計図や写真、CADデータを客先と共有する場合にフォルダやファイル単位で大容量データを分割することなく一度に渡すことができる。メール容量制限が問題にならず、客先で必要なデータだけが利用できるので回線事情の良くない国でも効率的。操作が簡便で業務効率の改善効果も実感している。

図1 大容量ファイル転送イメージ
図1 大容量ファイル転送イメージ
メール画面からオンラインストレージコンテンツのリンクを利用するイメージ
資料提供:トライポッドワークス

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■活用メリット2:海外などとの機密データのやり取りが安全に

【製薬業事例】
 
従業員約5000名で創薬関係の機密データのやりとりに利用。海外パートナーとの協業ケースも多く、多国語対応でセキュリティと利便性が確保される方法を模索し、クラウドサービスを選択。自社構築システムの管理負荷を軽減し、安全な研究・開発体制が整備できた。タブレットからの利用も増加中。

図2 ファイル共有機能の利用イメージ
図2 ファイル共有機能の利用イメージ
資料提供:日本ワムネット

■活用メリット3:商品データの全国店舗共有でコスト大幅削減、印刷データの授受にも

【卸・小売業事例】
 取扱商品の画像データ(600MB)を全国200の店舗にCDで送付していたが、その配布効率が課題に。チラシ作成業者との間での大容量データ授受も問題視されていたが、オンラインストレージによりデータ配布は大幅に効率化、印刷データのやり取りがデータサイズと営業時間を気にせずに行えるようになり、高い投資効果を実感している。

■活用メリット4:利用権限の細かい管理で顧客サービスが高度化

【社会保険・生損保サービス業事例】
 給与・人事データなど機密に関わる書類を安全・効率的にやり取りするために早くからオンラインストレージを利用していたが、顧客ごとのサブフォルダ作成やアカウント追加に手間がかかり迅速な対応に課題が。新サービスへのリプレースで送付先の職位による閲覧可能レベルに合わせた共有フォルダ作成やID/パスワード発行の合理化により顧客サービスが迅速化した。

■活用メリット5:「ログ」管理機能により内部統制に貢献

化学品製造業事例
 内部統制の見直しを行ったところUSBメモリの紛失への対応が問題に。無償サービス利用では万一の問題発生時にログがとれないことに不安があったが、ログ管理機能があるクラウドサービスによりグループ共通のセキュリティポリシーを順守した情報授受が利便性高く実現。

■活用メリット6:Active Directory連携機能によりID増加による運用管理負荷軽減

【SI業事例】
 サポート部門でログやパッチファイルのファイル共有を自社のWebサーバーで行っていたが容量とセキュリティ面が課題に。社内ではSaaSを希望する声が多く、試用したところ操作性が高評価、誤送信防止やダウンロードの期限設定による安全性も確認。導入後、社員の半数以上が日常業務で使用するようになったがActive Directoryに対応しているため運用管理が簡素化している。

コラム:コンシューマ向けサービスの「シャドウIT」化を阻止するには?

 コンシューマ向け無償サービスの企業内利用が情報漏洩リスクを高めている。業務効率に貢献してもいるのだが、一方で甘いパスワード管理による情報漏洩リスクや、機密データのポリシー外利用のリスクを増やしてしまう。禁止してもこっそり利用されるサービスはIT管理者が把握しにくいことから「シャドウIT」とも呼ばれて問題化している。これを無くすには、同程度以上の利便性をもちながら、セキュリティ機能に優れた企業向けオンラインストレージを会社側で用意し、それ以外を禁止するのが得策だ。操作性・利便性が同程度なら、あえてポリシー違反を犯す必然性がなくなる。


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