突発的に発生する業務を効率的に回したい

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突発的に発生する業務を効率的に回したい

2014/09/18


 日頃のルーティン業務の中に突然放り込まれる「突発的業務」は避けることができない。往々にして厄介な仕事ではあろうが、少しも突発的な業務が生じないビジネスは停滞していると言ってよい。どんな突発的な出来事であろうと、ルーティン業務との折り合いをつけながらこなしていくことで、次のビジネスを開拓するカギになることがしばしばあるのだ。今回は、おざなりにできない突発的に発生する業務を上手にさばくための解決策を考えてみよう。

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解決策1

コミュニケーションをスムーズにするSaaSを利用しよう

 仕事を効率的にさばくために重要なのはコミュニケーションであることは言うまでもない。短期間に仕上げる仕事であればあるほど、会議や打ち合わせ、進捗確認などに費やす時間は正味の仕事時間よりも多くなることがむしろ普通だ。しかも、突発的に生じる業務の多くは、通常の指揮命令系統やチームの枠から外れた「横から割り込む」仕事であることも多い。ルーティンの仕事なら社内メールや掲示板、SNSで事足りるコミュニケーション手段も、他チーム、他部署、時には社外のパートナーとのやり取りを必要とするとなると、別の手段を考える必要が出てくる。既存のコミュニケーション手段も生かしながら、さらに円滑なコミュニケーションを図るとき、SaaS型のコミュニケーションツールの利用は好適な方法だ。
 グループウェアはメール機能、ファイル共有機能、掲示板機能、SNS機能、スケジュール管理機能など、グループ間で必要なコミュニケーション機能を豊富にとり揃えており、SaaSなら月間の利用料が1人あたり数百円で済む場合もあって導入しやすく、標準的な設定で利用するなら手間もかからない。PCばかりでなくスマートフォンやタブレット、携帯電話でも十分に利用できるサービスが多いので、利用場所も問わずにいつでも連絡がとれ、簡単な打ち合わせならメールや掲示板、SNSでほとんどリアルタイムに行える。またスケジュール管理機能を利用して、関係者が集まる会議の開催・招集もしやすくなり、上手く使えば進捗管理も可能になる。

SaaSタイプのグループウェアの一例
SaaSタイプのグループウェアの一例
資料提供:株式会社ソーシャルグループウェア

 フェイストゥフェイスでの頻繁な会議が必要なら、Web会議を利用する手もある。こちらもSaaS版があり、カメラやマイクを備えるPCならもちろん、スマートフォンやタブレットでも会議参加が可能になってきた。参加者全員に資料を表示することはもちろん、一時的な書き込みも行えるホワイトボード機能も利用できるので、実際に人が移動して集合する会議の頻度を少なくできる。
 さらにプロジェクトを円滑に進めるためにはプロジェクト管理ツールの利用がおススメだ。こちらはガントチャートによるきめ細かい進捗管理や予実管理、リソース管理が実行しやすいのが特長で、プロジェクトの可視化に重点が置かれているものの、メールや掲示板機能などコミュニケーション機能が充実したサービスもあり、コミュニケーションツールとしての利用価値も高くなっている。

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