紙ベースの勤怠管理やシフト管理からの脱却

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紙ベースの勤怠管理やシフト管理から脱却したい

2014/09/04


 タイムカードは導入しているものの、毎月の集計作業に数日かかるのが常、残業時間や休日出勤の現状がわからず、労働基準法に違反しても気づけない。人手不足の中、フレックス勤務や変形労働時間制、みなし労働時間制、在宅勤務などの勤務形態を採り入れて、新しい働き手を雇いたいのに管理負荷を考えると二の足を踏まざるを得ない。店舗従業員のシフト管理の複雑さに管理担当者が音を上げてしまう。長時間勤務によるメンタル悪化も防ぎたいのだが……。そんな勤怠管理の悩み解決に使えるツールとは?

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解決策1

総務部門の省力化・業務効率化には必須の勤怠管理ツール

 勤怠管理を効率化するためにまず考えるべきなのは労働時間の正確な把握と速やかな集計だ。そのためには勤怠情報の電子化が欠かせない。電子化の第一歩になるのは、古くから使われてきたタイムレコーダのリプレースだ。
 現在のほとんどのタイムレコーダは紙への打刻と同時に時刻を従業員情報と紐付けて記録、管理用のPCなどに送信する機能を持っている。これを導入し、同時に管理用PCには勤怠管理ツールを導入すれば、電子化は簡単に実現できる。勤怠管理ツールはタイムレコーダのベンダが販売している製品または他社製品でよい。時刻情報や授業員の識別情報だけなら他社製品でも対応は十分だ。
 必要な従業員情報入力や条件設定を行えば、従業員個人個人の時間内/時間外労働時間、休日出勤内容その他、給与計算に必要な複雑な条件でも計算・集計が自動化される。給与明細も印刷できれば管理用帳票も電子または紙で管理可能になる。従業員が慣れている従来からのタイムカード運用を少しも変更することなく、総務部門の労力をグッと減らすことにつながる。
 タイムレコーダが複数ある場合や、離れたフロア、遠距離の拠点の勤怠管理を本社で集中して行いたい場合でも、タイムレコーダがネットワーク対応になっていれば問題はない。社内のLANと遠隔拠点との通信用のWANがあれば、簡単に集中管理できる。
 さらに高度な従業員管理を実施したい場合にも、電子化されていればICカード社員証の利用やバイオメトリクス認証によるごまかしの効かない本人認証なども採り入れることが容易なため、ITシステムへのアクセス制御など他の目的での管理強化にも役立てることができよう。

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