効率的に時間を使う!社外からFAX文書を閲覧

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効率的に時間を使うため社外からFAX文書を閲覧したい

2014/07/17


 ビジネスの現場では、ペーパーレス化が進んでいる。しかし、発注書や見積書などをFAXでやりとりするケースは、今でも少なくない。外出中に送られてきたFAXを確認するため、わざわざオフィスに戻るのはいかにも効率が悪い。また、紙のままでFAX文書を管理するのは、意外に手間がかかる。そこでおすすめしたいのが、FAXを電子データとして扱い、外出先などで確認できるようにすることだ。クラウドやタブレット端末を活用してFAX文書を簡単に閲覧・管理できる、さまざまな商品が登場している。

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解決策1

インターネットFAXサービスで、どこでも受信可能に

 外出先でFAXを閲覧するのにもっとも手軽なのが、「インターネットFAXサービス」を利用することだ。これは、相手から送られたFAX文書をPDFなどに変換し、電子メールなどでタブレット端末などに届けてもらうサービス。反対に、外出先から文書などを相手先にFAX送信することもできる。メールを使って手軽にやりとりできる点が最大の長所だ。この方法は、既存のFAXやタブレットをそのまま利用できるため、初期投資が安く済ませられる点が魅力。メンバーごとに専用のFAX回線を割り当て、顧客からのFAX文書を直接担当者に届く仕組みも、比較的低コストで実現することが可能だ。なお、料金体系には、送受信枚数に応じて費用がかかるものと、月額定額制のものとがある。自社の状況に応じて選べば、コストダウンにつながるだろう。

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