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導入率から使い勝手まで! IT担当者300人に聞きました

グループウェアの導入状況(2014年)

2014/05/27


 キーマンズネットでは、2014年3月5日〜3月17日にかけて「グループウェアに関するアンケート」を実施した(有効回答数:376)。回答者の顔ぶれは、情報システム部門が全体の46.3%、一般部門が53.7%という構成比であった。今回お聞きしたのは、グループウェアの導入状況や満足度、重要だと思う機能など、企業でのグループウェア導入状況を把握するための質問。その結果、「スケジュール管理」がグループウェアで重要だと思う機能として多く挙げられ、これから導入を予定する方の中では「モバイルアクセス」に注目が集まっていることなどが明らかになった。なお、グラフ内で使用している合計値と合計欄の値が丸め誤差により一致しない場合があるので、事前にご了承いただきたい。

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1

大企業では84.9%、中小企業でもほぼ半数が導入・利用している実態が明らかに

 まず始めに、全体に対しグループウェアの導入状況を尋ねた。その結果、「既に導入済みである(追加・リプレイス検討なし)」が64.4%、「既に導入済みである(追加・リプレイスあり)」が10.4%、「新規で導入を検討している」が1.6%、「必要性を感じるが導入は検討しない」が12.2%、「必要性を感じない」が11.4%となった(図1)。追加・リプレイスの有無を除き、導入済みだけで見てみると実に全体の74.8%がグループウェアを導入済みという結果となった。同様にこれを従業員規模別に見てみると、100名以下の中小企業では47.6%、1001名以上の大企業に至っては84.9%が既に導入済みとなっていた。スケジュールや文書の共有、会議室予約など従業員の情報共有と業務効率化に大きく寄与するツールであるだけに従業員数が増えるほど導入率は高い。昨今ではクラウドサービス型のグループウェアが台頭してきたことで、かかるコストや利用のしやすさなど以前よりも手軽に利用できる環境が整っている状況にあり、中小企業でも47.6%とほぼ半数の割合で導入が進んでいることが明らかになった。

図1 導入状況

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2

「操作性」は満足も、「社外利用制限」や「他アプリとの連携不十分」に不満の声も

 続いて、導入済みと回答した方を対象にその「満足度」を尋ねたところ、全体で13.0%が「とても満足している」、59.1%が「まあ満足している」、21.0%が「やや不満がある」、6.9%が「とても不満がある」という結果となり、まとめると全体で「満足」と回答した割合は72.1%、「不満」は27.9%となった。
 「とても満足している」「まあ満足している」と回答した方のフリーコメントを見ると、「初心者でも操作が簡単で、使いやすい」「メール&掲示板が活用され情報共有に役立っている」といった声が挙がっており、誰にでも操作がしやすく積極的に活用されているため、情報共有に役立っているとの声が目立った。
 一方で不満な点としては、「海外との情報共有がしにくい、オフィス以外からのアクセスがしにくい」「未だにイントラネット上のシステムのため、外部からアクセスできない。全くBCPを考えていない」といった社外利用ができないことへの不満や、「専用クライアントであるためWebとの連携が弱い」「共有フォルダ、メールやスケジューラなどの連携などができていない(手間がかかる)ため、業務改善までは至っていないのが現状である」など、関連する他アプリケーションとの連携ができておらず、期待していたほどの業務効率化につながっていないことへの不満が挙げられていた。

図2 満足度

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3

重要機能は「スケジュール管理」が1位、導入予定では「モバイルアクセス」に注目

 次に、導入済みと導入予定者に対して「グループウェアで重要だと思う機能」について尋ねてみたところ、導入済みでは、1位「スケジュール管理」75.6%、2位「施設予約」62.4%、3位「電子メール」57.3%、4位「セキュリティ機能」55.6%、5位「掲示板」54.5%と続いた(図3-1)。一方、導入予定では、1位「スケジュール管理」76.3%、2位「セキュリティ機能」68.4%、3位「施設予約」63.2%、4位「文書管理(ファイル共有)」52.6%、5位「モバイルアクセス(携帯電話・モバイルPC・スマートフォン・タブレットPCなど)」50.0%と続く結果となった(図3-2)。
 ここで注目したいのは、「モバイルアクセス(携帯電話・モバイルPC・スマートフォン・タブレットPCなど)」機能についてだ。本項目は導入済みでは8位だったものの、導入予定では5位とランクアップしている。代わりに「電子メール」機能が、導入済みでは3位であったにも関わらず、導入予定では9位までランクを落としていた。
 前述した「不満点」にも外部アクセスができないことについて挙げられていたように、社外でもグループウェアにアクセスしてスケジュールや文書を共有し、営業力強化につなげていこうとするニーズは高く、スマートフォンやタブレット端末などスマートデバイスに対応したグループウェアが増えてきている。また、情報共有をより活性化させるための機能として「インスタントメッセージング」や「SNS」、「Web会議」などリアルタイムなレスポンスが期待できる新たなコミュニケーション機能も追加されてきている中で、グループウェアで行うコミュニケーション手段としての「電子メール」は相対的に価値が低下している様子が見て取れる。

図3 重要な機能

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