ワークフローツールの利用状況(2014年)

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導入率から使い勝手まで! IT担当者300人に聞きました

ワークフローツールの利用状況(2014年)

2014/04/22


 キーマンズネットでは、2014年2月12日〜2月27日にかけて「ワークフローツールに関するアンケート」を実施した(有効回答数:323)。回答者の顔ぶれは、情報システム部門が全体の46.1%、一般部門が53.9%という構成比であった。今回お聞きしたのは、ワークフローツールの導入状況や導入目的、満足度など、企業でのワークフローツール利用状況を把握するための質問。その結果、中小企業と大企業の間でツール利用率に大きな乖離があることや、ワークフローツール導入時に重視しているポイントなども明らかになった。なお、グラフ内で使用している合計値と合計欄の値が丸め誤差により一致しない場合があるので、事前にご了承いただきたい。

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1

中小企業では半数以上が「必要性を感じない」と回答、大企業との差が浮き彫りに

 まず始めに、全体に対しワークフローツールの利用状況を尋ねた。その結果、「既に導入済みである(追加・リプレイス検討なし)」が40.9%、「既に導入済みである(追加・リプレイスあり)」が5.3%、「新規で導入を検討している」が4.3%、「必要性を感じるが導入は検討しない」が18.6%、「必要性を感じない」が31.0%となった(図1)。これを従業員規模別に見てみると、100名以下の中小企業では導入済みが20.9%に留まっているのに対して1001名以上の大企業では54.8%が既に導入済みとなっていた。また「必要性を感じない」と回答した割合が中小企業では56.7%と半数以上を占めており、ワークフローツールが従業員数の少ない企業ではあまり必要とされていない現状が見て取れる結果となった。

図1 導入状況

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2

導入目的は「業務効率化」、経費精算や稟議書類、勤怠管理などに利用される傾向

 次にワークフローツールを導入済みと回答した方にその「目的」を聞いたところ、1位は「業務の効率化」と「文書の電子化(ペーパーレス化)」が同率で66.9%、3位「手続きの迅速化」45.1%、4位「紙文書の紛失・滞留の防止」29.6%、5位「作業証跡の保管」21.8%、6位「データの一元化」19.0%と続いた(図2-1)。主に上長や他部門に対して行われる稟議・申請手続きをシステム化することで申請作業の効率化を目指すのはワークフローツールの基本的な使い方として当然だが、一方で「作業証跡の保管」や「データの一元管理」など重要情報のセキュリティ強化の面でもメリットを感じて導入するケースも少なくないようだ。
 関連してワークフローツールを導入済みと回答した方を対象に「利用方法」を尋ねている(図2-2)。その結果、1位「経費・旅費精算管理」58.6%、2位「稟議書類管理」56.6%、3位「勤怠管理」49.0%、4位「報告書処理業務」31.7%、5位「人事業務」29.0%と続いた。企業ごとに運用が大きく異なる稟議申請や勤怠管理などの場合は、承認フローが複雑・煩雑になっているケースが少なくない。そのような時、これまでの運用を整理して効率的な申請業務設計を支援してくれるワークフローツールが活用されているようだ。

図2 導入目的(導入済み)・利用方法(導入済み)

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3

導入後の課題、「カスタマイズが容易でない」など環境変化へ対応の難しさが挙がる

 次に、ワークフローツールを導入済みと回答した方に対して「導入後に感じている課題」を尋ねてみた。その結果、1位「自社に合ったカスタマイズが容易でない」28.3%、2位「他製品へのリプレイスが容易でない」23.6%、3位「組織変更にともなう設定変更が容易でない」、「既存アプリケーションとの親和性が低い」が同率で22.0%、5位「スマートデバイスに対応していない」16.5%と続いた。
 ワークフローはそれぞれの組織の中で最適化された、独自のフォーマットに則った様々な書類や帳票を取り扱うことになるため、企業ごとに承認ルートは千差万別であり、関連システムへのデータの受け渡し方も企業によって様々だ。そのため、例えば人事異動や組織の統廃合が起きた場合でもその時々に最適化されたワークフローを設計しなければならず、カスタマイズが容易であることや既存アプリケーションとの親和性が高いことなどは非常に重要な点だと言える。そのような背景から多様な組織体制に対応できるよう多くのテンプレートを用意し、特別なカスタマイズを極力しないような設計をしているベンダも少なくない。また昨今ではオフィスに留まらずに社外からでも仕事ができる環境が整備されつつあり、スマートデバイスからの申請処理に対応していく必要性も出てくるだろう。ワークフローツールの検討時には活用イメージと将来の拡張性を鑑みた選定が重要だ。

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