製品の受発注から生産までの工程管理を行う

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製品の受発注から生産までの工程管理を正確に行いたい

2014/06/26


 受注から商品発送までをできるだけ速やかに行うことが競争優位に立つ1つの条件。しかし販売規模が大きくなり、購買/販売条件が複雑化してくると、手作業や表計算ソフトによる管理では作業負荷が増える一方で、ヒューマンエラーも起こりがち。規模に応じてその影響も大きくなる。加えて自社で商品生産を行う場合には、できるだけのリードタイム短縮、過剰在庫や在庫滞留の削減を図ることが求められ、全体的なコスト削減、短納期化が重要な課題になっている。管理の労力を削減しながらコスト削減・短納期化を品質を落とさずに実現するには、ITの力が必要だ。どんなITツールが使えるだろうか。

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解決策1

受発注を効率化する「販売管理」「受発注管理」システム

 「モノを売る」時の大まかな流れは、「注文受付」→「在庫問合せ」→在庫があれば「売上処理」→顧客別「売掛データ」保管→商品出荷→「請求処理」→「入金処理」→「売掛データ消込み」という形になるだろう。単純なようだが、多種の商品の一括受注でも商品ごとに入金時期が異なったり、一部が手形決済だったりと複雑な条件がからむと手作業や表計算ソフトではたちまち混乱してしまう。
 また在庫がない、あるいは受注量が適正在庫を上回るときには仕入れ先に発注することになる。この場合には、「不足する製品につき『発注処理』して仕入れ先に発注」→「仕入れ先から製品が届いたら仕入処理し買掛データを保管」→「在庫データを更新し、上記の売上処理以降の処理に渡す」→「仕入れ先からの請求書に基づいて支払処理」→「出金処理して買掛データを消込む」という流れになろう。これも一見シンプルだが、発注した数量がいつでも揃うとは限らず、分割納品、納品遅れ、欠品の発生、あるいは時期による仕入金額の変動など複雑な条件が重なるとヒューマンエラーが起こりがちになる。
 こうした一連の流れを自動化するのが「販売管理システム」だ。すべての処理が受注案件や顧客に紐づけて管理でき、受注残や発注残がいつでもひと目で確認できるようになる。紙の伝票運用による作業および管理負荷や、プロセスごとの表計算ソフトへの多重入力といった無駄が省け、省力化と正確性の向上につながる。販売管理システムから在庫管理部分を除いたツールは「受発注管理ツール」、さらに仕入れ部分がないものは「受注管理ツール」と呼ばれる。そうした簡易的な販売管理機能はSaaSとしても提供されているので、自社の業務システムの不足を補うために活用することができよう。
 なお、これらツールは汎用的に利用できるものほか、各業界別に業務プロセスを特化した専用のツールや、ネット通販での利用に特化したEC専用ツールも提供されている。

図1 販売管理ツールの機能例
図1 販売管理ツールの機能例
提供:株式会社アイル

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