異動者がすぐに理解できる引き継ぎを行いたい

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異動者がすぐに理解できるような引き継ぎを行いたい

2014/04/17


 人事異動で業務や職種が急に変更されることは大企業ならずともよくあること。異動した本人もたいへんだが、急に人がいなくなったかつての部署でも、担当していた業務の引き継ぎがうまくいかないと思わぬトラブルのもとになる。異動決定から実際の異動までの期間は2週間もあればいいほう。時には数日ということもある。業務の文書化をしている時間もないことを想定し、いつ異動になってもよいように、引き継ぎ手順を考えた情報整理をしておきたい。そのために使えるITツールにはどのようなものがあるだろう。

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解決策1

文書管理システムやグループウェアの文書共有機能を活用する

 日頃から業務関連の文書を整理して保管する習慣があるかないで大きな差が出るのが異動の時。口頭での業務引き継ぎでは仕事で培ってきた知識の1割も伝えられないことがほとんどだろう。移動後もしばらくは新しい業務への対応で忙殺されるので、後継の担当者が一番相談したい時期にコミュニケーションがとれないことがしばしば。伝えられなかった知識は残していく文書から汲み取ってもらうしかない。
 そんな時に便利なのが「文書管理ツール」。作成した文書を日頃から整理して文書管理システムに保管しておくと、紙の文書とは比較にならない速さで検索、閲覧できるようになる。作成日付や内容のジャンル分け、機密区分、内容に沿ったタグ付け、キーワードなど、文書検索に必要な属性をファイル個々に設定し、高速検索できるインデックスを作成できるからだ。文書の登録の際には属性入力の手間が必要にはなるが、例えばファイルサーバでフォルダとファイル名をたよりに探すよりも、はるかに再利用しやすい仕組みができあがる。
 また複合機やスキャナを利用して紙の文書を電子化し、OCR機能をつかって全文検索可能にしたうえで、属性を付加して保管する機能も利用できる。紙にしかない情報もこうして同じシステムで管理できるようにしておくとよい。
 同じような機能はグループウェアの情報共有機能にもある。専用ツールほどきめ細かくはないにしろ、関連文書をポータル画面から簡単に検索、閲覧できるので、誰にでも使いやすい。

文書管理ツールの画面例 その1
文書管理ツールの画面例 その1
提供:株式会社OSK

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文書管理ツールの画面例 その2
文書管理ツールの画面例 その2
提供:株式会社OSK

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