【第8回】マニュアル運用が失敗する“4つの壁”とは

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2014/02/24

使える!現場目線のマニュアル活用術!

自己紹介
株式会社スタディスト 庄司 啓太郎
主な経歴
1977年神戸市出身。東京工業大学工学部卒業。シンクタンク、業務コンサルティング会社を経て、株式会社スタディストを設立。現在、同社取締役。業務マニュアルを多数作成・管理する中で感じた「大変さ」を解決す…

【第8回】マニュアル運用が失敗する“4つの壁”とは

 前々回前回と、マニュアル作成専用アプリのTeachmeの活用方法と活用事例を見てきました。従来は、紙や文書データが一般的で「大変」「面倒」「続かない」というネガティブなイメージが強かったマニュアル。そこに「アプリ」という新しい選択肢を加えてみると、また可能性が広がってきます。

 今回は、そのモバイルアプリのメリットや強みを深く掘り下げて考えてみたいと思います。


1

高かった「マニュアルの4つの壁」

 アプリを使ったマニュアル作成のメリットを考える前に、従来のマニュアルが抱えていた問題に目を向けてみましょう。

 マニュアル作成や活用は、「大変」「面倒」「続かない」。決して、楽しい、前向きな仕事ではありません。また、作って終わりの一過性のものではなく、継続的な活動として定着させなければなりません。作成、閲覧、管理、改訂という一連のサイクルを何度も繰り返し継続してこそ、ようやく成功した、定着したと呼べるものになります。

 ところが、その実態はどうでしょう?例えば、「作成」のようにひとつの場面だけを考えても、「大変そうだなあ」「面倒そうだなあ」と思えてきませんか?マニュアルの運用サイクルは、どの場面にも「難しさ=壁」があります。これを、マニュアルの「4つの壁」と呼んでいます。

 このマニュアルの4つの壁。筆者は、多くの企業の中で「マニュアルをきちんと活用していますか?」という質問を繰り返ししてきましたが、どの会社も同じような課題に直面しています。その課題や困り事は下図に示したようなものに集約されます。(こちらからPDFをダウンロードできます。)

 「マニュアルは必要!」「マニュアルは便利!」

 いくら気合を入れても、いくら予算をかけても、これらの「壁」をうまく乗り越えられないと、結局マニュアル活用の活動は失敗に終わってしまいます。


2

従来の手法は“一長一短”

 では、従来からマニュアルのために使われてきた手段・ツールで、これらの「4つの壁」を、完全に乗り越えることはできるでしょうか?
 実際にはどれも一長一短。決定打にはなっていません。以下、形態ごと見ていきましょう。

文書

もっともポピュラーなマニュアル作成手段

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