【第2回】マニュアル作成で陥る“失敗”の5パターン

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2014/01/14

使える!現場目線のマニュアル活用術!

自己紹介
株式会社スタディスト 庄司 啓太郎
主な経歴
1977年神戸市出身。東京工業大学工学部卒業。シンクタンク、業務コンサルティング会社を経て、株式会社スタディストを設立。現在、同社取締役。業務マニュアルを多数作成・管理する中で感じた「大変さ」を解決す…

【第2回】マニュアル作成で陥る“失敗”の5パターン


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失敗の5パターン

 前回のコラムでは、マニュアルの生命線は「再現性」であるということをお伝えしました。マニュアルを読んだ人が、同じように業務の手順を追い、同じような結果を得られること、これが再現性です。

 「マニュアル」と呼ばれることは少ないですが、「道案内・ガイドマップ」もマニュアルの一種と言えます。目的地に至る経路や目印を示し、それを辿って進んでいけば、(仮にその地を初めて訪れた人であっても)目的地への到着を再現できます

 世の中には、残念ながら読んでもよくわからず、結局道に迷ってしまい、目的地まで到着できない。再現性のない道案内(マニュアル)が山ほどあります。ではそれらのマニュアルは、何がどう違うのか?今回は、マニュアルのよくある失敗パターンを5つ紹介したいと思います。その事例を知ることで、成功のヒントを探ることが今回のテーマです。

1.未着手型

わかってる、考えている、でも、まだ始めていない…

 「作らなきゃと考えてはいるが、まだ着手できてない。」という未着手型。これが、ひとつめの失敗パターンです。明確な失敗にまで至っていない、いわゆる“隠れ失敗”とも言えます。

 まだ何もしていないので、まっさらな状態からすぐに始めていける最も可能性の高いタイプ…かと思いきや、一番動かない・進まないのがこのパターンです。なぜなら、「やらない理由」「できない理由」ばかりを考えてしまっているからです。

・マニュアルを作るための、時間やコストをかけられない。
・マニュアルを作っても、ウチの社員はどうせ使わない。
・ウチの業務は、マニュアル化にそぐわない。
・マニュアルがなくなって、なんとかなる。

 このパターンは、とかくマニュアルを善悪の二極論的に考えがちで、しかも悪(ネガティブ)な部分ばかりを見ている傾向が強いです。役立つところもあれば、そうでないところもある。そう考えることが、着手への手がかりになります。

2.情報不足型

肝心なところがわからない!

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