【第2回】事例で紹介!出荷ミスを防ぐ方法

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2013/12/17

商品と顧客を繋ぐ立役者?倉庫・在庫管理の極意

自己紹介
株式会社インサイトアイ 松永 菜穂子
主な経歴
ITコーディネータとして中小企業におけるIT利活用の支援に取り組む。SEとしてIT構築を長く手掛け、IT導入を進める様々なユーザー企業と接してきた経験を糧に基幹業務システム構築からWebサイトの具体的…

【第2回】事例で紹介!出荷ミスを防ぐ方法

 前回は、タイプの違う4つの出荷ミスの事例をご紹介しました。水産物贈答品や建築資材など取り扱う物や商流も異なりますし、ミスが起こる状況も違っていました。今回は、贈答品の出荷の事例について、どうやったらミスを防ぐことができるのかを考えていきたいと思います。


1

「贈答品の出荷」や「送り状の貼り間違い」はなぜ起こる?

 前回ご紹介した水産物小売店は、特産品を地方に送付するサービスを行っており、注文品を一度完全に冷凍するために、冷凍倉庫に1日〜2日保管した後に、宅急便を使って出荷していました。この時のミスとして分かっている、パターンは以下の3つです。

出荷ミスのパターン

1.

 不足している商品があった

2.

 一部注文していない商品が届いた

3.

 注文していない商品が届いた

 いったい送り状の貼り間違いが起こる原因は、どこにあるのでしょうか?  まずは、出荷までの流れを見ていきましょう。

●注文作業
 (1) A:店頭でお客様がお買い物をし、レジと同時に送り状の宛名を書いてもらう 
   B:FAXや電話でご注文いただき、品物を準備し送り状を印刷する

 注文は、上記の2パターンがあります。

●注文後の作業
 (2)  カゴに品物と、その上に送り状を置いておく (カゴが複数ある場合は、1つのカゴだけに送り状が置いてある)
 (3)  梱包作業…カゴの中の品物が入る箱を準備し、箱に詰める
  (4)  送り状を貼る
  (5)  冷凍倉庫に保管する
  (6)  2日後、冷凍倉庫より品物を出し、宅急便業者に引き渡す
 
 この作業中、送り状の貼り間違いが起きるのは何処だと思いますか?
(3)と(4)の作業で、ミスは起こりました。(3)では、カゴが複数に分かれている場合にミスが起こる可能性が高いですね。なぜなら、カゴをみても出荷先が分からない場合があるからです。

カゴを置いた時点では、A様分の荷物とB様分の荷物の判断はできる

注文が増え、他の出荷先のカゴを近くに置いたときはどうでしょう? 

どれが同じ出荷先なのか分からなくなる

 梱包するまで一時的に置いている間にも、注文は次から次に入ってきます。一時的な置き場がいっぱいになるか、注文作業が途切れて梱包作業に取り掛かるときには、送り状が入っていないカゴは何処向けの出荷なのかが分からないのです。カゴを置いた人は、分かるのかもしれませんが、梱包作業者はカゴを置いた人と同じ人とは限りません。また、送り状がカゴから落ちていることもありました。

 出荷のミスは、送り状の入っていないカゴの出荷先の判断ができず、「1.不足している商品があった」、「2.一部注文していない商品が届いた」、「3.注文していない商品が届いた」は、同時に起こっていたのです。また、ミスの発生時期は繁忙期に偏っていたことがわかりました。

 事例のように、一時的であれ、出荷先の判断が出来なくなる状況を作るのは非常に危険なのです。
では、ミスを防ぐにはどのような方法があるでしょうか?

 ・ カゴに入った商品を一時的に仮置き場に置かずに、すぐに梱包する方法
 ・ カゴの出荷先を判断できるようにする方法

 上記2点の方法が考えられます。今回は、後者について取り上げます。


2

誰でも出荷先を判断できるようにするには

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