複雑な請求書業務から解放!クラウドへ

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複雑な請求書発行…作業時間を丸3日から3時間に削減!

2014/02/03


 今回、紹介するSEO株式会社にとって請求書発行作業はとくに悩みが多かった。業務の特性上、請求金額の計算が複雑なため、マクロを組んだExcelの請求書発行作業は大変な手間がかかる上、ミスも少なくなかった。
 これらの課題を迷うことなく選んだクラウド型請求管理ソフト「MakeLeaps」が一気に解決した。

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導入企業プロフィール

SEO株式会社
従業員/社員15名、アルバイト10名
事業内容/SEO対策事業、WEBサイト制作・運営
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導入製品・ソリューション

クラウド型請求管理ソフト「MakeLeaps」
Webnet IT株式会社
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課題 導入システム 効果

同じクライアントでも請求書が何パターンにも分かれ、請求書発行業務が極めて煩雑。
時間もかかり、請求書発行だけで精いっぱい。ミスも少なくなく、入金の確認も遅れ気味だった。

Webnet ITのクラウド型請求管理ソフト「MakeLeaps」を導入。

1人が丸3日、残業や徹夜で処理していた煩雑な請求書発行業務が3時間程度で終わるようになった。
売り上げ累計表への転記ミスはゼロに。誰でも操作でき、社長は外出先からも入金情報を確認でき、スピーディーに手を打てる。


1

作業時間は丸3日…徹夜や残業も必要だった複雑な請求書発行

■作業者が限られ分業ができなかった

 株式会社SEOは2009年2月の設立。アフィリエイトを事業化するためにSEO技術が必要となるため、SEOについて学んでいくうちに社内に技術が蓄積され、「外部に提供できるのでは」と始めたのが起業のきっかけだ。
 しかし事業が軌道に乗っていくに従って、大きな悩みを抱えることになる。請求業務がパンクし出したのだ。同社のスタッフは全員技術者。請求業務も技術者が兼務して担当していたが、約100社のクライアントの請求書を処理するのに毎月、丸3日、残業や徹夜も強いられる状況になっていた。

担当者のナマ声:請求書発行作業が複雑で、担当者以外タッチできない

 請求書発行作業が悩みの種でした。最大の問題は請求することで精いっぱいで、入金を確認したり、売り上げの進捗を確認する仕事に手が回らないことでした。
 その原因は、スタッフが足りないということより、当社のSEO事業の請求書の複雑さにありました。
 当社のSEO事業では、SEO対策を施すことで、クライアントのホームページのアクセス順位がどれだけ上昇したか、その度合いによって、請求金額が決まります。
このため、請求書作成では顧客ごと、テーマごとにアクセス順位の計測を行う必要があります。この順位計測のプログラムは自社開発し、計測結果を、関数を組んだExcelシートに自動的に流し込み、目標達成順位別に日額計算を行っていましたが、作業が複雑で担当者以外はタッチできませんでした。
 また、同じ月の請求でも案件ごとに支払いサイトが異なるため、締め日と通帳を見比べながら作業することも必要で、請求書発行後も、締日ごとの入金確認や別の売り上げ管理シートへの記入しなければならないなど、きわめて非効率でした。

井上氏
井上氏
中心になってシステムを導入したSEO・SEM事業部長 井上慎也氏

図1 複雑な管理方法だった請求書のサンプル
図1 複雑な管理方法だった請求書のサンプル
アクセス順位の計測プログラムを組み込んだ複雑そのものである請求書

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