さらばExcel!月報の自動集計で効率UPを実現

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Excelから脱却!月報の自動集計で効率UPと可視化を実現

2014/01/20


 Excelは企業規模や業種を問わず、さまざまな業務に使用されている。しかし、その手軽さのために、複数ファイルからの転記ミスの発生や、集計作業の煩雑さに悩まされている企業も多いはず。
 今回紹介する理経のExcel運用の自動化は、多くの中堅中小企業の参考になること間違いなしだ。

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導入企業プロフィール

株式会社理経
従業員数/156名(2013年3月期)
売上高/86億5,668万円(連結、2013年3月期)
事業/システムソリューション等3分野の販売
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導入製品・ソリューション

Attack Board
アグリーメント
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課題 導入システム 効果

グループごとの毎月の売上・粗利見込みの集計に時間がかかり過ぎて、分析・指示が行えない。

アグリーメントの「Attack Board」を導入。さまざまな人の手により入力したExcel情報を使う人の視点で必要な情報だけ取り出せる。

手作業の集計が自動化され、予算分析の精度が向上。社員のモチベーションも上がった。


1

Excelシートの手作業での集計に大きな手間がかかっていた

■「実績ではなく見込みを早く知りたい」要望に長年、対応できないでいた

 株式会社理経は世界の有力ICT(情報通信技術)メーカーや提携先とのネットワークを活用し、システムソリューション、ネットワークソリューション、電子部品及び機器の3分野で活動している。
 同社役員室では2011年4月にアグリーメントの「Attack Board」を導入し、6月に稼働させた。それまでExcelで作成していた営業月報に適用し、売上・粗利について「実績ではなくこれからの四半期、半期、通期の見込みを早く知りたい」という経営層の要望に対応するためだ。
 20ある営業部課を4グループに分割して毎週営業会議を開いていたが、「Attack Board」導入前は、各部課は売上と粗利について進捗状況を役員室が作成したExcelのフォームに手作業で入力して、役員室は各部課から提出されたシートを月1回、手作業で集計しグループごとの一覧表を作成していた。
 1年を通して見ると、1グループが最低でも12回はExcelの表を作成して提出することになるため、年間240シートにおよぶ役員室の集計作業およびその管理は大変だった。
 この方法の最大の問題点は集計に時間がかかり過ぎることだった。

担当者のナマ声:従来の方法では作業効率が悪く、人的ミスも起きやすかった

 従来のグループごとの売上、粗利見込みの集計作業は単なる数字集めに終わっていた。本来なら、どこがどう悪いのか分析して経営層に報告し、各グループへの指示に十分な時間を掛けるべきだが、それが実行できないでいた。
 売上・粗利実績の集計作業時間は、各グループが4〜5日かけ、役員室が2〜3日かけるため、合計約1週間かかっていた。全社は、作業に合計で1カ月ほどかかっていた。

 また、作業時間がかかるだけでなく、手作業のため、途中転記ミスも多かった。さらに、グループごとの売上・粗利の見込み数字は把握できても、個別案件の進捗状況がすべてわかるというわけには行かなかった。役員室では各部課が毎月提出してくるExcelのデータを信用するしかなく、前月はシートに入力されていた案件について、今月は営業マンが入力せず、シートから消えていてもそれを追跡・把握することは困難だった。
 また、問題なのは、役員室で集計に使用しているPCでしか、全社の売上・粗利見込みを見ることができないことだ。経営層や管理部門は役員室の担当者が不在の時は全体の数字が把握できないという状況だった。この状況が10年ほど続いていた。
  何か問題が起きたことはこれまでなかったが、「もう少し何とかならないか」と考えていた時に、アグリーメントさんからの提案があった。タイミングがよかった。
(執行役員 役員室長 山岸行人氏)

山岸氏と古田氏
山岸氏と古田氏
中心になって「Attack Board」を導入した執行役員 役員室長 山岸行人氏 (右)と取締役 技術担当 古田耕児氏(左)

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