社内行事の企画運営・管理を簡素化したい

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研修や旅行など社内行事の企画運営・管理を簡素化したい

2014/01/09


  経費削減などが原因で、社員旅行や運動会、忘年会を開く企業は減少傾向だった。ところが最近、社内行事に力を入れる企業が再び増え始めているという。社員のやる気や一体感を高め、業績アップするのに効果があると見直されているからだ。しかし、総務部門などの運営側から見れば、社内行事が増える分だけ担当すべき仕事も増えてしまう。
  そこで今回は、社内行事の運営・管理をラクにしてくれるシステム・サービスを紹介。日程調整や参加者への連絡などを効率化することで、担当者の負担はずっと軽くなるはずだ。

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解決策1

プロジェクト管理ソフトで行事を効率的に企画・運営する

 社員旅行などの社内行事は、定められた予算や日程の中で多くの人が協力し、実現されるもの。つまり、これは一種の「プロジェクト」と考えることも可能だ。

 そこで活用できるのが、「プロジェクト管理ソフト」だ。ガントチャート(工程管理表)による進捗状況管理を利用すれば、行事の準備がどの程度進んでいるか一目瞭然。また、現時点でかかっているコストを把握することも容易だろう。さらに、参加者向けのパンフレットや社内掲示用ポスターといった文書を、関係者同士で共有することもできる。これだけで、社内行事の管理はグッと楽になるはずだ。
   さらに重要なのが、過去のノウハウを生かしやすくなることだ。運動会や忘年会といった行事は、毎年、同じ時期・同じ規模で行われるケースが多い。もし、行事の運営・管理をプロジェクト管理ソフトで行っておけば、その際の手順や配布文書を、翌年以降も参考にできる。また、担当者が代わっても、蓄積されたノウハウを簡単に引き継げるだろう。

ガントチャートによる進捗管理画面の例
ガントチャートによる進捗管理画面の例
資料提供:CA Technologies

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