50時間から3分の1に!勤怠管理の効率化

この記事をtweetする このエントリーをはてなブックマークに追加

月50時間かかっていた勤怠管理業務が3分の1に!

2013/10/21


 社外の拠点・店舗などで働いている従業員の勤怠管理は、企業にとってかなりの負担だ。従業員から提出された出勤記録などを集計・チェックするだけで、多くの時間が費やされてしまう。そこで検討したいのが、勤怠管理システムの導入だ。スマートフォンや携帯電話を使って出勤・退勤時間を報告させることで、管理の手間は大幅に削減できる。また、勤務シフトを組む際に、配置漏れ・二重配置といったミスを防ぐことも可能だ。
 今回紹介する事例は、エクセルや手書きの勤務時間報告書を使って勤怠管理をしていた企業が、クラウド型のシフト作成・勤怠管理システムを導入した事例。導入からたったの2カ月で、管理の手間を半減することに成功した。

※「勤怠管理/50時間から3分の1に!勤怠管理の効率化」の記事を一部ご紹介します。会員登録を行い、 ログインすると、「勤怠管理/50時間から3分の1に!勤怠管理の効率化」の記事全文がお読みいただけます。

会員登録はこちら(無料)


導入企業プロフィール

カシオマーケティングアドバンス株式会社
従業員数/611人
売上高/59億円(2013年3月期)
事業内容/カシオ製品の販売、サポート業務
企業サイトへ

導入製品・ソリューション

ShiftMAX(シフトマックス)
KYODOU株式会社
企業サイトへ


課題 導入システム 効果

社外で働いている従業員の勤怠管理に、かなりのマンパワー・時間がかかっていた

シフト作成・勤怠管理システム「ShiftMAX」(KYODOU)を導入

月50時間ほどかかっていた勤怠管理業務が3分の1程度に。従業員側の勤務報告が容易になる、郵送費が減るなどの効果もあった


1

勤怠管理の手間を、できるだけ省力化したかった!

■以前はエクセルや手書きで勤務時間報告書を作成
図1 以前の手書きの勤務時間報告書
図1 以前の手書きの勤務時間報告書

 カシオマーケティングアドバンス株式会社は、カシオ計算機株式会社の100パーセント出資グループ会社。デジカメ、時計、楽器、電子辞書といったカシオ製品の営業・販売促進などを手がけている。
 同社には、家電量販店などの店頭で販売支援にあたる「ストアセールス」と呼ばれるスタッフがいる。彼らは、配属店舗に直行直帰する勤務スタイル。従来は、各店舗でタイムカードを打刻して日々の出勤・退勤時間を記録し、それらをエクセルのファイルか手書き用のシートに転記して毎月提出する方法で、勤務実績を報告していた。
 エクセル、あるいは手書きで勤務時間報告書を作成・送信するのは、ストアセールスにとってかなりの負担だった。毎日の出勤時間をシートに転記するのは面倒だったし、それをメールやFAXで送信する手間もかかかっていたからだ。一方、勤務時間報告書を集める役割の「企画管理室」でも、業務改善の余地がないかと日々模索をしていた。

コラム:勤務報告を集約するまで時間がかかりすぎていた

 「ストアセールスにとって一番大事なのは、販売・販売支援の仕事です。ですから、忙しさに追われて勤務時間報告書の提出を後回しにする人も時には出てしまいます。そのため、以前は月に何件も、報告書の提出を催促する電話をかけていましたね。また、約150人分の報告書をタイムカードと照らし合わせ、間違いがないか確認するにはかなりの時間が必要でした。メールやFAXで受信した報告書を保存・印刷したり、手書きで提出されたシートをエクセルに書き写したりする手間も、トータルでみるとかなり大きかったと思います」(第一営業部企画管理室 高見久美子氏)
 「もう1つ無視できなかった問題は、データを集めて整理するまで時間がかかることでした。勤務時間報告書は毎月20日締めで提出ですが、全員の報告書やタイムカードが集まるまで、かなりのタイムラグがあったのです。さらに、報告書の正誤確認にも数日は必要でした。そのため、報告書をとりまとめて別部門に手渡すまで10日以上かかることもあったのです。これを、何とか短縮したいとも考えていました」(第一営業部企画管理室係長 尾崎謙治氏)

尾崎氏と高見氏
尾崎氏と高見氏
システム導入を主導した尾崎氏(右)と、企画管理室で実務を担当する高見氏(左)

…この記事の続きは、会員限定です。  会員登録はこちら(無料)

続きを読むには・・・

会員登録をすると自動的にこの記事に戻り、続きが読めます。

会員登録(無料)・ログイン

このページの先頭へ

勤怠管理/50時間から3分の1に!勤怠管理の効率化」関連の情報を、チョイスしてお届けします

※キーマンズネット内の「勤怠管理」関連情報をランダムに表示しています。

勤怠管理」関連の製品

クラウドERP「freee」 【freee】 ID棚卸を1カ月から1週間に カブドットコム証券に学ぶID管理“逆転の発想” 【NTTテクノクロス】 会計・人事労務を一気通貫で効率化 月に数十時間削減できるサービスとは 【freee】
ERP ID管理 ERP
会計/人事労務などのバックオフィス業務を一元管理できるクラウドERP。計算・手続きなどの作業を自動化し、業務フローを効率化。手間もコストも削減。 ID棚卸を1カ月から1週間に カブドットコム証券に学ぶID管理“逆転の発想” 企業の根幹を支える会計・人事労務には、業務属人化や作業重複の手間やコストといった課題がつきまとう。解決の方法の1つは、複数回入力が前提の仕組みを変えることだ。

勤怠管理」関連の特集


347人対象に導入状況や導入方式、勤怠管理での苦労など、勤怠管理状況を調査!ASP・SaaS型の導入…



出退勤時間を打刻し労働時間を適切に管理できる勤怠管理システム。不正打刻を防止すべく様々な打刻手段が登…



企業のIT担当者613人対象に「勤怠管理システムの導入状況」を調査。導入目的や苦労している点などから…


勤怠管理」関連のセミナー

株式会社WorkDive登壇・社員のテレワーク適正とIT環境の整理 【キヤノンITソリューションズ】  

開催日 3月2日(金)   開催地 東京都   参加費 無料

本格的にテレワークを導入する企業も多い中、社員の意識改革や制度浸透に課題を抱える企業も少なくありません。今回のテレワークセミナーでは株式会社WorkDive 代…

「基幹系システム」関連 製品レポート一覧

このページの先頭へ

勤怠管理/ 50時間から3分の1に!勤怠管理の効率化」の記事を一部ご紹介しました。
会員登録を行い、ログインすると、「勤怠管理/ 50時間から3分の1に!勤怠管理の効率化」の記事の続きがお読みいただけます。


Myリストへ

この記事をtweetする このエントリーをはてなブックマークに追加


この記事に掲載している情報は、掲載日時点のものです。変更となる場合がございますのでご了承下さい。


30006349


IT・IT製品TOP > 中堅中小企業 > 基幹系システム > 勤怠管理システム > 勤怠管理システムのIT特集 > 特集詳細

このページの先頭へ

キーマンズネットとは

ページトップへ