50時間から3分の1に!勤怠管理の効率化

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月50時間かかっていた勤怠管理業務が3分の1に!

2013/10/21


 社外の拠点・店舗などで働いている従業員の勤怠管理は、企業にとってかなりの負担だ。従業員から提出された出勤記録などを集計・チェックするだけで、多くの時間が費やされてしまう。そこで検討したいのが、勤怠管理システムの導入だ。スマートフォンや携帯電話を使って出勤・退勤時間を報告させることで、管理の手間は大幅に削減できる。また、勤務シフトを組む際に、配置漏れ・二重配置といったミスを防ぐことも可能だ。
 今回紹介する事例は、エクセルや手書きの勤務時間報告書を使って勤怠管理をしていた企業が、クラウド型のシフト作成・勤怠管理システムを導入した事例。導入からたったの2カ月で、管理の手間を半減することに成功した。

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導入企業プロフィール

カシオマーケティングアドバンス株式会社
従業員数/611人
売上高/59億円(2013年3月期)
事業内容/カシオ製品の販売、サポート業務
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導入製品・ソリューション

ShiftMAX(シフトマックス)
KYODOU株式会社
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課題 導入システム 効果

社外で働いている従業員の勤怠管理に、かなりのマンパワー・時間がかかっていた

シフト作成・勤怠管理システム「ShiftMAX」(KYODOU)を導入

月50時間ほどかかっていた勤怠管理業務が3分の1程度に。従業員側の勤務報告が容易になる、郵送費が減るなどの効果もあった


1

勤怠管理の手間を、できるだけ省力化したかった!

■以前はエクセルや手書きで勤務時間報告書を作成
図1 以前の手書きの勤務時間報告書
図1 以前の手書きの勤務時間報告書

 カシオマーケティングアドバンス株式会社は、カシオ計算機株式会社の100パーセント出資グループ会社。デジカメ、時計、楽器、電子辞書といったカシオ製品の営業・販売促進などを手がけている。
 同社には、家電量販店などの店頭で販売支援にあたる「ストアセールス」と呼ばれるスタッフがいる。彼らは、配属店舗に直行直帰する勤務スタイル。従来は、各店舗でタイムカードを打刻して日々の出勤・退勤時間を記録し、それらをエクセルのファイルか手書き用のシートに転記して毎月提出する方法で、勤務実績を報告していた。
 エクセル、あるいは手書きで勤務時間報告書を作成・送信するのは、ストアセールスにとってかなりの負担だった。毎日の出勤時間をシートに転記するのは面倒だったし、それをメールやFAXで送信する手間もかかかっていたからだ。一方、勤務時間報告書を集める役割の「企画管理室」でも、業務改善の余地がないかと日々模索をしていた。

コラム:勤務報告を集約するまで時間がかかりすぎていた

 「ストアセールスにとって一番大事なのは、販売・販売支援の仕事です。ですから、忙しさに追われて勤務時間報告書の提出を後回しにする人も時には出てしまいます。そのため、以前は月に何件も、報告書の提出を催促する電話をかけていましたね。また、約150人分の報告書をタイムカードと照らし合わせ、間違いがないか確認するにはかなりの時間が必要でした。メールやFAXで受信した報告書を保存・印刷したり、手書きで提出されたシートをエクセルに書き写したりする手間も、トータルでみるとかなり大きかったと思います」(第一営業部企画管理室 高見久美子氏)
 「もう1つ無視できなかった問題は、データを集めて整理するまで時間がかかることでした。勤務時間報告書は毎月20日締めで提出ですが、全員の報告書やタイムカードが集まるまで、かなりのタイムラグがあったのです。さらに、報告書の正誤確認にも数日は必要でした。そのため、報告書をとりまとめて別部門に手渡すまで10日以上かかることもあったのです。これを、何とか短縮したいとも考えていました」(第一営業部企画管理室係長 尾崎謙治氏)

尾崎氏と高見氏
尾崎氏と高見氏
システム導入を主導した尾崎氏(右)と、企画管理室で実務を担当する高見氏(左)

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