必見!情報伝達の質・効率を向上させた秘訣

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離れた人同士の連絡を円滑にし、より高質な審査を可能に

2013/10/07


 社外のスタッフ、パートナー企業などと協力してプロジェクトを進める場合、カギになるのは、意思疎通をしやすい環境を整えることだ。連絡を取りやすく、互いの情報を容易に共有できる仕組みがあれば、共同作業はグッとスムーズに進むだろう。
 今回紹介するのは、「クラウド型コラボレーションツール」を導入した団体の事例。ネット上に置かれたホワイトボードを関係者全員で共有するようなサービスを導入し、情報伝達の効率・質を大きく向上させた。社外のメンバーとの連絡に悩んでいる企業にとっては、非常に参考になるだろう。

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導入企業プロフィール

全国企業品質賞委員会
活動内容/
企業の経営革新を支援する全国企業品質賞運営
企業サイトへ

導入製品・ソリューション

コラボノート クラウドサービス
販売元/金沢総合研究所
企業サイトへ
開発元/JR四国コミュニケーションウェア


課題 導入システム 効果

「全国企業品質賞」外部審査員との連絡に、かなりの手間がかかっていた。事務局、審査員同士の情報共有も効率的でなかった。

クラウド型コラボレーションツール「コラボノート クラウドサービス」(開発元/JR四国コミュニケーションウェア、販売元/金沢総合研究所)を導入。

各審査員にいちいちメールを出す必要がなくなり、連絡がとても楽になった。さらに、誤送信の解消、郵送費の削減、審査活動・評価レポートの質の向上なども実現できた。


1

遠隔地にいる審査員と審査活動に伴うメールをやりとりすることが負担に

■書類送付やスケジュール調整を、すべてメールで行っていた

 全国企業品質賞委員会は、経営革新を実現した企業を表彰する「全国企業品質賞」の推進母体。この賞で価値を認められたノウハウは、各種セミナーの開催や講演への講師派遣、企業へのコンサルティングなどを行っているNPO法人「一般財団法人経営革新審査支援機構」を通じて、日本各地の企業に広められている。
 全国企業品質賞の審査員を務めるのは、外部の有識者だ。通常は、応募企業1社に対し、4〜6人の審査員がさまざまな角度から検討を行う。彼らを事務局としてとりまとめているのが、委員会で主席審査員を務めている、金沢工業大学大学院教授の明道弘政氏だ。
 審査員が審査をする際には、申請企業から寄せられた申請書や、審査ガイドライン・評点シートなど、数多くの書類が必要になる。従来は、それらをすべてメールで送付していた。また、企業に出向いて行う「現地審査」などのスケジュール調整も、メールを使って行っていたという。その手間は、かなりの負担になっていた。
 状況が深刻になったのは、2011年秋のこと。全国企業品質賞への関心が高まり、応募企業が急増した。その結果、明道氏は連絡などの業務に忙殺されることとなったのである。

担当者のナマ声:応募企業が急激に増え、連絡・事務作業に手が回らなくなった

 「やりとりするメールの数が多かったため、時には添付ファイル漏れや、相手にメールが読まれずに連絡が滞るなどの問題が起こりましたね。また、私自身も大学教授ですし、他の審査員の皆さんもそれぞれ本業を持っていて多忙です。担当審査の振り分けや現地調査の日程調整などにも、何度もメールによる連絡が必要でした。そのため、1社の審査が終わるまでに、審査員の皆様とは何十通もメールをやりとりしていたのです。
 2010年までは、それでも何とか対応できていました。年間の応募企業数が、3社から5社程度にとどまっていたからです。ところが、2011年の応募企業は11社。これではとても対応できないと考え、対策を練ることにしたのです」
(全国企業品質賞委員会 主席審査員 明道弘政氏)

システムの導入を進めた明道氏
システムの導入を進めた明道氏

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