導入の落とし穴に要注意!「MPS」選定術

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製品の基礎から選び方までをサポート! IT導入完全ガイド

導入の落とし穴に要注意!「MPS」選定術

2013/10/28


 社内に分散するプリンタや複合機を一元管理し、コピーや出力などにかかる印刷関連コストを削減したいと考える企業は少なくない。しかし一方で、印刷環境にかかっている運用・管理コスト自体を正しく把握できていないというのが、企業側の実情でもある。こうした課題を抱えた企業にとって有効となるのが、MPS(Managed Print Service)の利用である。MPSは印刷関連コストの継続的な低減を実現可能にする運用・管理アウトソーシングサービスで、うまく運用・管理に乗せることができれば、業務プロセスの改善による人員のコア業務へのシフトや環境負荷の低減までも視野に入ってくる。
 そこで今回の特集では、今後国内での導入が大きく進むと予想されるMPSについて、サービス導入までのステップを詳しく解説する。また選び方解説では、サービス導入時の注意点を明らかにするとともに、ユーザ企業が犯しがちな失敗についても触れているので併せてご参照いただきたい。
※メールマガジン「抹消したプリンタが出戻る怪…MPSの落とし穴」の内容は、「1-2 MPS導入までの流れ」内、ステップ3に記載されています。

MPS

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「MPS」とは

 MPS(Managed Print Service)は、始めに企業内の印刷環境を可視化し、分析した上で、最適な環境を企業側に提示し、合意形成を図った上で、実際の環境構築から運用・サポートまでをワンストップで提供するアウトソーシングサービスだ。MPSの利用を継続的な運用・管理サイクルに乗せることで、印刷コストの最適化だけでなく、業務プロセスの改善による人員のコア業務へのシフトや、環境負荷の低減といったメリットも得ることが可能となる。

図1 MPSのサービス概要
図1 MPSのサービス概要
図2 MPSのサービス提供スキーム(例)
図2 MPSのサービス提供スキーム(例)
オフィスの出力環境の構築・維持に纏わる複数の複雑なプロセスと、多くのルーティン業務を委託することにより、運用・管理コストを削減し、コア業務へ注力するためのリソースを創出する。
■MPSの導入で、印刷関連コストの削減に加えて、人員のコア業務へのシフトが可能になる!

 この「IT導入完全ガイド」でMPSを取り上げるのは今回が初めてだが、全世界での年平均成長率を10%以上、日本でも15%以上と予測する調査結果もあり、今後国内での導入は大きく進むと考えられる。実際にここ1年ぐらい、企業からのニーズが非常に高くなってきており、対応し切れないぐらいだと語るベンダもある。
 企業がMPSに目を向けるきっかけとしては、やはり“印刷環境に関するトータルコストの削減”が最大の理由になっているようだ。具体的には、複合機やプリンタなど機器そのものの購入費や、トナー・用紙などの消耗品代、保守費用などの削減だが、これらはいわば“目に見える”コストで、実は氷山の一角に過ぎない。
 印刷関連コストには、“目に見えない”大きな間接コストが含まれている。機器の調達計画の立案から、導入あるいは破棄の手配、保守契約の管理、さらには消耗品の発注と管理、故障発生時の対応業務などに関わる人件費や設置スペースのコストなどだ。
 MPSは、こうした目に見えないコストを含む印刷関連コスト全体の現状を可視化するところから始まり、最適な配置計画を立て、社内に展開し、継続的な運用・管理サイクルを回すことで、適正コストを維持していくことを可能にしてくれる。実際の運用・管理もサービス提供ベンダがワンストップで代行してくれるので、ユーザ企業は上記のような間接コストを大幅に減らすことができ、マンパワーをコア業務にシフトすることが可能になる。また適正な印刷環境の実現によって紙や電気代を減らすことで、環境負荷を低減することにも直結する。
 こうした数々のメリットをもたらしてくれるMPSだが、しかしその利用を社内に根付かせるためには、全社を挙げた真剣な取り組みが求められることになる。

図3 MPSの導入によるコスト削減例
図3 MPSの導入によるコスト削減例
資料提供:日本ヒューレット・パッカード

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