ITによる情報共有の取り組み状況(2013年)

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導入率から使い勝手まで! IT担当者300人に聞きました

ITによる情報共有の取り組み状況(2013年)

2013/11/26


 キーマンズネットでは、2013年8月28日〜9月4日にかけて「ITによる情報共有の取り組み状況」に関するアンケートを実施した(有効回答数:358)。回答者の顔ぶれは、情報システム部門が全体の49.2%、一般部門が50.8%という構成比であった。
 今回お聞きしたのは、社内での情報共有の取り組みにITツールを利用しているか、そのメリットやデメリット、今後利用予定のITツールなど、企業におけるITによる情報共有の取り組み状況を把握するための質問。その結果、主に中小企業でソーシャルメディアによる情報共有の取り組みが進んできていることや、IT導入によるデメリットとして大企業では「生のコミュニケーションが不足している」ことを課題と感じていることなどが明らかになった。なお、グラフ内で使用している合計値と合計欄の値が丸め誤差により一致しない場合があるので、事前にご了承いただきたい。

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1

ITによる情報共有「電子メール」が9割も、中小でソーシャルメディア活用進む傾向

 最初に、「ITによる情報共有」でどのようなツールを使用しているか尋ねたところ、1位は「電子メール」で92.1%、2位は「グループウェア」で64.1%、3位はイントラネット(社内掲示板含む)」で58.2%、4位は「メーリングリスト」で34.7%という結果となり、長年企業に根付いているツールの利用率が今もなお高い傾向にあった(図1-1)。注目すべきは、6位にランクインした「FacebookやTwitterなどの1機能を利用」についてだ。100名以下の中小企業では8.5%の利用率なのに対し、101名〜1000名以下の中堅企業では3.4%、1001名以上の大企業にいたっては1.6%に留まっており、従業員規模が小さくなるほど利用率が高い傾向にあった。また、この結果を昨年2012年9月のアンケート(図1-2)と比較してみると、100名以下の中小企業では昨年より3ポイント増加しているのに対し、101名〜1000名以下の中堅企業では1.2ポイント、1001名以上の大企業ではわずか0.1ポイントしか上がっていなかった。無料で利用でき、グループ作成や情報共有を簡単に実現できるFacebookやTwitterなどのコミュニケーションツールは中小企業を中心に徐々に業務利用が加速しているようだ。一方で、投稿ミスや設定状況によって思わぬ炎上や情報漏洩などの危険性もあることから、昨今では従業員のツール運用ポリシーの作成や体制整備が課題となっている。

図1 使用ツール

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2

IT導入によるデメリット、大企業では「生のコミュニケーションが希薄に」が上位

 次に、情報共有のためのITツールを導入する「メリット」と「デメリット」について尋ねた。その結果、導入メリットの1位は「スケジュール共有が容易になった」で68.1%、2位は「業務知識やノウハウの共有・活用がしやすくなった」で45.7%、3位は「規則やマニュアルなどが探しやすくなった」で44.5%と続いた(図2-1)。
 一方、導入したことによるデメリットの1位は「ITツールが使いこなせない」で44.6%、2位は「ITツールに頼りすぎて、生のコミュニケーションが薄くなった」で41.0%、3位は「情報量が多すぎ、取捨選択に時間がかかるようになった」で36.7%と続いた(図2-2)。従業員規模別で見ると、「ITツールに頼りすぎて、生のコミュニケーションが薄くなった」割合が大企業ほど高くなる傾向が見られた。ITツールを使うことに慣れすぎてしまい、近い立場の従業員にもITツールを利用してコミュニケーションするようになることが、社内活性化におけるデメリットと見なされる場合もあるようだ。フリーコメントでも「対話の減少が起きた」「直接会話することを怖がる人間が増えた」などの意見が、大企業を中心に寄せられている。反対に中小企業のフリーコメントでは「ツールを使えない人がいる」「ITそのものに対してのアレルギーの排除、操作性の向上と指導が必要」など、ITツールが使いこなせず、情報共有するためのそもそもの情報入力ができない、などの課題が挙げられていた。

図2 ITツールのメリットとデメリット

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図2 ITツールのメリットとデメリット
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3

FacebookやTwitterで職場の雰囲気作り、LINEは緊急連絡網として活用の傾向も

 今後、ITによる情報共有や社内コミュニケーションに関する新たなITツールを導入・利用する予定はあるかどうかも尋ねている(図3-1)。その結果、「今後導入・利用する予定がある」は7.8%、「今後導入・利用する予定がない」は29.9%、「まだ分からない」が62.3%となった。
 また「今後導入・利用する予定がある」との回答者に、導入・利用予定のITツールとツール選定理由について尋ねてみたところ、図3-2のような結果となった。「グループウェア」や「電子メール」は打ち合わせやスケジュール調整などに、「イントラネット(社内掲示板含む)」は提案書や説明資料などの文書ファイルの共有に利用したいとされるケースが多かった。これらのツールは既に多くの企業で情報共有のための基本的なインフラとして利用されているケースが多いだろう。一方で「社内SNS」や「FacebookやTwitterなどの1機能」が、社内コミュニケ―ションの活性化や職場の雰囲気作りに活用されていたり、「LINEなどのメッセージングアプリ」が緊急時の安否確認や緊急連絡網として活用されている割合が高いなど、昨今台頭してきた情報系ツールを今後企業でも活用していこうと検討している風潮が見て取れた。

図3 ITシステム導入予定/導入予定のITツール

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