訴訟リスクに備えてメールを管理保全したい

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万が一の訴訟リスクに備えて電子メールを管理保全したい

2013/12/26


企業にとって、今や必要不可欠なコミュニケーション手段となった電子メール。しかしその利用においては、例えば訴訟を起こされ、裁判所から社内メールの提出を求められたが直ぐに対応できず、不利な判決を招きかねない、あるいはメールの誤送信による情報漏えいが発覚したものの、その内容や範囲が分からず迅速な対応が採れない、といった数多くのリスクが潜んでいる。こうした万一の事態に備えるためには、電子メールを効率的に保存・管理するための仕組みを構築し、日頃からその取り扱いには細心の注意を払っておく必要がある。

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解決策1

対象を絞り、クラウド型のメールアーカイブサービスを利用してみる

 従業員がやり取りしている電子メールの保存を考えた時、いきなり全従業員の全てのメールを対象にしてしまうと、データ保存用のストレージなどに膨大な投資コストがかかってしまう。そこでまず利用を考えたいのが、クラウド型で提供されているメールアーカイブサービスだ。
 例えばあるサービスでは外部のクラウド型メールサービスとも連携し、30アドレス以上の利用で初期費用10万円、1メールアドレス当たり1年間の保存で月額200円〜という料金設定になっている。またメールをアーカイブして保存するだけでなく、セキュリティ担保のためにメールを検索できるユーザを設定することも可能だ。
 万一の訴訟リスクや情報漏えいに備えてメールは保存しておきたい、でもそれほどお金はかけられないといったユーザ企業は、まずはこうしたクラウド型のメールアーカイブサービスを採用して、メールアーカイブを行うメールアドレス(=エンドユーザ)を絞ってスモールスタートを切る。そして使い勝手や適切な運用方法を体得した上で、利用範囲の拡大やオンプレミス製品の導入を考えればいい。

クラウド型で提供されるメールアーカイブサービスの概要例
クラウド型で提供されるメールアーカイブサービスの概要例
提供:株式会社トランスウエア

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電子帳簿保存法にも対応している。

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