出張費や交通費を正確に管理し費用を抑えたい

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出張費や交通費など経費を正確に管理して費用を抑えたい

2013/11/14


 得意先を飛び回っている営業担当者は、毎月、出張費や交通費の計算・申請作業にかなりの手間と時間をかけているものだ。一方、出張・交通費の集計を担当する人事・経理部門の作業負担も、バカにできないほど大きい。そのため、こうした経費を効率的に管理できる仕組みを導入すれば、営業部門と人事・会計部門の双方で省力化が実現できる。その分、労働時間が短くなってコストダウンにつながるのだ。
 まず検討したいのが、経費管理をするための専門システムだ。また、すでに社内にERPが導入されていれば、そこに経費管理モジュールを追加することも可能だろう。もし、追加投資をするのが厳しいなら、安価なカードリーダーやスマホアプリを導入し、ごく低コストで省力化を目指すこともできる。

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解決策1

出張・交通費の精算を自動化する「経費精算システム」を導入

 「経費精算システム」とは、出張・交通費や現地での交際費といった経費を管理できる仕組みのこと。申請者はPCやスマートフォンを使い、仮払いの申請や、経費の報告などを実施。その後、管理者の承認を経て、経理部門から申請者に対して自動的に出金がなされる。
 一連の流れをシステムすることで、申請者側の手間は大きく軽減される。各種の乗り換え案内システムと連携することで、よく利用する経路を登録したり、金額を自動入力したりできるからだ。また、スマートフォンなどでも利用可能なシステムを導入すれば外出先でも申請・承認を行えるため、承認や出勤までの期間を短くできる点もメリット。急な出張に出る場合なども、短期間で上司・経理部門の承認を得られる。一方、経理部門などにとっても、利点は大きい。手書きの報告書など紙ベースで処理するより、ミスは格段に少なくなる。また、経費の集計・分析を行うことで、経費削減のヒントを得ることも可能だ。
 クラウド型のシステムを利用すれば、比較的安いコストで導入することも可能。営業職が多くて出張・交通費の処理作業が多い企業なら、ぜひ検討したいものだ。

経費精算システムの例
経費精算システムの例

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