内部統制強化!会社備品を正確に管理したい

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内部統制の強化にあたり、会社の備品を正確に管理したい

2013/10/17


内部統制の強化は、現代の企業にとって避けて通れない課題。そこで、固定資産やソフトウェア資産などを正確に把握しておくことは、ますます重要になっている。ところが、紙の台帳を使った古いやり方は、手間がかかるし正確性にも欠ける。そこで検討したいのが、ITを活用した備品管理法だ。アナログな手法に比べ、全社の資産を容易に一元管理できる、リース期限が迫った資産をいち早く把握できるなど、たくさんのメリットが得られる。

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解決策1

固定資産管理システムで、社内の備品類を「見える化」

 社内には、OA機器、製造機器、什器といった固定資産・リース資産が蓄積されている。これらをITによって管理するのが「固定資産管理システム」だ。導入すれば、総務部門・生産部門・営業部門などで分散管理されていた社内資産を一元管理することが可能。その結果、無駄な資産などを発見しやすくなり、維持コストの削減が期待できるだろう。また、リース契約が終わりに近づいた備品を自動的に抽出して次の契約に備えたり、各種の帳票類を作成して申告業務に役立てたりすることもできる。
 特に注目したいのが、バーコードやRFIDを使った手法。備品にバーコードラベルやICタグを付け、スマートフォンや専用端末で読み取ることによって資産管理を行える。情報をいちいち手入力する必要がなくなるため、棚卸しなどの手間を大幅に省くことができるだろう。また、すべての備品にラベルを付けることによって、不正利用や安易な部外持ち出しなどを防止する効果も期待できる。

固定資産管理システムの概念図
固定資産管理システムの概念図
提供:日立キャピタル株式会社

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