年間コスト約1/3低減!FAX送信システムの更新

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クラウドサービスの導入で年間コストを約1/3低減!

2013/07/16


 小規模の会社にとって専任のIT担当者を置けないケースも少なくない。今回登場いただいたアイミーも例外に漏れず、1人のIT担当者が物流管理も兼任しており、納期回答書のFAX送信でトラブルがあると、車で物流センターから急いで戻らなければならないなど、業務の負担は大きいものがあった。
 そんな状況の中持ち上がったのが、ホストを含む全社システムの更新作業だ。通常業務を行いながら、システムの更新作業を行うという物理的にも大きな課題に直面した。このピンチをどう切り抜けたのか?担当者が注目したのは最低限のコストでスピーディーに導入でき、安心・安全で将来の拡張性にも富むクラウドサービスだった。今回は、1人で業務を行う担当者がいかにしてサービスを選定・導入まで行い抜群の費用対効果を実現したのか、その取り組みを詳しく紹介する。

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導入企業プロフィール

アイミー株式会社
従業員数/90名
売上高/非公開
事業内容/コンタクトレンズなどの仕入れ販売
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導入製品・ソリューション

「伝票@Tovas(あっととばす)」
コクヨS&T株式会社
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課題 導入システム 効果

■ホストサーバの老朽化でシステムのリプレースを検討
■コンタクトレンズの納期回答書をFAXで送信していたが、運用トラブルが多く、FAXモデムの保守サポートも切れることを知る。

帳票自動生成から送信まで可能なコクヨS&Tのクラウドサービス「伝票@Tovas」を導入。

クラウドサービスの導入で年間コスト300万円を192万円に削減。悩みのタネだったFAX送信時の運用トラブルもゼロに。


1

直面した全社のシステム更新という課題…1人情シス担当者がとった行動は?

■従来システムを継続して使用するのは機能的にもコスト的にも難しかった

 アイミー株式会社はコンタクトレンズ、特にコンベンショナルレンズ(使い捨てタイプでないハードコンタクトレンズ)の分野で業界に知られた老舗企業だ。弱視の方向けの特殊なレンズなど、オーダーメードのコンタクトレンズで強みを発揮している。
 同社ではこれまで上位システム(SAP R/3)上の受発注システムで作成したコンタクトレンズの「納期回答書」をFAXサーバ経由で全国1500の販売代理店に送付していた。同社のコンタクトレンズはオーダーメードのものも多いため、納入先の眼科医やメガネ店は顧客に注文の品をいつ手渡すことができるか伝える必要あった。この「納期回答サービス」は、業界ではアイミーが最初に始めたもので、「顧客満足につながる」と高く評価されていた。
 「伝票@Tovas」導入のきっかけとなったのはホストサーバの老朽化だ。同社は2005年1月にホストマシンとしてSAP R/3を導入し、売上・販売・物流の基幹システムとしてERPを利用していたが、導入後5年を経過するため、ハード込みでシステム全体のリプレースを検討していた。
 これとともに、既存のFAXモデムとFAXサーバもメーカーの保守サポートが切れるため新システムの導入を検討した。
 従来はホストで納期回答書のFAXのデータを作成し、それをFAXモデムで販売代理店に送付していたが、2009年にそれまで使っていたFAXモデムが生産中止となり、保守が行われなくなると総務部ITマネージャの藤間氏はメーカーから知らされる。調べると、後継機は同一性能機で従来の価格の2倍になることがわかった。また、通信回線数もゆとりを持たせ従来の4回線から8回線に増やそうとすると、対応機は価格が3倍になるという話だった。さらに、ホストとFAXモデムの連携プログラムも新しくしなければならず、一から開発費がかかってしまうので、このシステムを使い続けることはとても無理と判断し、それなら「まったく新しい方法を考えよう」と決断する。また、「このFAXモデムは送信中に、エラーがたびたび起き、延々と白紙が出力されるなどのトラブルもあり、得意先から激怒されることもありました」と振り返っている。

担当者のナマ声:FAX配信をやめられない理由

 リプレースに当たっては、それまでのFAX配信の代わりにコンタクトレンズ業界の共同受発注システムあるWebシステム「CLIOS」へ全システムを切り替えることも検討しましたが、当社の場合、「CLIOS」を通じての受注は全体の6割程度。中小の眼科医さんや代理店さんはインターネットがあっても、相変わらず電話やFAXで連絡して来るケースがかなりあります。
 FAX送信作業が大変なため、一時期、納期回答書のFAX送信そのものを中止することも考えましたが、当社の取扱品は特注のコンタクトレンズが多いため、即納ではなく、納品に時間をいただいています。このため、販売代理店に納期回答書を送付することは販売代理店はもとより、当社の営業担当者からの要望も強いことから、どうしてもネットではなくFAXによる連絡を継続する必要がありました。

当時を振り返る藤間氏
当時を振り返る藤間氏
アイミー株式会社 総務部ITマネージャー
藤間敏昭氏

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