モバイル・ソーシャル時代のコンテンツ管理

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この先どうなる?が知りたいあなたに すご腕アナリスト市場予測

モバイル・ソーシャル時代のコンテンツ管理

2013/08/22


 スマートフォンやタブレット、軽量薄型モバイルPCの普及、そしてコミュニケーションとコラボレーションの新しい形であるソーシャル技術の発展は特に近年顕著なITの2つの潮流だ。従来のように場所に縛られずに大量の情報をリアルタイムに利用できる環境が広がるにつれ、次第に乖離を始めているのが社内の「文書管理」の仕組みだ。情報の「蓄積・保管」を主軸に据えたこれまでの文書/コンテンツ管理システムは、部門を超えた全社的な情報共有とコラボレーションのニーズを前にもはや限界を迎えつつある。文書/コンテンツ管理システムは、新しい情報利用環境を十分に活用しながら「受け身」の管理から「競争力」獲得のための積極的な役割を果たすものへと変革が求められている。今回は、変わりゆくIT環境に対応する文書/コンテンツ管理の方法を考えていく。

未定

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アナリストプロフィール

浅野 晋平

ソフトウェア&セキュリティ リサーチアナリスト 浅野 晋平(Shimpei Asano)

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アナリストファイル #069

エンタープライズアプリケーション市場の分析、市場予測、競合分析、ユーザー調査に従事。担当分野は、ERMアプリケーション市場/CRMアプリケーション市場/SCMアプリケーション市場/製造管理アプリケーション市場/コンテンツアプリケーション市場。前職では外資系ソフトウェアベンダーの認定トレーナーとして、製品トレーニングの企画、開発、実施の経験を有する。



1

イマドキの文書管理事情

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受け身の「文書管理」から脱皮! 新時代のコンテンツ管理

 文書管理/コンテンツ管理(以下、文書管理を含めてコンテンツ管理と呼ぶ)の市場は数年前までは「e文書法」をはじめとする文書保管の法制度対応を主軸に成長してきた。これまでは専用ツールのほかグループウェアやファイルサーバなどを利用して主に次の3つの目的で使われることが多かった。

■これまでの文書管理システムの3つの主要目的
ライフサイクル管理

 生成/作成されてから破棄されるまでのドキュメントのライフサイクルを管理。生成/作成、レビュー、アーカイブといったライフサイクル上の様々なステータスに対応したアクションを設定することで、ドキュメントの保管場所やアクセス制御を動的に変化させることが可能となる。

バージョン管理

 ドキュメントの各バージョンの保存と改訂履歴情報の保管。たびたび変更が加えられる文書で新旧を取り違えたり、同一文書を複数部署で同時に改訂したりするような業務上のミスを防ぎ、更新時の間違いを古いバージョンに戻して訂正する作業を簡単にするために利用される。

監査証跡

 あらゆるドキュメントに対して、実行された操作を記録することによる監査証跡の確保。特に、訴訟リスクの高い海外に進出している企業では、訴訟にあった場合、膨大なドキュメントに関する記録から、必要な証跡を抽出し、裁判所に提出する必要があるが、これに対応する検索機能も提供する。

 近年では国内制度への対応に加えて、特に製造業のグローバル展開にともなう各国法制度対応や国際間での情報共有などのニーズから文書管理ツールは順調に市場を拡大してきた。管理対象はドキュメント類ばかりでなく図面や画像、Webコンテンツ、音声、動画などの多様なコンテンツへと拡大した。
 しかしそれでもコンテンツ管理システムに物足りなさを感じる企業が多いだろう。コンテンツ管理には、上述のような直接的な目的達成のほか、もう1つの大きな期待がかけられているからだ。それはコンテンツを「競争力強化」に結びつけるという大きな目標だ。
 社内/社外に存在するあらゆる情報を必要に応じて検索して利用できる環境があれば、業務効率や意思決定のスピード化が実現できるという考え方は以前からあり、そのためにコンテンツ管理が活用できると考えられてきた。いわば「受け身」でしかない文書管理システムを、「攻め」の道具としても利用しようという考え方だ。しかし実際には活用方法の確立に至らず、漠然とした期待感だけが残る結果になっていた。
 その背景には、従来の文書管理システムが次のような3つの課題をなかなかクリアできなかった事情がある。

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