汎用的に活用!最新ワークフロー徹底解説

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製品の基礎から選び方までをサポート! IT導入完全ガイド

汎用的に活用!最新ワークフロー徹底解説

2013/09/24


 交通費や経費の精算をはじめ、有給取得のための申請、見積提出のための上長確認など、業務の中では様々な申請承認作業が存在している。これら様々な手続き業務をシステムでサポートするのがワークフローツールだ。近年は、単なる申請承認のみならず、システム連携によって様々な業務フローが定義できるBPM機能といったものも実装されており、従来のワークフローの枠を超えた活用事例が話題となっている。そこで今回は、そんなワークフローツールの基礎知識や最新動向に迫りながら、製品選びの勘所について見ていきたい。

ワークフロー

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ワークフローの基礎知識

■ワークフローとは?

 ワークフローツールは、上長や他部門に対して行われる稟議申請といった業務上の手続きを、事前に定義したフローに沿ってシステム化することが可能なツールだ。例えば、有給休暇を取得するために紙による申請書を申請者が記入し、上長が押印した後に総務部門に郵送していた業務フローがあるとすれば、入力フォームに必要事項を入力して申請依頼を行うことで上長はPC画面上で申請内容が確認でき、承認ボタンを押すことで総務部門に申請依頼が自動的に送られる、といったことが可能になる。
 ワークフローの主な用途としては「稟議申請」「経費精算」が一般的だ。経費精算の場合は会計システムとの連動が行われることが多いものの、事前に設定するフローは非常にシンプルで、複雑なルートを辿ることは少ない。稟議申請は企業ごとに大きくその運用が異なるが、基本的にはこれまで紙で行ってきた運用を電子化することが前提だ。それゆえ、稟議内容によっては複雑なルートを辿ることもある。なお、勤怠管理などもワークフローが利用されることが多い。

図1 ワークフロー導入の目的
図1 ワークフロー導入の目的
■ワークフローの主幹部門

 ワークフローは、基本的に現場の用途に応じて設計されることが多く、導入の主管部門は経費精算であれば経理部門が管轄し、勤怠管理は人事部門、発注申請は購買部門といった具合になる。つまり、情報システム部門が中心になるというよりも、現場の各部門が主導で検討されることが多い。
 また、ワークフローがやや複雑になる理由は、ワークフローを活用する部門が全社にわたっているためだ。申請ルートが業務によって異なっており、利用している申請書類も数多く存在している。現場ごとに異なるツールを利用していることも多く、情報システム部門が介在せずに簡易なワークフロー機能を利用しているケースも少なくない。
 主に情報システム部門が介在するのは、全社的にワークフローを統合し、申請承認業務を一元管理することで業務効率化や統制環境の整備を行う場合が多い。それゆえ、情報システム部門が選定すると幅広い業務に適用できるワークフロー製品が求められる傾向にある。

■ワークフローは日本独特の仕様が色濃く残る

 ワークフローツールには日本独特のビジネス慣習ならではの機能が備わっている。日本企業では、申請者から最終決裁者までの間に主任や係長、課長、部長といった様々な中間承認者が存在しているケースが多く、最終決裁者までの間に20個も押印するといったフローを運用している企業もある。つまり、みんなが承認することでよしとする合議制をシステム化しているといえる。対して米国では、申請者と承認者の2段階のみでフローが完結することが多く、責任の所在がはっきりしていると言える。
 また、米国ではこのようなワークフローよりも、BPM(Business Process Management)のほうが盛んに導入されている。BPMは業務フロー全体を最適化するためのもので、申請承認業務のみならず、あらゆるフローをシステム化し、継続的な改善を図っていく仕組みだ。特に海外では人が頻繁に入れ替わるため、仕組みだけで業務が遂行できるような仕掛け作りが必要になってくる。そこでBPMが業務フローに組み込まれているのだ。日本では高価なツールとしての印象が強いBPMだが、最近では日本でも手軽にプロセス改善が行えるBPM機能を持った製品も登場している。

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